Création d'un document de paramètres de politique d'archivage

Pour configurer l'archivage des fichiers courrier, utilisez les documents de paramètres de politique d'archivage et les documents de paramètres de critères d'archivage. Le document des paramètres de politique d'archivage vous permet de spécifier les paramètres de politique d'archivage, ou de ne pas en définir, et d'indiquer si les utilisateurs HCL Notes® peuvent archiver leurs bases courrier et définir ou modifier les paramètres d'archivage. Le document des paramètres de politique d'archivage peut utiliser un ou plusieurs des documents de paramètres de critères d'archivage.

Avant de commencer

Vérifiez que vous avez au moins un accès Editeur dans l'annuaire Domino® et que vous bénéficiez d'un des rôles suivants :

Rôle PolicyCreator qui permet de créer un document de paramètres.
Rôle PolicyModifier, pour modifier un document de paramètres

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Conseil : Vous pouvez interdire tout archivage en sélectionnant le paramètre Interdire l'archivage et en appliquant la politique à un ensemble d'utilisateurs. Si vous décidez d'empêcher l'archivage privé, les utilisateurs ne peuvent ni modifier ces paramètres ni créer des paramètres d'archivage privés.

Si vous autorisez l'archivage, utilisez le document des paramètres de politique d'archivage pour définir si cette opération est exécutée par un serveur ou par un client d'utilisateur et pour spécifier les systèmes d'archivage source et cible. Si l'archivage repose sur le client, vous pouvez aussi définir le planning d'archivage. Si vous le souhaitez, il vous est également possible de modifier le nom et l'emplacement par défaut du fichier journal d'archivage. Vous avez aussi la possibilité de définir une politique indiquant que l'archivage est fait par le client de l'utilisateur et permettre à ce dernier de définir le planning et les critères d'archivage.

Les informations fournies ici s'appliquent aux clients Notes. Pour plus d'informations sur la configuration de l'archivage à l'aide de règles pour HCL iNotes®, voir la documentation du produit relative à l'administration d'HCL iNotes® dans les informations connexes.

