Les fonctionnalités suivantes ont été ajoutées dans HCL Notes 11.0.1.

Les fonctions d'accessibilité aident les personnes atteintes de déficiences physiques, telle qu'une motricité réduite ou une vision limitée, à utiliser des produits informatiques.

Vous pouvez obtenir de l'aide sur la plupart des tâches que vous réalisez ou accéder à l'intégralité de l'aide à partir de toutes les zones d'HCL Notes®.

Utilisez la liste Ouvrir pour ouvrir les applications, documents, signets et dossiers de signets HCL Notes®. La liste Ouvrir affiche les icônes ainsi qu'une brève description de chaque élément.

Vous pouvez utiliser les barres d'outils avec toutes les applications de votre espace de travail. Certaines barres d'outils sont contextuelles, ce qui signifie qu'elles changent en fonction de la tâche réalisée.

La barre latérale d'options offre un accès permanent à votre agenda, à votre lecteur de flux, à vos activités et à vos contacts HCL Sametime®. Vous pouvez choisir les applications à afficher dans la barre latérale d'options. Néanmoins, les applications présentes dans la barre latérale d'options varient en fonction des organisations.

La barre d'état apparaît en bas de la fenêtre principale d'HCL Notes®. Lorsque vous travaillez dans Notes, des messages système et des options apparaissent dans la barre d'état.

Les onglets de fenêtre vous permettent de passer facilement d'un document ou d'une application ouvert(e) à un(e) autre dans HCL Notes®.

Vous pouvez personnaliser HCL Notes® pour qu'il s'exécute et s'affiche comme vous le souhaitez, en utilisant les préférences Notes.

Vous pouvez facilement modifier votre page d'accueil actuelle avec une autre présentation ou un autre type de page d'accueil que vous avez créé(e).

Vous pouvez créer votre propre page d'accueil comportant des informations importantes à partir d'HCL Notes® et du Web. Pour créer une page d'accueil, utilisez l'assistant de création de page d'accueil.

Vous pouvez disposer de plusieurs conceptions de page d'accueil et supprimer celles que vous avez créées.

Une fois la page d'accueil créée, il est possible à tout moment de modifier son contenu et sa présentation.

Vous pouvez créer un espace de travail pour organiser vos liens vers des applications. Un espace de travail peut contenir jusqu'à 32 pages.

Vous pouvez avoir besoin de donner des noms à vos pages de travail, pour une meilleure organisation de vos activités. Ainsi, si vous utilisez trois types d'applications (applications de ressources humaines, applications de ventes et applications de transactions internationales), vous pouvez entrer les noms Ressources humaines, Ventes et International sur trois onglets d'espace de travail différents et déplacer les différentes applications dans leur page de travail respective.

Vous pouvez utiliser votre propre image d'arrière-plan pour l'espace de travail ou vous pouvez supprimer une image et utiliser la couleur de l'onglet d'espace de travail comme arrière-plan.

Il est facile de supprimer un espace de travail.

Cliquez sur l'onglet de l'espace de travail de la page. Pour changer de page à l'aide du clavier, appuyez sur Ctrl et sur la flèche vers la gauche ou vers la droite.

Vous pouvez modifier la couleur d'un onglet d'espace de travail.

Vous pouvez gagner de l'espace disque en optimisant le fichier desktop6.ndk, qui fait partie des fichiers d'espace de travail. Cette opération permet de récupérer l'espace disque inutilisé en supprimant les références aux applications qui ne font plus partie de votre espace de travail.

Vous disposez de nombreuses méthodes pour créer un signet :

Après avoir créé un signet pour une application, un document ou une page Web, vous pouvez le définir comme page d'accueil (affichage par défaut) s'affichant à chaque fois que vous ouvrez HCL Notes®. Vous pouvez le faire aussi souvent que vous le voulez.

Vous pouvez facilement personnaliser et gérer vos signets et dossiers de signets grâce à divers menus et outils, notamment les menus contextuels (clic droit) et la fonction glisser-déplacer.

Il existe deux principaux types de vue et de dossier dans une application Notes® : les vues partagées (accessibles à un grand nombre d'utilisateurs) et les vues privées (accessibles à une seule personne).

