Escenarios de ejemplo de espacios de trabajo: Cambios de temporada
El escenario siguiente es un ejemplo de ciclo de vida de un espacio de trabajo, grupo de tareas y tarea para los cambios de temporada en una tienda. En este escenario, la tienda está preparando la introducción de productos nuevos para el verano, a la vez que elimina productos de invierno de la tienda.
- Dos gestores de productos: Uno Gestor de productos creará los nuevos productos de verano y eliminará los productos de invierno. El otro añadirá información de comercialización sobre los nuevos productos y los clasificará en el catálogo de ventas de la tienda. Este Jefe de producto también elimina la información antigua de comercialización para los productos de invierno.
- Un diseñador gráfico que trabaja en las imágenes de los nuevos productos de verano.
Este escenario presupone que ya están habilitados espacios de trabajo, ya que los espacios de trabajo deben estar habilitados cuando se crea la instancia de entorno de autoría.
- El Gestor de espacios de trabajo crea un espacio de trabajo nuevo.
- El Gestor de espacios de trabajo crea grupos de tareas nuevos.
- El Gestor de espacios de trabajo crea nuevas tareas.
- El Gestor de espacios de trabajo crea una plantilla de grupo de tareas.
- El Gestor de espacios de trabajo activa el grupo de tareas nuevo.
- Los Colaboradores de contenido de espacio de trabajo trabajan en sus tareas.
- Los Colaboradores de contenido de espacio de trabajo prueban sus cambios.
- Los Colaboradores de contenido de espacio de trabajo marcan sus tareas como completadas.
- El Gestor de espacios de trabajo planifica el compromiso de los cambios en los datos listos para producción.
- El Aprobador de grupo de tareas aprueba el grupo de tareas completadas.
El Gestor de espacios de trabajo crea un espacio de trabajo nuevo
El Gestor de espacios de trabajo crea un espacio de trabajo nuevo para los cambios de verano. Puesto que es improbable que estos cambios se produzcan de nuevo el verano siguiente en el que los productos serán, probablemente, distintos, el gestor de espacios de trabajo crea un nuevo espacio de trabajo de un solo uso. Una vez se ha completado todo el trabajo en este espacio de trabajo y se han comprometido todos los cambios en los datos listos para producción, este espacio de trabajo estará completado.
Solo se utiliza un espacio de trabajo. Así todos los cambios para el verano se conservan en una ubicación y solo se permite que vean las actualizaciones las personas que trabajan en esos cambios.
Los grupos de tareas y las tareas de este cambio de temporada pueden utilizarse para futuros cambios de temporada o puede que sean parecidos a los de cambios de temporadas anteriores, por lo que el Gestor de espacios de trabajo puede crear nuevas plantillas para futuros cambios o utilizar plantillas de cambios de temporada anteriores.
El Gestor de espacios de trabajo crea grupos de tareas nuevos
La adición de productos de verano y la supresión de productos de invierno requieren la aprobación de personas distintas. Para adaptar esta necesidad de distintos aprobadores, el Gestor de espacios de trabajo desea crear dos grupos de tareas distintos: Añadir productos de verano y eliminar productos de invierno.
Si solo se necesitara la aprobación de una persona o grupo de personas para el cambio de temporada, el Gestor de espacios de trabajo solo crearía un nuevo grupo de tareas de un solo uso. De esta manera, el Gestor de espacios de trabajo no tendría que gestionar los temas de cuándo se comprometen varios grupos de tareas.
El Gestor de espacios de trabajo crea el grupo de tareas Añadir productos de verano a partir de una plantilla. Todo lo que tiene que hacer es cambiar el nombre del grupo de tareas para que indique cómo se utilizará este grupo de tareas, toda la información, incluido el aprobador, permanece igual que en la plantilla.