Procédure

Dans HCL Domino® Administrator, cliquez sur l'onglet Personnes et groupes, puis ouvrez la vue Paramètres.
Cliquez sur Ajouter paramètres, puis sélectionnez Archivage.
Dans l'onglet Général, renseignez les champs suivants :
- Nom : entrez un nom qui identifie les utilisateurs ou les paramètres eux-mêmes.
- Description -- Entrez une description des paramètres.
Facultatif : Sous Options d'archivage, choisissez l'une des options suivantes si vous souhaitez interdire l'archivage. L'option par défaut autorise les deux.
- Interdire l'archivage -- Pour interdire tout archivage. La case à cocher Autoriser le nettoyage de l'agenda s'affiche. Elle est cochée par défaut, mais vous pouvez la désélectionner si vous voulez empêcher d'autres utilisateurs d'exécuter des fonctions de nettoyage d'agenda. Enregistrez le document.
- Interdire les critères d'archivage privés : pour interdire les utilisateurs Notes® de créer des paramètres d'archivage privés ou de modifier les paramètres d'archivage définis dans ce document de paramètres.
Sous L'archivage sera exécuté sur, choisissez l'une des options suivantes :
- Poste de travail local de l'utilisateur : pour utiliser le poste de travail client Notes® afin d'effectuer le processus d'archivage (valeur par défaut).
- Serveur -- Pour utiliser un serveur afin d'effectuer le processus d'archivage. Si vous choisissez cette option, vous devez créer un document Programme pour exécuter la tâche Compacter.
Sous La base d'archivage source est sur, spécifiez le serveur sur lequel réside le fichier courrier qui sera archivé. Sélectionnez l'une des options suivantes :
- Local -- Les fonctions d'archivage planifié sont exécutées à l'aide d'une réplique locale du fichier courrier sur le poste de travail de l'utilisateur.
- Serveur spécifique -- Choisissez cette option si le fichier courrier est sur un serveur autre que le serveur de messagerie attitré de l'utilisateur. Spécifiez le nom du serveur. Les fonctions d'archivage planifié seront exécutées à l'aide d'une réplique du fichier courrier sur le serveur spécifié.
- Serveur de messagerie -- Choisissez cette option si le fichier courrier est sur le serveur de messagerie spécifié dans le document Site de l'utilisateur (paramètre par défaut). Les fonctions d'archivage planifié seront exécutées à l'aide d'une réplique du fichier courrier sur le serveur de messagerie de l'utilisateur spécifié dans le document Site.
Remarque : Ce paramètre s'applique uniquement à la réplication planifiée. Si un utilisateur dispose de plusieurs répliques de son fichier courrier, les fonctions de réplication planifiée ne sont exécutées que sur la réplique indiquée ici. Ce paramètre n'affecte pas la capacité de l'utilisateur à lancer un archivage lorsque l'archivage est configuré pour être réalisé par le client.
Sous La base de destination est sur, spécifiez le serveur ou le poste de travail sur lesquels la base d'archives et le journal d'archivage résideront. Si l'utilisateur peut lancer des fonctions d'archivage, en d'autres termes, si l'archivage est configuré pour être réalisé sur le client Notes®, vous devez accorder à l'utilisateur un accès Créer sur le serveur de destination pour créer une base d'archives. Sélectionnez l'une des options suivantes :
- Local -- Pour créer la base d'archivage courrier sur le poste de travail de l'utilisateur (disponible uniquement pour l'archivage client).
- Serveur spécifique -- Pour créer la base d'archivage courrier sur un serveur autre que le serveur de messagerie. Spécifiez ensuite le nom du serveur.
- Serveur de messagerie -- Pour créer la base d'archivage courrier sur le serveur de messagerie attitré de l'utilisateur.
Sur l'onglet Critère de sélection, exécutez l'une ou plusieurs des opérations suivantes :
- Cliquez sur Nouveaux critères pour créer un document de paramètres de critères d'archivage. Cliquez ensuite sur Ajouter critères et sélectionnez le document de critères que vous venez de définir. Consultez les rubriques connexes pour connaître les instructions relatives à la spécification des détails des critères dans le nouveau document.
- Cliquez sur Ajouter critères, puis choisissez un ou plusieurs documents Paramètres de critères d'archivage à ajouter à vos paramètres d'archivage.
- Cliquez sur Supprimer critères, puis choisissez un ou plusieurs documents Paramètres de critères d'archivage à supprimer de vos paramètres d'archivage.
Cliquez sur l'onglet Consignation. Sous Enregistrement des archives, activez le champ Consigner toutes les activités d'archivage dans une base Journal pour consigner les activités d'archivage dans une base Journal (par défaut).

Facultatif : Modifiez l'un de ces champs si vous souhaitez modifier l'emplacement du répertoire de journal et le nom du fichier journal.

Tableau 1. Champs utilisés pour spécifier le répertoire de journal et le nom de fichier
Champ	Action
Répertoire du journal	La valeur par défaut est archive. Entrez un nouveau nom si vous souhaitez le modifier.
Préfixe du journal	Par défaut, il s'agit de la lettre l, suivie d'un tiret de soulignement (_). Entrez un nouveau préfixe si vous souhaitez le modifier.
Suffixe du journal	Le paramètre par défaut est .NSF. Entrez tout autre suffixe que vous souhaitez utiliser.
Nombre de caractères du nom de fichier d'origine	La valeur par défaut est 50. Pour le modifier, entrez le nombre de caractères souhaité à partir du nom du fichier courrier de l'utilisateur afin de créer le nom de la base d'archivage.