Vous pouvez créer des vues dans les applications Notes® à condition de bénéficier des droits d'accès adéquats. Vous pouvez également supprimer les vues que vous créez.

Utilisez le panneau de navigation pour passer simplement d'une vue à l'autre. En outre, vous pouvez effectuer de nombreuses tâches à partir du menu Vue (par exemple, actualisation de la vue, affichage des documents non lus ou sélectionnés uniquement ou recherche dans la vue).

Vous pouvez personnaliser le mode d'affichage des informations que contiennent les vues.

Les catégories facilitent l'organisation du contenu des vues qui rassemblent de nombreux documents, et permettent de naviguer plus aisément dans celles-ci. Il est possible de trier les catégories alphabétiquement, numériquement ou par date.

Pour créer des dossiers personnels dans une application Notes®, vous devez disposer au minimum de l'accès Lecteur dans la liste de contrôle d'accès (LCA) de l'application. Aucun utilisateur ne peut lire ou supprimer vos dossiers personnels.

Pour ajouter un document dans un dossier, vous pouvez le déplacer vers celui-ci, ou l'ajouter dans le dossier tout en conservant une copie dans le dossier d'origine.

Lorsque vous retirez un document d'un dossier, il n'est supprimé ni de l'application ni des vues. Il demeure dans toute vue dans laquelle il a été placé à l'origine, telle que la vue Tous documents.

Vous pouvez déplacer les dossiers ou les vues du panneau de navigation vers d'autres dossiers ou vues non apparentés.

Vous pouvez renommer tous vos dossiers ou vues personnels. Vous pouvez également renommer tous les dossiers et vues partagés d'une application HCL Notes® dès lors que vous disposez au minimum de l'accès Editeur et que l'option Créer dossiers/vues partagés est activée dans la liste de contrôle d'accès.

Vous pouvez imprimer un document ouvert ou une série de documents sélectionnés dans une vue.

Dans les applications HCL Notes®, les vues se composent essentiellement de listes de documents. Vous pouvez imprimer le texte de ces listes.

Vous avez la possibilité d'ajouter un en-tête ou un pied de page dans les documents HCL Notes® que vous imprimez. Par exemple, vous pouvez utiliser les en-têtes ou les pieds de page pour ajouter des numéros de page dans les documents imprimés.

Les restrictions d'HCL Notes® sont répertoriées dans le tableau suivant.

Votre administrateur peut configurer HCL Notes® Smart Upgrade afin de vous envoyer une notification de mise à niveau de votre client Notes vers une version ultérieure. Lorsque vous vous connectez à votre serveur hôte HCL Notes Smart Upgrade compare votre version installée de Notes à la version que l'administrateur a rendue disponible et vous invite à effectuer la mise à niveau, le cas échéant.

Votre administrateur peut gérer les mises à niveau pour que votre modèle de fichier courrier soit automatiquement mis à niveau lorsque vous mettez à niveau votre client HCL Notes®. La première fois que vous démarrez le client Notes après l'avoir mis à niveau, Notes commence la mise à niveau de la conception des modèles d'application locaux, tels que les contacts.

Un groupe de menus avancés peut être affiché pour l'utilisateur avancé. Les options des menus avancés sont plutôt destinées aux administrateurs système ou aux concepteurs. Elles intègrent des menus permettant d'effectuer des tâches telles que l'archivage ou la suppression d'applications Notes® mais aussi la création d'un élément intégré. Elles comprennent également des outils de débogage.

Vous pouvez créer une application TeamRoom afin de disposer, pour vous et votre équipe, d'un emplacement pour stocker des documents, partager des informations et collaborer.

La configuration est le point de départ de TeamRoom. Elle permet de configurer et de personnaliser TeamRoom par rapport à l'équipe.

Les procédures ci-après décrivent les tâches que le faciliteur de l'équipe doit effectuer pour gérer efficacement l'espace TeamRoom. Pour plus d'informations sur la maintenance de l'espace TeamRoom, cliquez sur Aide > Utilisation de cette application.

