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Flujo de aprobación de pedidos

Cuando un usuario de una organización compradora somete un pedido a proceso, el sistema de pedidos envía un mensaje de notificación al aprobador listado en el perfil de la organización compradora, solicitando la aprobación del pedido. Si el aprobador aprueba el pedido, el subsistema de pedidos continúa procesando el pedido, capturando el pago y enviando el pedido a un centro de despacho de pedidos. Si se rechaza el pedido y ha añadido una personalización para implementar correos electrónicos OrderRejected, el sistema de pedidos envía un mensaje de notificación al usuario con la razón del rechazo.

El requisito para una aprobación de pedido se especifica normalmente en un contrato entre una organización compradora y una organización vendedora. Un contrato contiene términos que especifican qué productos se pueden comprar y qué promociones se pueden aplicar. Los términos de aprobación de pedido especifican en qué límites debe estar un pedido para necesitar aprobación de pedido. Algunos términos se aplican a todos los usuarios de una organización y otros se aplican a determinadas divisiones.

Cada artículo de un pedido está asociado con un contrato. En un pedido individual, diferentes artículos pueden estar asociados con contratos diferentes, de modo que algunos artículos necesitan aprobación y otros no. Si cualquier artículo de un pedido necesita aprobación, el pedido entero necesitará aprobación. El aprobador puede aprobar el pedido incluso si hay varios contratos asociados al mismo.

El importe más allá del cual se necesita una aprobación de pedido que se especifica en el atributo ApprovalAmount del término OrderApprove que está ubicado en los términos y condiciones de un contrato. Si este atributo se establece en 0, cualquier importe necesitará aprobación. Si un contrato no contiene el término OrderApprove, no se necesitará ninguna aprobación de pedido.

En los pasos siguientes se describe brevemente un flujo de aprobación de pedidos típico:

  1. Un usuario de una organización compradora somete un pedido.
  2. El subsistema de pedidos busca los contratos aplicables a los artículos del pedido.
  3. El sistema de pedidos comprueba los términos de aprobación de pedidos para determinar si el pedido necesita aprobación. Si un artículo de un pedido está bajo un contrato que requiere aprobación, el pedido entero está sujeto a aprobación, incluso si otros artículos del pedido están bajo contratos que no requieren aprobación.
  4. Si el pedido requiere aprobación y la organización compradora está configurada para utilizar el proceso de aprobaciones de pedidos, el subsistema de pedidos envía notificaciones de aprobación de pedido a los aprobadores especificados en el perfil de la organización compradora. Un aprobador puede: Si las aprobaciones de proceso de pedidos no se han habilitado para la organización compradora en la Consola de administración de organizaciones, el pedido se aprobará automáticamente.
    Notes:
    • Para pedidos bloqueados, cuando se ha aprobado el pedido, también se desbloquea y continúa a través del proceso del pedido, siempre y cuando no haya otros bloqueos.
    • La organización compradora puede especificar que desean aprobaciones de pedidos durante el registro de la organización. El administrador de compradores debe añadir explícitamente los aprobadores al grupo de miembros OrderApprovalGroup.
  5. Si el pedido no requiere aprobación, el subsistema de pedidos continúa el proceso del pedido, capturando el pago y enviando el pedido al centro de despacho de pedidos.
  6. El aprobador recibe la notificación de pedido y revisa la información del pedido para decidir si lo aprueba o lo rechaza.
  7. Si el pedido se aprueba, el subsistema de pedidos continúa el proceso del pedido, capturando el pago y enviando el pedido al centro de despacho de pedidos. A continuación, el centro de despacho de pedidos envía el pedido a organización compradora.