Compréhension de l'archivage de courrier et des politiques
Les administrateurs peuvent se servir de politiques pour centraliser le contrôle de l'archivage des fichiers courrier. L'archivage du fichier courrier libère de l'espace et améliore les performances de la base, en enregistrant dans une base d'archivage tous les anciens documents qui ne sont plus utilisés.
La base d'archivage de courrier est une base de données Notes® dont l'accès est semblable à celui de toute autre base de données Notes®. Les vues de la base d'archivage du courrier d'utilisateur sont identiques aux vues du fichier courrier et comprennent tous les dossiers existants lorsque le courrier est archivé. Les utilisateurs peuvent donc facilement trouver et récupérer des messages archivés dans leur base de documents d'archivage.
Vous pouvez également utiliser des paramètres de politique d'archivage pour définir une politique de rétention de documents pour vos fichiers courrier. La rétention de documents vous permet de définir les critères de rétention des anciens documents, puis de les supprimer de la base courrier sans les archiver.
Si vous choisissez de ne pas inclure de paramètres de politique d'archivage dans vos politiques, les utilisateurs Notes® peuvent toujours archiver les fichiers courrier en utilisant les paramètres d'archivage de leur fichier courrier.
L'archivage des fichiers courrier se déroule en trois étapes : sélection des documents, copie des fichiers dans une base de documents d'archivage et nettoyage des fichiers courrier.
- Sélection des documents : choix des documents à archiver en fonction de l'activité et de la sélection des dossiers. Vous pouvez, par exemple, définir un ancien document comme document n'ayant pas été modifié depuis 365 jours. Vous pouvez ensuite archiver tous les documents qui correspondent à ce critère ou archiver uniquement les documents de dossiers spécifiques correspondant à ce critère.
- Copie : copie des documents sélectionnés du fichier courrier source vers une destination de base d'archivage.
- Nettoyage du fichier courrier : réduction de la taille du fichier courrier source en supprimant ou en tronquant les documents archivés. Si l'archivage est configuré pour tronquer (réduire) les documents, les pièces jointes sont supprimées et le corps du message est supprimé (ou seulement les éléments de ce dernier au-dessus de 40 Ko).
Les informations fournies ici s'appliquent aux clients Notes. Pour plus d'informations sur la configuration de l'archivage à l'aide de règles pour HCL iNotes®, voir la documentation du produit relative à l'administration d'HCL iNotes® dans les informations connexes.
Archivage client et serveur
Lorsque vous utilisez des politiques pour gérer l'archivage, utilisez soit l'archivage serveur, soit l'archivage client. Dans les deux cas, vous pouvez procéder à l'archivage sur un serveur. Les termes "archivage serveur" et "archivage client" se réfèrent à l'endroit où l'archivage est exécuté, soit sur un serveur, soit sur un poste de travail client. Si vous choisissez d'archiver sur un serveur, vous devez créer un document Programme pour exécuter la tâche Compact du serveur. Si, toutefois, vous choisissez un archivage client, le poste de travail doit être en fonctionnement pour que l'archivage soit possible. Si l'archivage est planifié à un moment où le poste de travail n'est pas en fonctionnement, il ne peut avoir lieu. Vous pouvez archiver des fichiers courrier comme suit :
- Archivage serveur : avec cette option, le serveur de messagerie archive les documents directement sur le serveur de messagerie ou sur un autre serveur que vous désignez comme serveur d'archivage.
- Archivage client : avec cette option, les postes de travail individuels traitent l'archivage des fichiers courrier. Le courrier est archivé sur un serveur de messagerie, un serveur désigné ou les postes de travail locaux.
Exemple : Utilisation de politiques pour gérer l'archivage des fichiers courrier
Il est important pour l'administrateur de la société Audimatique d'en savoir plus sur l'archivage basé sur politique en raison des problèmes suivants, rencontrés lors de l'archivage de fichiers courrier :
- L'espace sur le serveur de messagerie est réduit.
- Audimatique nécessite un serveur d'archivage centralisé.
- L'archivage ne peut pas être effectué pendant les heures d'intense activité.
- Les utilisateurs finaux ne doivent pas être autorisés à contrôler leurs paramètres d'archivage.
- Notes® Les clients ne seront pas immédiatement déployés.
Pour résoudre les problèmes d'archivage d'Audimatique, l'administrateur utilise ces paramètres de politique d'archivage et les applique à tous les utilisateurs via des politiques d'organisation (subordonnées).
- Les paramètres d'archivage sont gérés de façon centrale et appliqués par l'administrateur. Les utilisateurs ne sont pas autorisés à modifier ou créer des paramètres d'archivage.
- L'archivage serveur est activé entre un serveur de messagerie et un serveur d'archivage désigné.
- Le serveur d'archivage désigné est un serveur Domino® 8, ce qui permet d'appliquer les politiques dans un environnement mixte.
- L'archivage est programmé pour être effectué pendant les heures creuses.
- Le nettoyage ou "pruning" (suppression des pièces jointes et du corps du message tout en gardant les informations d'en-tête) peut également être utile, selon les limites d'espace du serveur de messagerie.