Filtraggio della posta utilizzando le regole

È possibile utilizzare le regole della posta per spostare, inoltrare o eliminare i nuovi messaggi ricevuti che soddisfano determinate condizioni. Ad esempio, è possibile creare una regola che controlla i messaggi provenienti da un mittente specifico o che contengono un determinato oggetto e fare in modo che vengano automaticamente spostati in una cartella, oppure che vengano inviate copie dei messaggi ad altre persone o che i messaggi indesiderati vengano eliminati prima che l'utente li veda nella posta in arrivo.

Creazione di una regola

Procedura

  1. Nel riquadro di navigazione della posta, fare clic sul segno più (+) accanto a Strumenti, quindi fare clic su Regole.
  2. Fare clic su Nuova regola.
  3. In Specifica condizioni, selezionare una parte dei messaggi da controllare (ad esempio mittente oppure oggetto), selezionare uno stato (contiene o è) e immettere i criteri che devono essere soddisfatti (in base al nome di una persona o in base a una parola). Non utilizzare le virgolette per immettere i criteri.

    Ad esempio, è possibile selezionare mittente e contiene, quindi immettere Alice per filtrare tutti i messaggi inviati da Alice Franchi, Alice Stucchi e chiunque si chiami Alice. In alternativa è possibile selezionare Dimensioni (in byte) e è maggiore di, quindi immettere 2.000 per filtrare tutti i messaggi inviati che superano i 2.000 byte.

    Nota: La condizione contiene trova anche parti di parole e ignora la differenza tra maiuscole e minuscole. Ad esempio, è possibile selezionare mittente e contiene, quindi immettere Al o al per selezionare tutti i messaggi inviati da persone che si chiamano Al, Alice, Alessio o Alessandra.
    Suggerimento: La condizione tutti i documenti consente di eseguire un'operazione su tutti i messaggi arrivati nella posta quando le regola è abilitata. Ad esempio, è possibile selezionare Tutti i documenti e specificare l'invio di una copia a un indirizzo email alternativo quando si è fuori ufficio.
  4. Fare clic su Aggiungi.
  5. Effettuare una delle seguenti operazioni:
    Tabella 1. Attività per condizioni ed eccezioni
    Attività Descrizione

    Aggiunta di ulteriori condizioni

    Fare clic su Condizione, selezionare AND oppure OR e ripetere i punti 3 e 4 per ogni nuova condizione.

    Aggiunta di un'eccezione

    Fare clic su Eccezione e ripetere i punti 3 e 4.

    Aggiunta di ulteriori eccezioni

    Fare clic su Eccezione, selezionare AND oppure OR e ripetere i punti 3 e 4 per ogni nuova eccezione.

    Rimozione di una condizione o eccezione

    Fare clic sulla condizione o sull'eccezione nella casella Quando arrivano messaggi di posta e fare clic su Rimuovi.

    Rimozione di tutte le condizioni ed eccezioni

    Fare clic su Rimuovi tutto.

  6. In Specifica operazioni, selezionare un'operazione e, se necessario, specificare i relativi dettagli (ad esempio, una cartella di destinazione).
    Tabella 2. Azioni
    Azione Descrizione

    invia copia a

    Selezionare se le copie inoltrate devono contenere il messaggio intero o solo l'intestazione del messaggio. Le intestazioni comprendono l'oggetto, gli indirizzi e la data e ora all'inizio del messaggio; esse non includono il contenuto di tipo Rich text del messaggio.

    Nota: Se, utilizzando l'operazione invia copia a, una regola non funziona, chiedere al proprio amministratore di sistema se la funzione è stata disabilitata per la propria organizzazione.
  7. Fare clic su Aggiungi operazione.
  8. Effettuare una delle seguenti operazioni:
    Tabella 3. Attività sulle operazioni
    Attività Descrizione

    Aggiunta di altre operazioni

    Ripetere i punti da 6 a 7 per ogni nuova operazione.

    Rimozione di un'operazione

    Fare clic sull'operazione nella casella Esegui le seguenti operazioni, quindi su Rimuovi.

    Rimozione di tutte le operazioni

    Fare clic su Rimuovi tutto.

  9. Fare clic su OK. Per impostazione predefinita, la regola è abilitata (Attiva).

Cosa accade se si applicano più regole a un'unica email?

Le regole vengono elaborate nell'ordine in cui sono visualizzate in Strumenti > Regole. Se sono presenti più regole per un singolo messaggio, vengono applicate al messaggio nell'ordine. Se si desidera che venga applicata una sola regola, utilizzare stop processing per arrestare l'elaborazione dopo la prima regola.

Procedura

  1. Selezionare la regola e fare clic su Modifica.
  2. In Specifica operazioni, selezionare stop processing, quindi fare clic su Aggiungi operazione.
  3. Fare clic su OK.
  4. Se è necessario modificare l'ordine delle regole, fare clic sul pulsante Sposta in alto Pulsante Sposta in alto.

Esempio

Ad esempio, è possibile definire le seguenti regole:

WHEN Subject contains Marketing THEN Move to folder Informazioni Marketing AND Stop Processing further Rules

WHEN Subject contains Vendite THEN Move to folder Informazioni Vendite

In questo esempio, se l'oggetto di un messaggio contiene Marketing e Vendite, il messaggio viene spostato nella cartella Informazioni marketing e tutta l'elaborazione delle regole viene arrestata. Se l'operazione stop processing non è presente, il messaggio viene prima spostato nella cartella Informazioni marketing, quindi nella cartella Informazioni vendite quando viene eseguita la seconda regola.

Modifica o eliminazione di regole

Procedura

  1. Nel riquadro di navigazione della posta, fare clic sul segno più (+) accanto a Strumenti, quindi fare clic su Regole.
  2. Modificare o eliminare le regole utilizzando la barra delle operazioni sopra l'elenco delle regole.
    Nota: Se una regola di posta viene eliminata prima che sia disabilitata, in alcune circostanze può restare attiva; si consiglia di disabilitare una regola di posta prima di eliminarla.