Utilisation de quotas pour gérer la taille des fichiers courrier des utilisateurs

Dans leurs fichiers courrier, les utilisateurs reçoivent et enregistrent un volume important de messages électroniques (incluant les copies des messages qu'ils ont envoyés). La présence de fichiers courrier volumineux peut donc poser un problème d'espace disque sur un serveur et dégrader les performances du client de messagerie. Etant donné que vous ne pouvez pas, en règle générale, offrir un espace de stockage illimité aux utilisateurs, vous devez définir une taille limite, ou quota de base de documents, pour chacun des fichiers courrier. Le routeur vérifie alors la taille actuelle des fichiers courrier par rapport au quota fixé quand il distribue le courrier aux utilisateurs.

Vous définissez les quotas pour la base courrier sur le panneau Messagerie lors de l'enregistrement des utilisateurs à l'aide de la méthode d'enregistrement sous l'onglet Avancé dans Domino® Administrator, ou en définissant un quota de taille de base à partir de l'onglet Fichiers, dans le panneau Outils de Domino® Administrator.

Vous pouvez configurer le routeur pour qu'il mette en oeuvre des actions de plus en plus contraignantes, à partir du moment où un fichier courrier dépasse son quota. Le routeur peut commencer par envoyer des notifications automatiques aux utilisateurs lorsque leurs fichiers courrier excèdent le quota fixé. Si les utilisateurs ne réagissent pas à ces notifications, vous pouvez demander à ce que les messages en attente soient retenus dans MAIL.BOX ou renvoyés à leurs expéditeurs comme étant non distribuables tant que les destinataires n'ont pas pris des mesures pour réduire la taille de leurs fichiers courrier.

Outre la définition d'un quota, il est possible de configurer un seuil de mise en garde et de s'en servir pour avertir les utilisateurs que leurs fichiers courrier s'approchent de la limite fixée. A titre d'exemple, si le quota du fichier courrier est de 30 Mo, vous pouvez spécifier un seuil de mise en garde de 25 Mo. Servez-vous du document Paramètres de configuration pour demander au routeur d'envoyer des notifications à tous les utilisateurs qui ont dépassé le seuil de mise en garde. Si vous activez cette option, le routeur distribue un rapport d'alerte de quota aux utilisateurs concernés. Ces derniers peuvent alors prendre des mesures pour réduire la taille de leurs fichiers courrier avant qu'ils ne dépassent le quota.

Lorsque vous l'utilisez avec le paramètre Conserver et réessayer dans le champ En cas de dépassement du quota du document Paramètres de configuration, le paramètre NOTES.INI de MailTimeout désigne le nombre de jours pendant lesquels le courrier est conservé pour l'utilisateur lorsque le fichier courrier de ce dernier dépasse le quota fixé pour la taille des fichiers courrier. Par défaut, MailTimeout=1. Si le fichier courrier d'un utilisateur dépasse ce quota, le fichier est conservé pour cet utilisateur pendant une journée. Si l'utilisateur ne prend aucune initiative pour réduire la taille du fichier courrier dans la journée qui suit, le courrier est renvoyé à l'expéditeur en tant que courrier non distribué. Si l'utilisateur réduit la taille du fichier courrier au cours de cette journée, le courrier conservé est alors distribué. Vous pouvez utiliser une valeur supérieure à 1 afin que les utilisateurs puissent bénéficier d'un délai autorisé suffisant avant le retour de leur courrier à l'expéditeur. Par exemple, si la valeur n'est pas supérieure à 1, lorsqu'un utilisateur en congé est informé que son fichier courrier dépasse la taille maximale autorisée, il ne sera pas en mesure de réduire la taille du fichier courrier. Après une journée, le courrier sera renvoyé à l'expéditeur en tant que courrier non distribué. Vous pouvez définir une valeur supérieur à un (1) pour que le courrier soit conservé pendant plusieurs jours avant son retour à l'expéditeur.

Parallèlement aux méthodes utilisées par le routeur pour appliquer les quotas, le client Notes® affiche un avertissement chaque fois qu'un utilisateur tente d'envoyer du courrier alors que le seuil de mise en garde ou le quota fixé pour son fichier est dépassé.