Espacios de trabajo, grupos de tareas y tareas
Un espacio de trabajo se divide en grupos de tareas y tareas. Los grupos de tareas sirven de contenedores de tareas, donde cada grupo de tareas puede comprometerse independientemente de los demás. Las tareas proporcionan una separación de responsabilidad, donde cada area es una unidad de trabajo individual que contribuye a la realización de una actividad.
El diagrama siguiente ilustra cómo se divide un espacio de trabajo en grupos de tareas y tareas:
Espacios de trabajo
Los espacios de trabajo proporcionan aislamiento de datos. Cada espacio de trabajo tiene su propio esquema de base de datos para mantener los datos aparte de los otros espacios de trabajo y de los datos listos para producción.
Cuando se crea un entorno de autoría, se asignan un número finito de esquemas de base de datos para los espacios de trabajo. Si un Gestor de espacios de trabajo crea más espacios de trabajo que el número de esquemas de base de datos de espacio de trabajo disponibles, los grupos de tareas de los espacios de trabajo que no tengan disponible un esquema de base de datos no se podrán activar hasta que se complete o se cancele otro espacio de trabajo y se libere un esquema de base de datos. Para evitar esta situación, utilice el mínimo número posible de espacios de trabajo, manteniendo al mismo tiempo el nivel de separación de datos que sea necesario.
Si gestiona varias tiendas bajo una organización, puede utilizar un espacio de trabajo para gestionar el contenido para la organización en todas las tiendas. Es posible que siga necesitando varios espacios de trabajo para proporcionar el aislamiento de los datos entre otras tareas como, por ejemplo, actualizaciones de temporada y arreglos de emergencia.
Los espacios de trabajo pueden ser de un solo uso o persistentes:
- Espacio de trabajo de un solo uso
- Un espacio de trabajo de un solo uso cambia al estado completado cuando todos los grupos de tareas dentro del espacio de trabajo se comprometen o se cancelan. Utilice un espacio de trabajo de un solo uso cuando desee utilizar el espacio de trabajo para un grupo de actividades. Cuando el espacio de trabajo pasa al estado completado, se liberan los recursos utilizados por el espacio de trabajo como, por ejemplo, el esquema de base de datos.
Los cambios debidos a una nueva temporada o activados por sucesos son un ejemplo de actividad periódica que utilizaría un espacio de trabajo de un solo uso. Por ejemplo, todas las actualizaciones de tiendas para el verano de 2006 podrían realizarse en un espacio de trabajo de un solo uso. Después de completar los cambios para el verano de 2006, el espacio de trabajo no se volvería a utilizar.
Puede volver a utilizar los grupos de tareas o las tareas de un espacio de trabajo de un solo uso en otros espacios de trabajo. En el Management Center, puede crear un espacio de trabajo inactivo que incluya las tareas o grupos de tareas y utilizar este espacio de trabajo inactivo como plantilla para ayudar a crear nuevos espacios. Para obtener más información sobre cómo crear plantillas de espacios de trabajo, consulte Creación de plantillas de espacio de trabajo.
- Espacio de trabajo persistente
- Un espacio de trabajo persistente permanece en estado activo cuando todos los grupos de tareas dentro del espacio de trabajo se comprometen o se cancelan. Utilice un espacio de trabajo persistente cuando desee conservar los recursos de espacio de trabajo asignados.
Un espacio de trabajo utilizado para arreglos de emergencia debería ser un espacio de trabajo persistente para evitar que el espacio de trabajo de arreglo de emergencia tenga que esperar los recursos, si se sobrepasa el número máximo de espacios de trabajo.
Puede volver a utilizar los grupos de tareas o las tareas de un espacio de trabajo persistente en otros espacios de trabajo. En el Centro de gestión, puede crear un espacio de trabajo inactivo que incluya las tareas o grupos de tareas y utilizar este espacio de trabajo inactivo como plantilla para ayudar a crear nuevos espacios. Para obtener más información sobre cómo crear plantillas de espacios de trabajo, consulte Creación de plantillas de espacio de trabajo.
El Gestor de espacios de trabajo es responsable de crear y gestionar un espacio de trabajo, sus propiedades y los grupos de tareas y las tareas dentro del espacio de trabajo.
Los espacios de trabajo tienen dos identificadores: un nombre de espacio de trabajo y un código de espacio de trabajo. El Gestor de espacios de trabajo asigna el nombre a un espacio de trabajo mientras que el código de espacio de trabajo es un identificador generado por el sistema. Dos espacios de trabajo distintos pueden tener el mismo nombre de espacio de trabajo porque sus códigos de espacio de trabajo son distintos. Sin embargo, si tienen el mismo nombre de espacios es difícil distinguirlos en la Workspace Management tool.