Une fois que les critères d'archivage sont définis et activés pour votre application TeamRoom, vous pouvez marquer les documents comment étant périmés à partir d'une date spécifique. L'archivage des documents réduit la taille de l'application TeamRoom, ce qui permet d'améliorer les performances.

Vous pouvez envoyer, recevoir et organiser vos messages, et bien plus encore.

Cet aide-mémoire inclut une capture d'écran illustrant les bases de la vue Courrier ainsi que des tableaux répertoriant d'autres tâches et raccourcis fréquemment utilisés.

Vous pouvez changer vos préférences de courrier pour personnaliser votre expérience.

Vous pouvez gérer votre boîte de messagerie en contrôlant le courrier indésirable, les quotas de messages et les avis de réunion.

Vous pouvez autoriser les autres utilisateurs à voir ou éditer votre courrier, ou ouvrir le courrier d'une autre personne si elle vous en a donné l'accès.

Vous pouvez faire de nombreuses autres choses avec le courrier, par exemple encoder les messages de votre boîte de messagerie en couleur ou configurer le service de notification d'absence.

Vous pouvez résoudre les problèmes rencontrés au niveau de la messagerie.

Vous pouvez en savoir plus sur les actions possibles avec le courrier.

SwiftFile est un assistant intelligent pour HCL Notes qui vous aide à organiser vos e-mails en dossiers.

Vous pouvez planifier et assurer le suivi de vos réunions, rendez-vous, anniversaires, etc.

Cet aide-mémoire inclut une capture d'écran illustrant les bases de l'agenda ainsi que des tableaux répertoriant d'autres tâches et raccourcis.

Vous pouvez planifier des réunions, réserver des salles et des ressources, ajouter des réunions en ligne ainsi que des informations de conférence téléphonique. Vous pouvez également vérifier la disponibilité des personnes conviées aux réunions et leur montrer vos propres disponibilités.

Vous pouvez modifier l'aspect de votre agenda, choisir quels avis de réunion recevoir dans votre boîte de messagerie, et bien plus encore.

Vous pouvez autoriser les autres utilisateurs à voir ou éditer votre agenda, ou ouvrir l'agenda d'une autre personne si elle vous en a donné l'accès.

Vous pouvez faire de nombreuses autres choses avec l'agenda, par exemple définir des salles et des informations de conférence téléphonique préférées de façon à simplifier les réunions et la planification.

Vous pouvez résoudre les problèmes rencontrés au niveau de l'agenda.

Vous pouvez en savoir plus sur les actions possibles avec l'agenda.

Vous pouvez créer, affecter et organiser des tâches en instance.

Cet aide-mémoire inclut une capture d'écran illustrant les bases des tâches en instance, ainsi que des tableaux répertoriant d'autres tâches et raccourcis fréquemment utilisés.

Vous pouvez définir des alarmes pour vos tâches en instance, afficher uniquement vos tâches en instance du jour, et bien plus encore.

Vous pouvez donner l'accès à la gestion de vos tâches en instance à une autre personne. Vous pouvez également ouvrir et gérer les tâches en instance d'une autre personne si elle vous en a donné l'accès.

Vous pouvez enregistrer des informations importantes sur vos contacts, telles que leur adresse de messagerie, leur date d'anniversaire et le nom de leur société. Vous pouvez importer des contacts à partir d'autres programmes, et bien plus encore.

Cet aide-mémoire inclut une capture d'écran illustrant les bases des contacts ainsi que des tableaux répertoriant d'autres tâches et raccourcis.

Vous pouvez modifier l'aspect de vos contacts.

Vous pouvez autoriser les autres utilisateurs à voir ou éditer vos contacts, ou ouvrir les contacts d'une autre personne si elle vous en a donné l'accès.

Plusieurs actions sont possibles avec les contacts. Vous pouvez par exemple les imprimer sous forme d'étiquettes ou les synchroniser avec iNotes et les périphériques mobiles.

Vous pouvez résoudre les problèmes rencontrés au niveau des contacts.

