Gestion des vues à l'aide de catégories

Les catégories facilitent l'organisation du contenu des vues qui rassemblent de nombreux documents, et permettent de naviguer plus aisément dans celles-ci. Il est possible de trier les catégories alphabétiquement, numériquement ou par date.

Selon la conception de votre application, il se peut que seules les catégories contenant des documents s'affichent.

Vous pouvez catégoriser vos propres documents dans toute vue dans laquelle l'utilisation de Catégoriser est activée. Pour catégoriser des documents créés par d'autres utilisateurs dans une application, vous devez disposer au minimum de l'accès Editeur.

Pour créer une catégorie ou une sous-catégorie

Pour créer une catégorie ou une sous-catégorie, procédez comme suit. Dans une vue, les sous-catégories apparaissent en retrait sous le nom des catégories.

  1. Sélectionnez le ou les document(s) à catégoriser.
  2. Dans le menu, sélectionnez Action > Catégoriser.
  3. Dans le champ Ajouter catégorie, entrez un nom de catégorie. Pour les sous-catégories, entrez un nom de catégorie, une barre oblique inverse (\), puis un nom de sous-catégorie ; par exemple :
    Prévisions ventes\Salons
  4. (Facultatif) Pour créer plusieurs catégories, séparez les noms par des virgules. Exemple :
    Prévisions ventes, Salons
  5. Cliquez sur le bouton Ajouter.
  6. Cliquez sur OK.

Utilisation des catégories

Vous pouvez effectuer les opérations suivantes à partir du menu Actions > Catégoriser :

Tableau 1. Tâches de gestion des catégories

A

Action

Ajouter une catégorie à un document ou supprimer une catégorie d'un document.
  1. Sélectionnez un ou plusieurs documents.
  2. Cliquez sur Actions > Catégoriser.
  3. Cochez ou décochez une ou plusieurs catégories.

Renommer une catégorie
  1. Sélectionnez tous les documents de la catégorie.
  2. Cliquez sur Actions > Catégoriser.
  3. Décochez la catégorie existante.
  4. Dans le champ Ajouter catégorie, entrez un nouveau nom, puis cliquez sur Ajouter.

Supprimer une catégorie

Pour supprimer une catégorie de la vue, supprimez tous les documents qu'elle contient.

  1. Sélectionnez tous les documents de la catégorie.
  2. Cliquez sur Actions > Catégoriser.
  3. Décochez la catégorie existante.

Supprimer une catégorie En instance
  1. Cliquez sur Fichier > Préférences. (Utilisateurs Macintosh OS X : cliquez sur Notes > Préférences.)
  2. Développez Agenda et En instance.
  3. Cliquez sur Agenda et En instance > Affichage > Entrées.
  4. Sous Catégories, supprimez les noms des catégories de votre choix.