Antes de comprometer los cambios en los datos, los usuarios fuera del espacio de trabajo no pueden ver los cambios que se realicen dentro del espacio de trabajo. Es decir, los cambios dentro de un espacio de trabajo no se guardan como parte de los datos listos para producción, sino que solo se guardan dentro del espacio de trabajo. El Gestor de espacios de trabajo compromete un grupo de tareas entero a la vez, o un grupo de tareas se compromete después de que lo apruebe un Aprobador de grupo de tareas.
Grupos de tareas
Un espacio de trabajo contiene uno o más grupos de tareas. El Gestor de espacios de trabajo es responsable de crear y gestionar un espacio de trabajo, y sus propiedades, y los grupos de tareas y las tareas dentro del espacio de trabajo.
- Separación de compromiso
- Todos los cambios que están asociados a un grupo de tareas se comprometen, a la vez en los datos listos para producción. Cuando se compromete un grupo de tareas, los cambios se fusionan con los datos listos para producción, permitiendo que los usuarios fuera del espacio de trabajo puedan ver los cambios. Cada grupo de tareas en un espacio de trabajo puede comprometerse independientemente de los demás grupos de tareas.
Cuando se compromete un grupo de tareas, los datos en el grupo de tareas se trasladan del espacio de trabajo a los datos listos para producción. Después de una operación de compromiso satisfactoria, los datos dejan de estar en el espacio de trabajo.
- Aprobaciones
- Un Aprobador de grupo de tareas de espacio de trabajo puede aprobar los cambios que se realiza en un grupo de tareas antes de que los datos se comprometan en los datos listos para producción.
Si habilita las aprobaciones para un grupo de tareas, todas sus tareas se aprueban a la vez. Pueden rechazarse tareas individuales o todas las tareas del grupo de tareas. Si se aprueba un grupo de tareas, los datos del grupo de tareas se comprometen en los datos listos para producción. Si se rechaza un grupo de tareas, sus tareas vuelven al estado de trabajo. Si se rechaza una tarea individual, solo la tarea rechazada vuelve al estado de trabajo.
- Compromiso planificado
- Puede elegir una fecha y una hora para comprometer los datos del grupo de tareas en los datos listos para producción.
- Publicación rápida
- Puede marcar un grupo de tareas para publicación rápida, cuando crea el grupo de tareas. Cuando todas las tareas de un grupo de tarea de publicación rápida se han completado y, si es necesario, el grupo de tareas se aprueba, el contenido del grupo de tareas se confirma en los datos listos para producción en el entorno de autoría. El contenido se publicará en el entorno de producción.
La publicación rápida no está soportada en HCL Commerce Developer. - Plantillas
- Si un grupo de tareas se va a reutilizar en otros espacios de trabajo, puede crear una plantilla del grupo de tareas para copiar el grupo de tareas en los otros espacios de trabajo. Para utilizar un grupo de tareas como plantilla dentro de Management Center, incluya un grupo de tareas en un espacio de trabajo inactivo que se está utilizando como plantilla de espacio de trabajo. Al utilizar un espacio de trabajo inactivo como plantilla, puede copiar los grupos de tareas dentro de ese espacio de trabajo para crear rápidamente grupos de tareas en distintos espacios de trabajo. Un grupo de tareas copiado contiene la información del grupo de tareas de origen, a excepción de la fecha de vencimiento. La fecha de vencimiento no se copia ya que debe ser diferente cada vez que un usuario crea una instancia de la plantilla. El grupo de tareas copiado no contiene las tareas dentro del grupo de tareas de la plantilla. Debe copiar cualquier tarea que desee en el grupo de tareas copiado por separado.
Un ejemplo de plantilla de grupo de tareas es la que se utiliza para actualizar el precio de un producto. Este grupo de tareas puede suceder a menudo y en varios espacios de trabajo.
Para obtener más información sobre cómo crear plantillas de espacios de trabajo, consulte Creación de plantillas de espacio de trabajo.
- Comentarios
- Los colaboradores de contenido de espacio de trabajo pueden ver y realizar comentarios utilizando la Workspace Management tool del Management Center. Los gestores de espacios de trabajo pueden ver y responder a estos comentarios en la Workspace Management tool. Esta vista puede facilitar que los colaboradores de contenido de espacio de trabajo y los gestores de espacios de trabajo se comuniquen sus necesidades o cómo progresa el trabajo.