Dans le champ Inclure des LienDoc vers les documents archivés , effectuez l'une des opérations suivantes :
- Activez ce champ pour inclure des liens vers les documents archivés dans le journal (valeur par défaut). Si vous incluez des liens, les utilisateurs peuvent ouvrir des documents archivés à partir de la base Journal.
- Désactivez ce champ pour exclure les liens vers des documents archivés dans le journal. Si vous excluez les liens, les utilisateurs doivent ouvrir la base d'archivage pour visualiser les documents archivés.
Sur l'onglet Planification, pour le champ Spécifier une planification pour l'archivage client, choisissez l'une des options suivantes :
- Activez ce champ pour configurer une planification pour l'archivage client, puis spécifiez la planification en exécutant l'étape 13.
- Désactivez ce champ et passez à l'étape 14. Aucune planification d'archivage n'est établie pour les utilisateurs ; ces derniers peuvent néanmoins définir leur propre planning d'archivage.

Facultatif : Si vous avez activé Spécifier une planification pour l'archivage client, renseignez l'un ou plusieurs des champs ci-après.

Tableau 2. Champs permettant de définir une planification pour l'archivage pour un utilisateur final
Champ	Action
Autoriser les utilisateurs à modifier le planning	Les utilisateurs modifient le planning par défaut pour définir leur propre planning.
Fréquence	Sélectionnez l'une des options suivantes : Jour, puis sélectionnez les jours de la semaine au cours desquels l'archivage doit être effectué. Semaine (par défaut), puis choisissez le jour de la semaine où l'archivage doit être effectué.
Exécution à	Spécifiez l'heure. La valeur par défaut est 12:00 (midi). Remarque : Le client Notes® doit être en cours d'exécution pour que l'archivage planifié puisse être effectué.
Chaque semaine le	Lorsque la valeur Semaine est définie, indiquez le jour. La valeur par défaut est Mardi.

En outre, sur l'onglet Planification, sous Site, spécifiez les emplacements depuis lesquels procéder à l'archivage. Par exemple, si vous utilisez l'archivage client, il peut s'avérer nécessaire d'archiver uniquement depuis le poste de travail du bureau de l'utilisateur, et non pas en local ou quand l'utilisateur accède à Notes à distance. Sélectionnez l'une des options suivantes :
- N'importe quel site -- Pour archiver à partir de n'importe quel site.
- Site spécifique, puis spécifiez un ou plusieurs sites.

Sur l'onglet Options avancées, renseignez les champs suivants :

Tableau 3. Champs de l'onglet Avancé
Champ	Action
Supprimer un document seulement si toutes les réponses le sont également	Effectuez l'une des opérations suivantes: Activez cette option (valeur par défaut) pour vous assurer que la suppression d'un document a lieu uniquement lorsque ses documents de réponse satisfont aux critères d'archivage et peuvent également être supprimés. Cette option permet d'éviter la présence de documents orphelins dans les vues hiérarchiques. Désactivez cette option pour supprimer les documents sans avoir vérifié au préalable les documents réponse. Remarque : Ce paramètre ne s'applique pas aux documents relatifs à l'agenda et à la planification qui sont toujours activés afin d'éviter la génération accidentelle de tout document orphelin.
La valeur de validité maximale des documents est de :	Spécifiez, pour tous les utilisateurs concernés par la politique, le nombre de jours, de mois ou d'années correspondant à la période de conservation maximale applicable aux opérations de suppression et d'archivage de documents. Si l'archivage privé est activé alors qu'une période de conservation maximale est en vigueur, les utilisateurs ne peuvent définir des critères au-delà de la durée indiquée dans ce paramètre. Supposez, par exemple, qu'une valeur de deux ans ait été définie. Les utilisateurs peuvent définir des critères portant sur des documents créés, modifiés, ouverts ou expirés depuis un maximum de 24 mois. Une erreur est générée s'ils cherchent à enregistrer des critères dont la portée est supérieure à 24 mois (deux ans).
Utiliser le champ d'expiration créé par le client	Cochez cette case pour permettre aux administrateurs d'associer leur propre nom de champ à la date d'expiration des documents d'archives.
Nom du champ d'expiration créé par le client :	Spécifiez un nom de champ pour la date d'expiration des documents archivés. Tout critère d'archivage sélectionnant des documents selon leur date d'expiration utilise désormais le nom de champ spécifié ici.

Enregistrez le document.