Mail mit Regeln filtern

Mithilfe von Mailregeln können Sie veranlassen, dass neu eingehende Nachrichten, die bestimmte Bedingungen erfüllen, verschoben, weitergeleitet oder gelöscht werden. Beispielsweise könnten Sie eine Regel erstellen, die auf Nachrichten eines bestimmten Absenders oder mit einem bestimmten Betreff prüft und diese automatisch in einen bestimmten Ordner verschiebt, Kopien dieser Nachrichten an eine Person sendet oder unerwünschte Nachrichten löscht, bevor sie in Ihrem Eingang angezeigt werden.

So erstellen Sie eine Regel

Prozedur

  1. Klicken Sie im Navigationsfenster Ihrer Mail auf das Pluszeichen (+) neben Werkzeuge und anschließend auf Regeln.
  2. Klicken Sie auf Neue Regel.
  3. Wählen Sie unter Bedingungen angeben einen zu prüfenden Nachrichtenteil aus (z. B. Absender oder Betreff), wählen Sie einen Status (z. B. enthält oder ist) aus und geben Sie die Kriterien ein, nach denen gesucht werden soll (z. B. der Name einer bestimmten Person oder ein bestimmtes Wort). Verwenden Sie bei der Eingabe der Kriterien keine Anführungszeichen.

    Sie können beispielsweise Absender und enthält auswählen und „Alice“ eingeben, um alle Nachrichten zu filtern, die Ihnen von Alice Franken, Alice Stern oder einer anderen Person namens Alice gesendet wurden. Sie können auch Größe (Byte) und ist größer als auswählen und „2000“ eingeben, um alle an Sie gesendeten Nachrichten zu filtern, die größer als 2000 Byte sind.

    Anmerkung: Die Bedingung enthält funktioniert bei unvollständigen Wörtern und beachtet nicht die Groß-/Kleinschreibung. Sie können beispielsweise Absender und enthält auswählen und „Al“ eingeben, um alle Nachrichten zu filtern, die Ihnen von Personen namens Al, Alice, Alex oder Alicia gesendet wurden.
    Tipp: Mithilfe der Bedingung Alle Dokumente können Sie eine Aktion für alle Nachrichten ausführen, die Sie empfangen, sofern die Regel aktiviert ist. Sie können beispielsweise Alle Dokumente auswählen und festlegen, dass eine Kopie an eine alternative Mail-Adresse gesendet wird, wenn Sie nicht im Büro sind.
  4. Klicken Sie auf Hinzufügen.
  5. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    Tabelle 1. Bedingungen und Ausnahmen – Tasks
    Task Beschreibung

    Weitere Bedingungen hinzufügen

    Klicken Sie auf Bedingung, wählen Sie UND oder ODER aus und wiederholen Sie die Schritte 3 und 4 für jede neue Bedingung.

    Eine Ausnahme hinzufügen

    Klicken Sie auf Ausnahme und wiederholen Sie die Schritte 3 und 4.

    Weitere Ausnahmen hinzufügen

    Klicken Sie auf Ausnahme, wählen Sie UND oder ODER und wiederholen Sie die Schritte 3 und 4 für jede neue Ausnahme.

    Eine Bedingung oder Ausnahme entfernen

    Klicken Sie im Feld Wenn Mailnachrichten empfangen werden, die folgende Bedingungen erfüllen auf die zu entfernende Bedingung oder Ausnahme und anschließend auf Entfernen.

    Alle Bedingungen und Ausnahmen entfernen

    Klicken Sie auf Alle entfernen.

  6. Wählen Sie unter Aktionen angeben eine Aktion aus und geben Sie ggf. Aktionsdetails an (z. B. einen Zielordner).
    Tabelle 2. Aktionen
    Aktion Beschreibung

    Kopie senden an

    Legen Sie fest, ob die weitergeleitete Nachricht den vollständigen Text oder nur den Nachrichtenheader enthalten soll. Die Header enthalten den Betreff, die Adressen sowie das Datum und die Uhrzeit am Anfang der Nachricht, sie enthalten nicht den Rich Text der Nachricht.

    Anmerkung: Wenn Sie feststellen, dass eine Regel mit der Aktion Kopie senden an nicht funktioniert, fragen Sie Ihren Systemadministrator, ob die Funktion für Ihre Organisation deaktiviert wurde.
  7. Klicken Sie auf Aktion hinzufügen.
  8. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    Tabelle 3. Aktionen – Tasks
    Task Beschreibung

    Weitere Aktionen hinzufügen

    Wiederholen Sie die Schritte 6 und 7 für jede neue Aktion.

    Eine Aktion entfernen

    Klicken Sie im Feld Folgende Aktionen ausführen auf die Aktion und dann auf Entfernen.

    Alle Aktionen entfernen

    Klicken Sie auf Alle entfernen.

  9. Klicken Sie auf OK. Die Regel ist standardmäßig aktiviert (Ein).

Was geschieht, wenn mehrere Regeln für eine Mail gelten?

Regeln werden in der Reihenfolge verarbeitet, in der sie unter Werkzeuge > Regeln aufgelistet sind. Wenn mehrere Regeln vorhanden sind, die für eine einzige Nachricht gelten, werden die Regeln in dieser Reihenfolge auf die Nachricht angewendet. Wenn Sie möchten, dass nur eine dieser Regeln angewendet wird, verwenden Sie die Option Verarbeitung stoppen, um die Verarbeitung nach der ersten Regel zu stoppen.

Prozedur

  1. Wählen Sie die Regel aus und klicken Sie auf Bearbeiten.
  2. Wählen Sie unter Aktionen angeben die Option Verarbeitung stoppen aus und klicken Sie anschließend auf Aktion hinzufügen.
  3. Klicken Sie auf OK.
  4. Wenn Sie die Reihenfolge der Regeln ändern müssen, klicken Sie auf die Schaltfläche Nach oben Schaltfläche „Nach oben“.

Beispiel

Sie können beispielsweise Regeln ähnlich den folgenden festlegen:

WENN der Betreff „Marketing“ enthält, DANN in den Ordner „Marketing-Daten“ verschieben UND Verarbeitung weiterer Regeln stoppen

WENN der Betreff „Vertrieb“ enthält, DANN in den Ordner „Vertriebsdaten“ verschieben

Wenn in diesem Beispiel als Betreff die Zeile Marketing und Vertrieb angegeben ist, wird die Nachricht in den Ordner „Marketing-Daten“ verschoben und die Verarbeitung der Regeln wird gestoppt. Wenn die Aktion Verarbeitung stoppen nicht vorhanden ist, wird die Nachricht zuerst in den Ordner „Marketing-Daten“ und anschließend beim Ausführen der zweiten Regel in den Ordner „Vertriebsdaten“ verschoben.

So bearbeiten oder löschen Sie Regeln

Prozedur

  1. Klicken Sie im Navigationsfenster Ihrer Mail auf das Pluszeichen (+) neben Werkzeuge und anschließend auf Regeln.
  2. Bearbeiten oder löschen Sie Regeln mithilfe der Aktionsleiste über der Regelliste.
    Anmerkung: Wenn eine Mailregel vor deren Deaktivierung gelöscht wird, kann sie unter Umständen aktiv bleiben; es wird empfohlen, eine Mailregel zu deaktivieren, bevor Sie sie löschen.