Los grupos de tareas tienen dos identificadores: un nombre de grupo de tareas y un código de grupo de tareas. El gestor de espacios de trabajo asigna el nombre de grupo de tareas mientras que el código de grupo de tareas es un identificador generado por el sistema. Aunque dos grupos de tareas pueden tener el mismo nombre de grupo de tareas, tienen distintos códigos de grupo de tareas.
Utilice grupos de tareas para mantener juntos conjuntos de cambios relacionados para evitar posibles conflictos, la simultaneidad, o problemas de dependencia. Por ejemplo, si añade un artículo de catálogo y crea una zona de e-Marketing para comercializar el artículo, asegúrese de que ambas tareas se lleven a cabo dentro del mismo grupo de tareas. Si las tareas se completan en grupos de tareas diferentes dentro del mismo espacio, la zona de e-Marketing se puede confirmar antes que el nuevo artículo de catálogo. Esta secuencia de confirmación puede provocar que el compromiso del grupo de tareas falle.
La forma más estricta de evitar conflictos o problemas de simultaneidad es tener solo un grupo de tareas por espacio de trabajo. Sin embargo, puede decidir el número de grupos de tareas en un espacio de acuerdo con las necesidades de la empresa. Un ejemplo de cuándo se necesitan varios grupos de tareas es si se necesitan distintos aprobadores o si el contenido tiene que comprometerse en distintos rangos de tiempo.
- Grupo de tareas de un solo uso
- Un grupo de tareas de un solo uso se ha completado una vez se ha comprometido.
Los grupos de tareas de un solo uso deben activarse para que los Colaboradores de contenido de espacio de trabajo puedan trabajar en sus tareas asignadas.
- Grupo de tareas recurrente
- Si un grupo de tareas se reutiliza dentro del mismo espacio de trabajo, marque el grupo de tareas como recurrente. Cuando un grupo de tareas recurrente pasa al estado completado, se crea una copia del grupo de tareas. Esta copia tiene las mismas tareas que el grupo de tareas original y ya se encuentra en estado de trabajo - no es necesario activar este nuevo grupo de tareas. La copia del grupo de tareas tiene el mismo nombre de grupo de tareas que el original, pero tiene un nuevo código de grupo de tareas. Nota: Si existe un grupo de tareas recurrente en un solo espacio de trabajo, puede cancelarse para cambiar el espacio de trabajo por un estado completado.
Un ejemplo de un grupo de tareas recurrente es un cambio en el catálogo que ocurre cada día. Después de completar las tareas de un día, un nuevo grupo de tareas idéntico está listo para el día siguiente.
- Se han completado todas las tareas del grupo de tareas.
- Se ha aprobado el grupo de tareas, si se había habilitado la aprobación al crear el grupo de tareas
Tareas
Las tareas proporcionan una separación de la responsabilidad. Cada tarea es una unidad de trabajo individual que contribuye a la realización de una actividad que el Gestor de espacios de trabajo asigna a los Colaboradores de contenido de espacio de trabajo.
- Nombre:
- Estado
- Fecha de vencimiento
- Nombre de grupo de tareas
- Nombre de espacio de trabajo
Las tareas tienen dos identificadores: un nombre de tarea y un código de tarea. El Gestor de espacios de trabajo asigna el nombre de tarea mientras que el código de tarea es un identificador exclusivo generado por el sistema. Aunque las tareas pueden tener el mismo nombre de tarea, tienen códigos de tareas diferentes. No obstante si tienen el mismo nombre de tareas, es difícil distinguirlas entre sí en la Workspace Management tool. Esto puede hacer que sea difícil para los Colaboradores de contenido distinguirlas en el Centro de gestión.
Después de iniciar la sesión en Management Center Workspace Management tool, un Colaborador de contenido de espacio de trabajo elige entre una lista de tareas asignadas. Cuando una tarea se ha completado, el Colaborador de contenido de espacio de trabajo cambia el estado de la tarea a completada.
Al planificar el flujo de trabajo de las tareas, evite que las tareas estén demasiado divididas. Por ejemplo, si tiene un proceso de cuatro pasos que desea completar en un espacio de trabajo y los tres primeros los realiza un Colaborador de contenido de espacio de trabajo y el último lo realiza otro Colaborador de contenido de espacio de trabajo, solo es necesario crear dos tareas: una para el primer colaborador y otra para el segundo.
Un grupo de tareas no se puede aprobar ni comprometer hasta que se completen todas las tareas del grupo de tareas.