Une application HCL Notes® comporte des informations relatives à un sujet spécifique (comme les masques et documents de politique d'un service) ou regroupe des documents similaires (les messages électroniques, par exemple). Par ailleurs, certaines entreprises créent des applications de discussion dans lesquelles les employés peuvent poster des réponses à des sujets spécifiques.

Cet aide-mémoire regroupe les instructions pour les tâches et raccourcis fréquemment utilisés dans le cadre des applications Notes. Vous pouvez l'imprimer et le conserver à portée de main afin d'en faciliter la consultation.

Les tâches avancées relatives aux applications Notes incluent notamment : d'identifier les applications à sauvegarder, d'utiliser des applications XPages avec Notes ou encore de créer un abonnement à une application.

Affichez, publiez et commentez les articles d'un blogue créé à l'aide du modèle de blogue Notes.

Cette section décrit certaines des tâches courantes et avancées relatives aux blogues, ainsi que leur utilisation.

En plus de la configuration initiale, il y a des vues, des masques et des tâches que vous pouvez utiliser pour gérer votre blogue.

Lorsqu'il se connecte aux serveurs, Notes® utilise les documents Site et Compte pour configurer ces connexions. Un document Site contient les informations dont Notes a besoin pour gérer vos connexions dès que vous changez la façon dont vous vous connectez aux serveurs ; ainsi, votre site Domicile peut utiliser un logiciel d'accès à distance proposé par votre système d'exploitation pour se connecter à votre serveur Internet alors que le site En ligne suppose que vous êtes connecté à un réseau local. Le document Compte contient des informations telles qu'un nom de connexion et un mot de passe, qui sont utilisées pour une connexion Internet telle que la messagerie Internet.

Cet aide-mémoire regroupe les instructions pour les tâches et raccourcis fréquemment utilisés dans le cadre des sites et comptes Notes. Vous pouvez l'imprimer et le conserver à portée de main afin d'en faciliter la consultation.

Vous définissez des préférences pour vos documents Site, Compte et Connexion capables de fournir les informations dont les composants ont besoin pour se connecter aux serveurs. Les préférences vous permettent de créer, d'éditer ou de supprimer certains documents Site, Compte ou Connexion.

Apprenez à réaliser d'autres tâches avec les documents Site, Compte et Connexion, comme la personnalisation des paramètres de site, l'activation des applets Java dans Notes ou l'utilisation de Lotus iNotes pour accéder à votre messagerie Notes à partir d'Internet.

Vous pouvez programmer HCL Notes® pour qu'il exécute automatiquement des tâches en utilisant des agents (appelés également macros). Ces derniers vous permettent de réaliser des actions répétitives, comme la gestion des documents ou l'envoi de mémos.

Ces rubriques présentent des exemples d'agents que vous pouvez utiliser pour mieux comprendre le processus de création des agents.

Ces rubriques présentent des informations supplémentaires destinées aux utilisateurs avancés sur les conditions et le déclenchement des agents.

Ces tâches expliquent comment copier des données dans Notes et comment partager vos données Notes avec d'autres applications.

Cet aide-mémoire regroupe les instructions pour les tâches et raccourcis fréquemment utilisés dans le cadre du partage d'informations avec d'autres applications. Vous pouvez l'imprimer et le conserver à portée de main afin d'en faciliter la consultation.

Ces tâches expliquent comment importer et exporter des données entre Notes et d'autres applications.

Ces tâches expliquent comment utiliser les liaisons et l'intégration d'objets et comment importer et exporter des données formatées.

Votre administrateur HCL Domino® vous attribue des fonctions d'itinérance. Les données itinérantes configurées par votre administrateur sont répliquées et synchronisées entre votre serveur itinérant et l'ordinateur Notes® auquel vous êtes connecté. Le serveur itinérant synchronise les fichiers et applications configurés pour l'itinérance avec les clients Notes auxquels vous vous connectez et que vous utilisez.

Votre administrateur peut configurer votre ordinateur pour le travail itinérant et activer vos applications et vos paramètres HCL Notes® de sorte qu'ils puissent être utilisés sur tous les clients Notes sur lesquels vous travaillez. Lorsque vous vous connectez à Notes sur un ordinateur, vous êtes invité à passer en mode utilisateur itinérant.

