Courrier - Aide-mémoire

Cet aide-mémoire inclut une capture d'écran illustrant les bases de la vue Courrier ainsi que des tableaux répertoriant d'autres tâches et raccourcis fréquemment utilisés.

Tableau 1. Tâches de base
Tâche Action

Ouvrir le courrier

Cliquez sur le bouton Ouvrir, puis sur Courrier.

Composer un nouveau message

Cliquez sur Nouveau > Message.

Envoyer un message à un contact de votre liste ou d'un autre annuaire

Lors de la composition du message, cliquez sur le lien A et sélectionnez un annuaire.

Marquer les messages comme lus ou non lus

Sélectionnez le ou les messages, cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Marquer comme > Lu ou Marquer comme > Non lu.

Trier la boîte de messagerie par nom de famille
  1. Cliquez sur Fichier > Préférences, puis sur Courrier.
  2. Dans l'onglet Général, sous Afficher les noms dans le courrier dans ce format sélectionnez Nom, Prénom.
  3. Cliquez sur OK, retournez dans votre boîte de messagerie et procédez au tri avec la colonne Qui.

Facultatif : Déterminez des préfixes de nom de famille, tels que Van pour Van Morrison sous Indiquer les préfixes du nom de famille. Pour obtenir une aide supplémentaire, cliquez sur l'icône ?

Rationaliser les dates affichée dans Courrier en arrivée
Les vues Courrier affichent des dates abrégées et simplifiées, en fonction des éléments suivants :
  • Si la date est celle du jour actuel, la colonne de date n'affiche que l'heure, par exemple : 16:50
  • Une date correspondant à hier affiche Hier plus l'heure
  • S'il s'agit d'une date correspondant à un jour de l'année précédente, la colonne indique le jour, le mois et l'heure, par exemple : 12 mai, 15:30
  • Si la date tombe un jour de l'année précédente, la date et l'heure traditionnelles s'affichent (12/05/2011 15:30, par exemple)
  • Si, pour une raison quelconque, une vue de Courrier comporte une date future, du fait des paramètres de système d'exploitation, elle s'affiche de la même façon que l'exemple ci-dessus, 12/05/2013 15:30.
Choisissez Vue > Personnaliser cette vue et cochez ou désélectionnez la case Utiliser des dates abrégées pour activer ou désactiver cette fonction.
Tableau 2. Personnalisation de votre courrier en arrivée
Tâche Action
Changer la couleur des messages lus et non lus
  1. Cliquez sur Fichier > Préférences.Utilisateurs Macintosh OS X : cliquez sur Notes > Préférences.
  2. Cliquez sur Polices et couleurs.
  3. Sous Police d'affichage du courrier, indiquez de quelle façon vous souhaitez que vos messages s'affichent dans votre vue Courrier.
Marquer tous les messages affichés dans le panneau de prévisualisation comme lus

Cliquez sur Fichier > Préférences (Utilisateurs Macintosh OS X : cliquez sur Notes > Préférences), puis cliquez sur Configuration de client Notes de base. Sous Options supplémentaires, sélectionnez Marquer les documents en lus à la prévisualisation.

Ajouter des icônes dans la boîte de messagerie pour indiquer si vous êtes l'unique destinataire, un destinataire en copie, ou un destinataire en copie cachée

Pour afficher des icônes qui identifient votre niveau de destinataire, cliquez sur Fichier > Préférences, sur Courrier, puis sur l'onglet Icônes Destinataire.

Afficher les messages de votre vue Courrier en arrivée groupés par date

Dans Courrier en arrivée, cliquez sur Afficher > Regrouper par date.

Afficher ou masquer le début de message dans Boite de réception

Prévisualisez le texte des messages figurant dans votre vue Courrier en arrivée. Dans Courrier en arrivée, sélectionnez Afficher > Début de message pour afficher le texte figurant dans le corps des messages. Survolez avec la souris les messages de Courrier en arrivée pour en afficher les 100 premiers caractères.

