Nachrichten archivieren, um Speicherplatz zu schaffen

Durch die Archivierung wird Speicherplatz freigegeben und die Leistung für Ihre Mail verbessert. Sie können weiterhin auf Nachrichten zugreifen, nachdem Sie sie archiviert haben.

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Tabelle 1. Archivierungsoptionen
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Erste Archivierung

Bevor Sie Nachrichten archivieren können, müssen Sie ein Archiv erstellen. Führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Öffnen Sie Ihre Mail, wählen Sie Aktionen > Archiv > Einstellungen > Kriterien aus und bearbeiten Sie entweder vorhandene Kriterien oder erstellen Sie neue Kriterien. Diese Kriterien teilen Notes mit, welche Dokumente archiviert werden sollen und was mit den Dokumenten geschehen soll.
  2. Wählen Sie nach dem Bearbeiten oder Erstellen die gewünschten Kriterien in der Liste aus und klicken Sie auf Aktivieren.
  3. Wenn Sie Zugriff haben, klicken Sie auf die Registerkarte Zeitplan, um zu planen, wann die Archivierung ausgeführt werden soll. Ihr Computer muss zum geplanten Zeitpunkt eingeschaltet sein.
  4. Wählen Sie Aktionen > Archiv > Jetzt archivieren, um die Archivierung jetzt auszuführen.
Automatische Ausführung der Archivierung planen
  1. Öffnen Sie Ihre Mail, wählen Sie Aktionen > Archiv > Einstellungen > Zeitplan aus und planen Sie, wann die Archivierung ausgeführt werden soll. Ihr Computer muss zum geplanten Zeitpunkt eingeschaltet sein.
Archivierung jetzt ausführen

Wählen Sie Aktionen > Archiv > Jetzt archivieren.

Notes archiviert Nachrichten, die den von Ihnen beim Erstellen eines Archivs festgelegten Kriterien entsprechen.

Ausgewählte Nachrichten jetzt archivieren

Wählen Sie beim Erstellen oder Bearbeiten von Archivierungskriterien unter „Auswahlkriterien“ die Option Vom Benutzer ausgewählt. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Kriterien aktivieren.

Wählen Sie danach zu einem beliebigen Zeitpunkt die Nachrichten aus, die Sie archivieren möchten, und wählen Sie anschließend Aktionen > Archiv > Ausgewählte Dokumente archivieren aus.

Beim Archivieren eine Zusammenfassung in Ihrer Mail belassen

Wählen Sie beim Erstellen oder Bearbeiten von Archivierungskriterien die Option Größe der Dokumente in dieser Anwendung verringern aus und treffen Sie eine Auswahl aus der entsprechenden Dropdown-Liste.

Nachrichten automatisch löschen

Wählen Sie beim Erstellen oder Bearbeiten von Archivierungskriterien die Option Diese Anwendung ohne Archivierung bereinigen aus.

Ergebnisse

Klicken Sie zum Öffnen eines Archivs im Navigationsfenster der Mailanwendung auf das Pluszeichen (+) neben Archiv und wählen Sie anschließend den Namen des Archivs aus.

Um nach einer archivierten Nachricht zu suchen, öffnen Sie das Archiv und durchsuchen Sie es.