No hay grupos de tareas de plantilla para eliminar un producto, así que el Gestor de espacios de trabajo crea un nuevo grupo de tareas de un solo uso para eliminar los productos de invierno. Aunque la supresión de productos es un proceso recurrente, el Gestor de espacios de trabajo espera a crear las tareas dentro del grupo de tareas eliminar productos de invierno para guardar el grupo de tareas como una plantilla. La plantilla de grupo de tareas contiene las tareas. Si el Gestor de espacios de trabajo guardara el grupo de tareas como una plantilla ahora, cualquier tarea nueva añadida al grupo de tareas no formaría parte de la plantilla de grupo de tareas.
El Gestor de espacio de trabajo crea nuevas tareas
El grupo de tareas Añadir productos de verano ya contiene dos tareas: Añadir nuevos productos al catálogo y Añadir información de comercialización para el nuevo producto. Estas tareas formaban parte de la plantilla a partir de la cual se ha creado el grupo de tareas Añadir productos de verano.
El Gestor de espacios de trabajo añade otra tarea al grupo de tareas Añadir productos de verano para que el diseñador gráfico añada imágenes para los nuevos productos en sus entradas de catálogo.
- eliminar entradas de catálogo de productos de invierno
- eliminar información de comercialización de productos de invierno
El Gestor de espacios de trabajo crea una plantilla de grupo de tareas nueva
El Gestor de espacios de trabajo cree que la información en el grupo de tareas eliminar productos de invierno puede reutilizarse más tarde. El Gestor de espacios de trabajo guarda el grupo de tareas eliminar productos de invierno como una plantilla.
El Gestor de espacios de trabajo activa los grupos de tareas nuevos
Ahora que el Gestor de espacios de trabajo tiene los espacios de trabajo, los grupos de tareas y las tareas en su lugar, el Gestor de espacios de trabajo activa los grupos de tareas para que los Colaboradores de contenido de espacio de trabajo puedan trabajar en sus tareas.
Se envía un mensaje de correo electrónico a cada Colaborador de contenido de espacio de trabajo.
Los Colaboradores de contenido de espacio de trabajo trabajan en sus tareas
Después de recibir una notificación por correo electrónico indicando que sus tareas se han activado, los Colaboradores de contenido de espacio de trabajo inician la sesión en el Centro de gestión, seleccionan sus tareas y trabajan en ellas.
El Colaborador de contenido de espacio de trabajo comprueba los cambios
Mientras trabajan en sus tareas, los Colaboradores de contenido de espacio de trabajo pueden probar sus cambios utilizando la función de vista previa disponible en el Centro de gestión.
Los Colaboradores de contenido de espacio de trabajo marcan sus tareas como completadas
Cuando los Colaboradores de contenido de espacio de trabajo han terminado todo el trabajo requerido para finalizar las tareas que tienen asignadas y han probado sus cambios, marcan las tareas como completadas.
Cuando se han completado todas las tareas, se genera una tarea de aprobación que se asigna al Aprobador de grupo de tareas de espacio de trabajo.
El Gestor de espacios de trabajo planifica el compromiso de los grupos de tareas
Los cambios se han completado antes de que se necesiten, por lo que el Gestor de espacios de trabajo planifica el compromiso de los grupos de tarea para una fecha y hora posteriores.
El Gestor de espacios de trabajo debe planificar el compromiso del grupo de tareas antes de que éstos se aprueben, de lo contrario se comprometerán justo después de que se aprueben.
Los Aprobadores de grupo de tareas aprueban el grupo de tareas completadas
Los Aprobadores de grupo de tareas reciben un correo electrónico indicando que los grupos de tareas están listos para ser aprobados.
Antes de otorgar la aprobación, el Aprobador de grupo de tareas revisa los cambios realizados y confirma que son correctos. El Aprobador de grupo de tareas utiliza la función de vista previa de la tienda para comprobar la tienda.
Cuando el Aprobador de grupo de tareas piensa que los cambios son correctos, el Aprobador de grupo de tareas aprueba los cambios en la herramienta Espacios de trabajo.