Tableau 3. Personnalisation d'autres paramètres de messagerie
En-tête En-tête
Changer l'en-tête de lettre (graphique situé dans l'en-tête des messages)
  1. Cliquez sur Fichier > Préférences, puis sur Courrier.
  2. Cliquez sur En-tête.
  3. Sélectionnez un graphique dans le champ En-tête. Pour n'utiliser aucun graphique, sélectionnez Aucun en-tête de lettre.
Effectuer une vérification orthographique de tous les messages avant leur envoi
  1. Cliquez sur Fichier > Préférences, sur Courrier, puis sur l'onglet Général.
  2. Sélectionnez Effectuer une vérification orthographique des messages avant leur envoi.
Chiffrer tous les messages
  1. Cliquez sur Fichier > Préférences (utilisateurs du client de base : Fichier > Préférences > Préférences utilisateur ; utilisateurs Macintosh OS X : cliquez sur Notes > Préférences).
  2. Cliquez sur le signe plus en regard de Courrier, puis sur Envoi et réception.
  3. Sélectionnez Chiffrer les messages envoyés ou Chiffrer les copies enregistrées des messages envoyés.
Désactiver Tr : préfixe
  1. Cliquez sur Fichier > Préférences (utilisateurs du client de base : Fichier > Préférences > Préférences utilisateur ; utilisateurs Macintosh OS X : cliquez sur Notes > Préférences).
  2. Cliquez sur le signe plus en regard de Courrier, puis sur Envoi et réception.
  3. Décochez l'option Ajouter un préfixe de transfert à l'objet des messages.
Enregistrer ou non les messages du dossier Envoyés
  1. Cliquez sur Fichier > Préférences, détaillez la section Courrier, puis cliquez sur Envoi et réception.
  2. Sous Envoi, cliquez sur l'une des options dans le champ Enregistrer des copies des messages envoyés.
Tableau 4. Autres actions à réaliser
Tâche Action
Vérifier l'orthographe d'un message Cliquez sur Outils > Orthographe.
Chiffrer un message Dans un message créé, cliquez sur Chiffrer au-dessus du champ A du message. Si l'option Chiffrer ne s'affiche pas, cliquez sur Afficher > Options de messagerie supplémentaires.
Contrôlez quand livrer un message Vous pouvez planifier la livraison d'un message à une date et heure spécifiques.
  1. Cliquez sur Options de distribution au-dessus du message.
  2. Sélectionnez Retarder la livraison jusqu'au et sélectionnez la date et l'heure auxquelles vous souhaitez que le message soit livré.

Le message s'affiche dans la vue Envoyés de votre messagerie mais le message part dans votre serveur de messagerie et y reste jusqu'à l'heure de livraison planifiée. Notes n'a pas besoin d'être en cours d'exécution à l'heure de livraison planifiée, car le serveur de messagerie se charge de la livraison. Ouvrez un message planifié dans votre vue Envoyés pour voir l'heure de livraison planifiée.

Remarque : Si l'option Retarder la livraison jusqu'au ne s'affiche pas, votre administrateur n'a pas activé cette fonction.
Confirmer la distribution d'un message Vous pouvez confirmer la distribution de votre message au serveur de messagerie du destinataire
  1. Cliquez sur Options de distribution au-dessus du message.
  2. Sélectionnez l'une des options suivantes :
    • Aucun n'envoie aucun avis de distribution, sauf dans les cas où l'adresse du destinataire est introuvable.
    • Sur échec seulement envoie un avis de distribution si, pour quelque raison que ce soit, Notes n'est pas en mesure de distribuer le message.
    • Confirmer distribution envoie un avis de distribution vous informant si le message a été distribué ou non.
    • Tracer de bout en bout envoie un avis de chaque serveur de routage du message ainsi qu'un avis final vous informant si le message a été distribué ou non.
Recevoir un accusé de réception lorsqu'un destinataire ouvre un message

Si le programme de messagerie du destinataire prend cette fonction en charge, vous pouvez demander à Notes® de vous envoyer un accusé de réception lorsque votre message est lu. De nombreux programmes de messagerie Internet prennent en charge les accusés de réception. Toutefois, même si le programme de messagerie du destinataire prend en charge cette fonctionnalité, il arrive que la société du destinataire n'autorise pas son utilisation, pour des questions de sécurité.

