Beispiel für Agenten: Mail weiterleiten

Leiten Sie mithilfe eines Agenten Mails, die Ihnen ein bestimmter Benutzer gesendet hat, an eine bestimmte Gruppe weiter.

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Sie können Produktzeitpläne, die Ihr Manager Daniel Peters Ihnen sendet, automatisch einmal täglich an die übrigen Teammitglieder verteilen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

Anmerkung: Wenn eine Regel, die die Aktion Kopie senden an verwendet, für Ihre Organisation aktiviert ist, können Sie die Task einfacher ausführen, indem Sie Ihre Mail mit der Regel filtern. Weitere Informationen finden Sie unter Neue Mail mit Regeln filtern.

Prozedur

  1. Öffnen Sie Ihree Mailanwendung und klicken Sie dann auf Erstellen > Agent.
  2. Geben Sie auf der Registerkarte Allgemein der InfoBox „Eigenschaften: Agent“ im Feld Name Zeitpläne weiterleiten ein.
  3. Wählen Sie im Abschnitt „Auslösen“ die Option Durch Zeitplan und dann den Listeneintrag Täglich aus.
  4. Klicken Sie auf Zeitplan, um das Dialogfeld „Zeitplan“ zu öffnen, und geben Sie im Feld Agent starten um eine Uhrzeit ein.
  5. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu schließen.
  6. Wählen Sie als „Ziel“ Alle neuen und geänderten Dokumente aus.
  7. Schließen Sie die InfoBox „Eigenschaften: Agent“.
  8. Klicken Sie in der Infoliste des Programmierfensters auf die Registerkarte Objekte und wählen Sie anschließend aus der Liste der Objekte die Option Dokumentauswahl aus.
  9. Klicken Sie unten im Programmierfenster auf Bedingung hinzufügen. Das Dialogfeld „Bedingung hinzufügen“ wird geöffnet.
  10. Wählen Sie die Bedingung Mehrere Wörter aus.
  11. Geben Sie den Begriff Zeitplan in Feld 1 ein.
  12. Klicken Sie auf Hinzufügen. Die Bedingung wird dem Agenten hinzugefügt und das Dialogfeld wird geschlossen.
  13. Klicken Sie erneut auf Bedingung hinzufügen und wählen Sie die Bedingung Nach Autor aus.
  14. Wählen Sie im Feld unter Dokumente suchen, für die gilt … Autor die Option ist Mitglied von aus.
  15. Geben Sie Daniel Peters in das Feld „Name“ ein und klicken Sie anschließend auf Hinzufügen. Die Bedingung wird dem Agenten hinzugefügt und das Dialogfeld wird geschlossen.
    Anmerkung: Sie können mehrere Namen, durch Kommas getrennt, eingeben. Wenn Sie den hierarchischen Namen eines Benutzers kennen (wie z. B. Maria Sebald/Entwicklung/Mayer), geben Sie ihn ein. Wenn Sie sich bezüglich der Schreibweise eines Namens nicht sicher sind, klicken Sie auf das Personensymbol, um in der Anwendung „Kontakte“ oder einem Benutzerverzeichnis nach Personennamen zu suchen.
  16. Klicken Sie in der Infoliste auf die Registerkarte Objekte und wählen Sie anschließend in der Liste der Objekte die Option Aktion aus.
  17. Klicken Sie unten im Programmierfenster auf Aktion hinzufügen. Das Dialogfeld „Aktion hinzufügen“ wird geöffnet.
  18. Wählen Sie im Feld Aktion die Option Mail senden aus.
  19. Geben Sie die Namen der Empfänger in das Feld An ein und geben Sie dann Neuester Produktzeitplan in das Feld Thema ein.
  20. Aktivieren Sie die Option Kopie des Dokuments beifügen.
  21. Klicken Sie auf Hinzufügen. Die Aktion wird dem Agenten hinzugefügt und das Dialogfeld wird geschlossen.
  22. Klicken Sie auf Datei > Speichern, um den Agenten in der Anwendung zu speichern.