Utilisation des agents
Vous pouvez programmer HCL Notes® pour qu'il exécute automatiquement des tâches en utilisant des agents (appelés également macros). Ces derniers vous permettent de réaliser des actions répétitives, comme la gestion des documents ou l'envoi de mémos.
Parmi les agents fournis par défaut dans Notes® figure l'agent d'absence. Pour plus d'informations sur l'agent Absence, reportez-vous à Configuration des notifications d'absence.
Ce système d'aide couvre uniquement la création d'agents simples. Pour obtenir des informations sur la création d'agents plus complexes à l'aide de Java™, LotusScript® ou des formules Notes®, reportez-vous à l'aide d'HCL Domino® Designer.
Tâches exécutables par les agents
Les agents peuvent exécuter pratiquement toutes les opérations manuelles que vous effectuez dans vos applications. Utilisez des agents simples pour exécuter automatiquement des tâches, telles que :
- réponse au courrier
- réacheminement de courrier
- Envoi de documents
- Copie de documents d'un dossier ou d'une application vers un/une autre
- suppression de documents
- modifier l'état de lecture des documents
Vous pouvez également utiliser les options de recherche pour définir des agents simples à utiliser avec des documents sélectionnés dans votre application.
Fonctionnement des agents
Les agents sont enregistrés dans des applications. Un agent ne pouvant être exécuté que par vous est un agent privé. Lorsque vous créez un agent pouvant être exécuté par vous et d'autres d'utilisateurs, il s'agit d'un agent partagé.
Lorsque vous créez un agent, vous disposez d'options permettant de définir :
- le moment où l'agent doit être exécuté. L'agent peut être exécuté manuellement ou automatiquement en fonction d'un planning ou d'un événement, tel que la réception de courrier ou la modification d'un document.
- les documents concernés dans l'application. L'agent peut être exécuté sur tous les documents de l'application ou sur une partie des documents.
- les actions qu'il doit exécuter. Ces actions sont sélectionnables dans une liste ou vous avez la possibilité d'utiliser des formules Notes® ou des langages et scripts de programmation pour les créer.
Liste de contrôle d'accès et agents
Vous pouvez créer et exécuter un agent dans toute application enregistrée localement. Mais, avant de créer des agents exécutables dans une application hébergée sur un serveur HCL Domino®, vous devez disposer des droits d'accès appropriés. La liste de contrôle d'accès (LCA) d'une application définit si vous avez le droit ou non de créer un agent dans l'application, mais détermine également ce que l'agent peut faire et son mode d'interaction avec les autres agents.