  1. Cliquez sur Options de distribution au-dessus du message.
  2. Sélectionnez Accusé de réception, puis cliquez sur OK.
Interdire la copie ou le réacheminement d'un message

Vous pouvez interdire aux destinataires de courriers Notes® de copier un message Notes® que vous envoyez. Il s'agit notamment de la copie via le Presse-papiers, du réacheminement, de la réponse avec historique et de l'impression. Notez toutefois que cette option n'est qu'une simple mesure préventive puisqu'il existe d'autres façons de copier le message.

  1. Cliquez sur Options de distribution au-dessus du message.
  2. Sélectionnez Protection contre la copie, puis cliquez sur OK.
Conservez séparés les messages multiples transférés Vous pouvez faire suivre les messages multiples comme pièces jointes séparées plutôt qu'en les regroupant dans le message transféré. Sélectionnez les messages à faire suivre et cliquez sur Faire suivre > Faire suivre comme pièces jointes.
Ajouter un préfixe Confidentiel à l'objet du message
  1. Cliquez sur Options de distribution au-dessus du message.
  2. Sélectionnez Marquer l'objet comme confidentiel, puis cliquez sur OK.
Ne pas recevoir les notifications d'absence de vos destinataires

Si vous savez qu'un destinataire est en vacances et souhaitez pouvoir lui envoyer des messages sans recevoir des notifications d'absence en réponse, vous pouvez configurer Notes® pour qu'il rejette ce type de message.

  1. Cliquez sur Options de distribution au-dessus du message.
  2. Sélectionnez Ne pas m'avertir en cas d'absence du/des destinataire(s), puis cliquez sur OK.
Empêcher les destinataires de voir la liste des autres membres lors de l'envoi d'un message à un groupe
  1. Cliquez sur Options de distribution au-dessus du message.
  2. Sélectionnez Ne pas étendre les groupes personnels, puis cliquez sur OK.
Remarque : Si vous faites suivre ou répondez à un message affichant le nom du groupe personnel dans le champ A, vous devez resélectionner cette option dans le message réacheminé ou la réponse pour empêcher à nouveau l'extension du groupe.
Prévisualiser les messages dans une fenêtre contextuelle lors de leur arrivée
  1. Cliquez sur Fichier > Préférences, cliquez sur le signe plus (+) en regard de Courrier, puis sur Envoi et réception.
  2. Sélectionnez A l'arrivée de courrier : Afficher un message d'alerte .
Tableau 5. Raccourcis courrier
Tâche Pour Windows Pour Macintosh
Ouvrir le courrier
Remarque : Pour activer ce raccourci, cliquez sur Fichier > Préférences > Configuration de client Notes de base > Autoriser les raccourcis clavier alternatifs.
 Ctrl+1 Ctrl+1
Créer un message Ctrl + M Pomme + M
Répondre à un courrier
Remarque : Pour activer ce raccourci, cliquez sur Fichier > Préférences > Configuration de client Notes de base > Autoriser les raccourcis clavier alternatifs.
 CTRL+R CTRL+R
Répondre à tous (courrier)
Remarque : Pour activer ce raccourci, cliquez sur Fichier > Préférences > Configuration de client Notes de base > Autoriser les raccourcis clavier alternatifs.
 Ctrl+Maj+R Ctrl+Maj+R
Ouvrir le message sélectionné Entrée Entrée
Fermer la vue ou le message actif Echap Echap
Marquer le message sélectionné comme lu ou non lu Inser S/O
Accéder au message non lu suivant F4 (utilisateurs du client Notes de base : Tab) S/O
Accéder au message non lu précédent Maj+F4 (utilisateurs du client Notes de base : Maj+Tab) S/O
Obtenir de l'aide pour la fonction actuelle F1 Aide ou Aide ou Pomme + ?
Annuler la dernière action Ctrl + Z Pomme + Z
Afficher la liste des raccourcis disponibles Ctrl + Maj + L Ctrl + Maj + L