Consignation des messages

Par défaut, une fois que le routeur Notes® a traité un message, il ne conserve pas de copie de ce message. Ainsi, une fois que le serveur A a transmis un message au serveur B, le routeur sur le serveur A supprime le message de sa base MAIL.BOX. De même, lorsque le serveur B a transféré ou distribué le message au serveur suivant du chemin de routage, le routeur sur le serveur B retire le message de sa base MAIL.BOX.

Pour se conformer aux lois ou règles qui régissent votre activité, votre société peut avoir besoin d'enregistrer une copie de chaque message traité par le système de messagerie local et de conserver ou d'effectuer un processus sur les copies de ces messages. A titre d'exemple, les agences gouvernementales américaines telles que la SEC (Securities and Exchange Commission) demandent aux sociétés de conserver tous les messages relatifs aux transactions qu'elles effectuent.

La consignation des messages permet aux administrateurs d'enregistrer une copie de certains messages que le routeur traite via le système Domino®. La journalisation peut concerner tous les messages traités par le routeur ou uniquement les messages correspondant à des critères définis. Lorsque la consignation des messages est activée, Domino® examine le courrier lors de son passage dans MAIL.BOX et enregistre des copies des messages sélectionnés dans une base de consignation des messages Domino® (Mail Journaling, MAILJRN.NSF) pour un chargement et un examen ultérieurs. La consignation des messages fonctionne conjointement avec les règles de messagerie ; il est ainsi possible de créer une règle de journalisation dans laquelle vous spécifiez les critères qui entraîneront la consignation des messages. Vous pouvez, par exemple, consigner les messages envoyés ou provenant de personnes, groupes ou domaines spécifiques. Avant de déposer des messages dans la base de consignation des messages, le routeur les chiffre afin qu'ils ne puissent être examinés que par les personnes autorisées. La consignation n'interrompt pas le routage d'un message. Après l'avoir copié dans la base de consignation des messages, le routeur continue à acheminer le message vers son destinataire.

Domino® La journalisation du courrier diffère de l'archivage des messages. La consignation fonctionne de façon dynamique, en faisant une copie de chaque message lors de son passage dans MAIL.BOX et en plaçant cette copie dans la base de consignation des messages. Une copie du message est conservée même si le destinataire, ou un agent agissant sur le fichier courrier du destinataire, le supprime immédiatement lors de sa distribution. L'archivage est utilisé pour réduire la taille d'une base courrier active en supprimant les messages d'un emplacement et en les déplaçant vers une base hors ligne située généralement à un autre emplacement en vue d'un stockage à long terme. L'archivage agit sur les messages qui ont déjà été distribués. La consignation est effectuée automatiquement par le serveur, alors que l'archivage est une opération manuelle déclenchée par l'utilisateur final sur son propre fichier courrier. Des utilisateurs finaux peuvent rechercher des messages dans une archive de fichier courrier et procéder à leur extraction, mais seul un administrateur disposant des droits adéquats peut examiner une base de consignation de messages.

Vous pouvez utiliser la journalisation du courrier Domino® conjointement à des programmes d'archivage tiers pour répondre à des besoins de stockage à long terme.

Pour fournir un accès à certaines routines de journalisation, Domino® met en place une série d'interconnexions au gestionnaire d'extensions. Le gestionnaire d'extensions permet à une bibliothèque de programmes exécutables, telle qu'une bibliothèque de liens dynamiques ou d'objets partagés, d'enregistrer une routine de rappel qui sera appelée avant, après, ou avant et après que Domino® ait effectué les opérations internes sélectionnées. Les développeurs peuvent ainsi personnaliser le processus du courrier. Les appels de procédures du gestionnaire d'extensions dans la tâche de journalisation pourraient, par exemple, être utilisés conjointement avec un programme d'archivage tiers pour router directement certains messages vers un centre d'archives.