Les rubriques suivantes relatives à l'itinérance sont réservées aux utilisateurs Notes® avancés.

La réplication vous permet de conserver une version locale d'une application Notes® sur votre disque dur. Cette version locale est identique à l'application hébergée sur le serveur. Si vous apportez des modifications à une version, elles seront appliquées aux deux versions de l'application (locale et serveur). La réplication est un outil particulièrement utile dans le cadre de l'utilisation d'applications ou de documents volumineux, car la version locale (ou réplique) d'une application peut ouvrir des documents et des vues beaucoup plus rapidement que la version serveur, qui doit les ouvrir sur un réseau.

Cet aide-mémoire regroupe les instructions pour les tâches et raccourcis fréquemment utilisés dans le cadre de la réplication Notes®. Vous pouvez l'imprimer et le conserver à portée de main afin d'en faciliter la consultation.

La page Réplication et sync vous permet de synchroniser les répliques de vos applications HCL Notes® avec les applications hébergées sur un ou plusieurs serveurs. Elle vous permet également de poursuivre votre travail tandis que Notes copie les modifications apportées d'une application à l'autre. Les utilisateurs de réseaux répartis sur plusieurs sites peuvent ainsi partager les mêmes informations.

Les rubriques suivantes relatives à la réplication sont réservées aux utilisateurs Notes® avancés.

Vous pouvez rechercher des documents, du texte, des applications et des personnes depuis Notes.

Cet aide-mémoire regroupe les instructions pour les tâches et raccourcis fréquemment utilisés dans le cadre de la recherche Notes. Vous pouvez l'imprimer et le conserver à portée de main afin d'en faciliter la consultation.

Apprenez à utiliser correctement la syntaxe de recherche et à effectuer des recherches dans votre agenda, vos contacts, d'autres applications et sur Internet, le tout depuis Notes.

Apprenez-en plus sur les fonctions de recherche de Notes.

Les mots de passe empêchent les autres utilisateurs de se servir de votre ID utilisateur. Quand votre administrateur crée votre ID, il décide si cet ID requiert un mot de passe et choisit le type de mot de passe requis. La première fois que vous accédez à HCL Notes®, remplacez ce mot de passe par un autre dont vous vous souviendrez facilement et que les autres utilisateurs auront du mal à deviner.

La connexion partagée de Notes® (ou connexion partagée) vous permet de lancer HCL Notes et d'utiliser votre ID utilisateur sans avoir à fournir de mot de passe Notes. Vous devez vous connecter à Microsoft® Windows® avec votre mot de passe Windows. Votre administrateur contrôle si vous pouvez utiliser une connexion partagée.

Le verrouillage de l'ID HCL Notes® empêche d'autres personnes d'utiliser Notes lorsque vous n'êtes pas à votre ordinateur. Le verrouillage de votre ID efface vos données d'identification Notes et annule toutes les connexions aux serveurs Notes. Pour pouvoir à nouveau utiliser Notes, vous devez vous reconnecter.

Les cartes à puce ressemblent à des cartes de crédit, sauf qu'elles contiennent un microprocesseur et une mémoire au lieu d'une bande magnétique. Vous pouvez utiliser une carte à puce avec votre ID utilisateur pour vous connecter à HCL Notes®, à condition que vous ayez installé un lecteur de cartes à puce sur votre ordinateur. Une fois que votre ID utilisateur est activé pour la connexion par carte à puce, vous êtes invité à entrer le code PIN de la carte à la place de votre mot de passe Notes.

Si vous voulez demander un nouveau nom d'utilisateur, par exemple si vous vous êtes marié et que vous voulez changer de nom, vous devez contacter votre administrateur.

Vous pouvez afficher tous les noms qui vous identifient dans Notes®.

Les certificats sont des "tampons" électroniques, comparables aux timbres des passeports, que le serveur utilise pour vérifier votre identité. Ils sont stockés dans votre ID utilisateur. La première fois que vous recevez votre ID utilisateur de la part de l'administrateur, il contient un certificat Notes®. Vous pouvez décider d'utiliser également des certificats Internet (les certificats Internet sont également appelés certificats X.509).

