Vistas y carpetas compartidas y privadas

Existen dos tipos principales de vistas y carpetas en una aplicación de Notes®: compartidas (disponibles para muchos usuarios) y privadas (disponibles para una sola persona).

Además, puede crear una vista o carpeta que cambie de compartida a privada cuando se utilice por primera vez. El tipo de vista o carpeta se especifica en el momento de crearla. Una vez creada la vista o la carpeta, ya no se puede cambiar de tipo.

Tabla 1. Descripciones de los tipos de vistas y carpetas
Tipo de vista o carpeta	Finalidad
Privado	Solo puede acceder a ella el ID de Notes® que la ha creado.
Compartido	Puede acceder a ella cualquier persona.
Compartida: Contiene documentos que no están en otra carpeta (solo vistas)	Crea una vista compartida a partir de una versión de una vista o carpeta. Permite a los usuarios ver documentos que no están guardados en carpetas.
Compartida: Contiene documentos eliminados (solo vistas)	Crea una versión compartida de una vista o carpeta. Permite a los usuarios ver una lista de los documentos de la aplicación que han sido eliminados. Puede recuperar estos documentos arrastrándolos desde la Papelera hasta la carpeta donde desee colocarlos. En esta vista se presupone que el gerente de la aplicación ya ha seleccionado la opción `Allow soft deletions` en la ficha Avanzado del cuadro "Propiedades de la aplicación". Al activar la opción Permitir eliminaciones no definitivas y crear dicha vista, los usuarios podrán recuperar, de forma rápida y sencilla, los documentos eliminados por equivocación.
Compartida: Privada al usarla por primera vez	Crea una versión compartida de una vista o carpeta. La primera vez que un usuario abre esta vista o carpeta, Notes crea una copia de ella. Esta copia se convierte en la versión privada del usuario. Si el usuario tiene acceso a la aplicación, la versión privada se creará en ella. En caso contrario, la carpeta se creará en el archivo de área de trabajo del usuario (.ndk). Una vez que el usuario ha creado una copia privada, la vista o carpeta no puede heredar automáticamente los cambios en el diseño como los demás elementos de la aplicación. Para actualizar una vista compartida privada con los cambios en el diseño más recientes, elimine la copia privada de dicha vista y reemplácela por la vista actualizada. Para actualizar una carpeta, copie los documentos que desea guardar en otra carpeta. A continuación, elimine la copia privada de la carpeta y reemplácela por la carpeta actualizada. O bien, seleccione Acciones > Carpeta > Actualizar diseño de las carpetas si está disponible, al igual que lo está en el correo.
Compartida: Escritorio privado durante el primer uso	Crea una versión compartida de una vista o carpeta. La primera vez que un usuario abre esta vista o carpeta, Notes crea una copia de ella. Esta copia se convierte en la versión privada del usuario. Sin embargo, esta carpeta se crea en el archivo de área de trabajo del usuario incluso si este tiene el acceso necesario para crear carpetas privadas en a la aplicación. Una vez que el usuario ha creado una copia privada, la vista o carpeta no puede heredar automáticamente los cambios en el diseño como los demás elementos de la aplicación. Para actualizar una vista compartida privada con los cambios en el diseño más recientes, elimine la copia privada de dicha vista y reemplácela por la vista actualizada. Para actualizar una carpeta, copie los documentos que desea guardar en otra carpeta. A continuación, elimine la copia privada de la carpeta y reemplácela por la carpeta actualizada. O bien, seleccione Acciones > Actualizar diseño de las carpetas si está disponible, al igual que lo está en el correo.