Gestione delle viste con categorie

Le categorie consentono di organizzare i dati nelle viste contenenti molti documenti e di spostarsi più rapidamente in tali viste. Le categorie possono essere ordinate alfabeticamente, numericamente o per data.

A seconda dell'impostazione dell'applicazione, è possibile visualizzare le categorie solo quando contengono documenti.

È possibile catalogare i propri documenti in qualsiasi vista configurata per l'utilizzo delle categorie. Per catalogare i documenti creati da altri utenti in un'applicazione, è necessario disporre dell'accesso Revisione.

Creazione di una categoria o di una sottocategoria

Per creare una categoria o una sottocategoria utilizzare la procedura indicata di seguito. In una vista, le sottocategorie sono visualizzate con un rientro sotto i nomi delle categorie.

  1. Selezionare il documento da classificare.
  2. Dal menu, scegliere Operazioni > Cataloga.
  3. Nel campo Aggiungi categoria immettere un nome di categoria. Per le sottocategorie, immettere un nome di categoria, una barra rovesciata (\) e un nome di sottocategoria, ad esempio:
    Pianificazione vendite\Fiere
  4. (Facoltativo) Per creare più categorie, separare i nomi con virgole, ad esempio:
    Pianificazione vendite, Fiere
  5. Fare clic sul pulsante Aggiungi.
  6. Fare clic su OK.

Utilizzo delle categorie

Dal menu Operazioni > Cataloga è possibile svolgere le attività indicate di seguito:

Tabella 1. Attività utilizzate per gestire i gruppi

Per

Operazione

Aggiungere o rimuovere una categoria per un documento.
  1. Selezionare uno o più documenti.
  2. Fare clic su Operazioni > Cataloga.
  3. Selezionare una o più categorie per aggiungerle, oppure rimuovere il segno di spunta da una o più categorie.

Rinominare una categoria
  1. Selezionare tutti i documenti nella la categoria.
  2. Fare clic su Operazioni > Cataloga.
  3. Rimuovere il segno di spunta dalla categoria esistente.
  4. Nel campo Aggiungi categoria specificare un nuovo nome, quindi fare clic su Aggiungi.

Eliminare una categoria

Per eliminare una categoria da una vista, rimuovere tutti i documenti dalla categoria.

  1. Selezionare tutti i documenti nella la categoria.
  2. Fare clic su Operazioni > Cataloga.
  3. Rimuovere il segno di spunta dalla categoria esistente.

Eliminare una categoria di attività
  1. Fare clic su File > Preferenze (utenti di Macintosh OS X: fare clic su Notes > Preferenze).
  2. Espandere Calendario e To Do.
  3. Fare clic su Calendario e To Do > Visualizza > Voci.
  4. In Categorie, rimuovere i nomi delle categorie da eliminare.