Chaque base de documents contient une liste de contrôle d'accès (LCA), qu'HCL Notes® utilise pour déterminer le niveau d'accès des différents serveurs et utilisateurs. Les niveaux d'accès attribués aux utilisateurs déterminent les tâches qu'ils sont en droit d'effectuer sur la base de documents. Les niveaux attribués aux serveurs déterminent les informations de la base de documents qu'ils sont en mesure de répliquer.

Quand vous activez le chiffrement d'une base de documents locale, HCL Notes® chiffre cette base en se servant de la clé publique de votre ID utilisateur. Vous êtes le seul à pouvoir déchiffrer la base de documents car vous disposez de la clé privée correspondante dans votre ID utilisateur. Aucun autre ID utilisateur n'est en mesure d'ouvrir la base de documents.

Vous pouvez limiter l'accès aux applications stockées localement ou chiffrer un document dans une application.

Vous pouvez protéger vos documents de sorte que seuls les utilisateurs spécifiés et vous-même puissiez les lire, et cela même si d'autres utilisateurs peuvent accéder à la base de document les hébergeant.

A l'aide d'une clé de chiffrement secrète stockée dans votre ID utilisateur, vous pouvez chiffrer un document à envoyer à une base de documents publique, à condition que le document contienne des champs chiffrables.

HCL Notes® utilise une clé publique et une clé privée pour chiffrer et déchiffrer les données et pour valider les signatures numériques. Les clés publique et privée d'un jeu sont mathématiquement associées et uniques pour votre ID utilisateur. Votre clé publique est stockée dans votre certificat Notes. Votre certificat est stocké dans votre ID utilisateur et dans l'annuaire HCL Domino®. Votre clé privée est stockée uniquement dans votre ID utilisateur.

Vous pouvez protéger votre poste de travail en spécifiant des droits d'exécution différents selon les utilisateurs ou les certificateurs de votre organisation qui exécutent des scripts et des formules HCL Notes®. Par exemple, vous pouvez accorder tous les droits d'exécution à votre administrateur HCL Domino® et lui refuser les droits d'exécution sur les scripts et les formules non signés.

HCL Notes® prend en charge SSL (Secure Sockets Layer), sécurisant ainsi les communications de vos comptes POP3, IMAP ou LDAP. SSL chiffre les données échangées entre votre client Notes et le serveur spécifié pour votre compte. Notes prend en charge SSL versions 2.0 et 3.0. Par défaut, Notes négocie la meilleure version SSL à utiliser avec un serveur particulier.

Il se peut que votre administrateur ait choisi l'installation automatique des plug-ins avec votre logiciel client. Ces plug-ins sont signés avec un certificat accrédité par votre client, et contrôlés pour vous assurer que les données qu'ils contiennent ne sont pas altérées. Les plug-ins signés de cette manière peuvent ainsi être installés sans que le système vous invite à les accepter.

La fonction Widgets et Texte actif est conçue pour trois types d'utilisateurs principaux : l'utilisateur final, l'utilisateur avec pouvoir et le développeur d'applications, ainsi que l'administrateur. La politique et les préférences contrôlent différents niveaux d'accès. Les rôles se recoupent souvent. Ainsi, un utilisateur avec pouvoir peut créer et déployer des widgets destinés aux utilisateurs finaux, alors que les utilisateurs finaux peuvent utiliser les widgets qui ont été créés à leur intention, au lieu de créer leurs propres widgets.

Si, en tant qu'utilisateur final des fonctionnalités Widgets et Texte actif, vous ne disposez pas des droits d'accès à la création ou au catalogue de widgets, vous pouvez agir sur le texte actif de votre document actif ou cliquer deux fois sur un widget installé pour lancer une action. En fonction des paramètres de politique ou de préférences établis, vous pouvez aussi être autorisé à effectuer d'autres tâches, comme ajouter un nouveau widget à votre barre latérale d'options client ou à votre panneau de la barre latérale d'options Mes widgets.

Vous pouvez créer et éditer des fichiers XML Notes® et Web (widgets) et rendre ces widgets disponibles à partir d'un catalogue central.