Gemeinsam genutzte und private Ansichten und Ordner

Es gibt zwei Haupttypen von Ansichten und Ordnern in einer Notes®-Anwendung: gemeinsame, die für viele Benutzer verfügbar sind, und private, die nur einer Person zugänglich sind.

Sie können beim Erstellen einer Ansicht oder eines Ordners auch festlegen, dass sich der Typ bei der ersten Benutzung von „Gemeinsam“ in „Privat“ ändert. Der Typ einer Ansicht bzw. eines Ordners wird beim Erstellen festgelegt. Nach dem Erstellen der Ansicht bzw. des Ordners kann der Typ nicht mehr nachträglich geändert werden.

Tabelle 1. Ansichts- und Ordnerbeschreibungen
Ansichts- oder Ordnertyp	Zweck
Privat	Ist nur für den Benutzer mit der Notes®-ID zugänglich, die bei der Erstellung verwendet wurde.
Gemeinsam	Auf diesen Typ können alle Benutzer zugreifen.
Gemeinsam, enthält nicht in Ordnern abgelegte Dokumente (nur Ansichten)	Erstellt eine gemeinsame Ansicht basierend auf einer Version einer Ansicht oder eines Ordners. Ermöglicht Benutzern das Anzeigen von Dokumenten, die nicht in Ordnern gespeichert sind.
Gemeinsam, enthält gelöschte Dokumente (nur Ansichten)	Erstellt eine gemeinsame Version einer Ansicht oder eines Ordners. Ermöglicht Benutzern das Anzeigen einer Liste der Dokumente in der Anwendung, die gelöscht wurden. Gelöschte Dokumente können Sie wiederherstellen, indem Sie sie aus dem Papierkorb in den Ordner ziehen, in dem Sie sie speichern möchten. Diese Ansicht geht davon aus, dass der Anwendungsmanager bereits die Option `Allow soft deletions` auf der Registerkarte Erweitert der InfoBox „Eigenschaften: Anwendung“ ausgewählt hat. Indem die Option wiederherstellbare Löschungen aktiviert und diese Ansicht erstellt wird, können Dokumente, die irrtümlicherweise gelöscht wurden, schnell und problemlos wiederhergestellt werden.
Gemeinsam, privat bei Erstbenutzung	Erstellt eine gemeinsame Version einer Ansicht oder eines Ordners. Wenn ein Benutzer diese Ansicht bzw. diesen Ordner zum ersten Mal öffnet, wird eine Kopie davon erstellt. Diese Kopie ist die private Version des Benutzers. Die private Version wird in der Anwendung erstellt, sofern der Benutzer Zugriff auf sie hat. Ist dies nicht der Fall, wird der Ordner in der Desktopdatei (.ndk) des Benutzers erstellt. Nachdem der Benutzer eine private Kopie erstellt hat, kann die Ansicht bzw. der Ordner nicht mehr automatisch Gestaltungsänderungen übernehmen, wie dies für die übrige Anwendung möglich ist. Um eine gemeinsame, private Ansicht mit den neuesten Gestaltungsänderungen zu aktualisieren, löschen Sie die private Kopie der Ansicht und ersetzen Sie sie durch die aktualisierte Ansicht. Um einen Ordner zu aktualisieren, kopieren Sie alle Dokumente, die erhalten bleiben sollen, in einen anderen Ordner. Löschen Sie anschließend die private Kopie des Ordners und ersetzen Sie sie durch den aktualisierten Ordner. Alternativ können Sie Aktionen > Ordner > Ordnergestaltung aktualisieren wählen, wenn diese Option verfügbar ist, wie zum Beispiel in Mail.
Gemeinsam, Desktop privat bei Erstbenutzung	Erstellt eine gemeinsame Version einer Ansicht oder eines Ordners. Wenn ein Benutzer diese Ansicht bzw. diesen Ordner zum ersten Mal öffnet, wird eine Kopie davon erstellt. Diese Kopie ist die private Version des Benutzers. Dieser Ordner wird jedoch auch dann in der Desktopdatei erstellt, wenn der Benutzer über das Zugriffsrecht zum Erstellen privater Ordner in der Anwendung verfügt. Nachdem der Benutzer eine private Kopie erstellt hat, kann die Ansicht bzw. der Ordner nicht mehr automatisch Gestaltungsänderungen übernehmen, wie dies für die übrige Anwendung möglich ist. Um eine gemeinsame, private Ansicht mit den neuesten Gestaltungsänderungen zu aktualisieren, löschen Sie die private Kopie der Ansicht und ersetzen Sie sie durch die aktualisierte Ansicht. Um einen Ordner zu aktualisieren, kopieren Sie alle Dokumente, die erhalten bleiben sollen, in einen anderen Ordner. Löschen Sie anschließend die private Kopie des Ordners und ersetzen Sie sie durch den aktualisierten Ordner. Alternativ können Sie Aktionen > Ordnergestaltung aktualisieren wählen, wenn diese Option verfügbar ist, wie zum Beispiel in Mail.