Gestion de l'envoi automatique d'avis aux propriétaires des salles ou des ressources

LE propriétaire d'un document de salle/ressource reçoit par défaut différents types d'avis, certains d'entre eux étant répétés de nombreuses fois tant qu'aucune action n'a été prise. En tant qu'administrateur Domino®, vous pouvez aider à contrôler le nombre d'avis supplémentaires (le premier étant toujours envoyé) dans la section Options du propriétaire du document Ressource.

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Les paramètres de gestion du nombre d'avis sont disponibles uniquement pour les documents Ressource où l'option des restrictions de propriétaire est définie sur Propriétaire uniquement ou sur Traitement automatique :
  • Avec le paramètre Propriétaire uniquement, le propriétaire décide si une demande d'utilisation de la salle/ressource peut ou non être traitée ; c'est pourquoi l'administrateur peut choisir d'éviter que ce type de propriétaire ne reçoive un trop grand nombre d'avis.
  • Avec le paramètre Traitement automatique, des personnes spécifiques peuvent choisir les demandes de quelles personnes sont traitées automatiquement, mais le propriétaire reste responsable des demandes de toute autre personne et risque encore de recevoir un trop grand nombre d'avis.
Vous pouvez limiter le nombre d'avis soit en créant un document Ressource, soit en en éditant un.

Procédure

  1. Suivez les instructions de création ou d'édition du document.
  2. Avant d'enregistrer et de fermer le document, spécifiiez les paramètres de la section Options du propriétaire comme suit :
    Tableau 1. Paramètres Options du propriétaire
    Champ Description
    Rappels du propriétaire
    Envoyer jusqu'à l'action du propriétaire. Si cette option reste sélectionnée, des avis supplémentaires sont envoyés tant que le propriétaire n'agit pas sur la demande.
    Remarque : Cette option se comporte comme Domino® le faisait par défaut avant que ces paramètres de contrôle du nombre d'avis supplémentaires aient été ajoutés.

    Envoyer un nombre spécifique d'avis supplémentaires. Sélectionnez cette option et entrez un nombre, 5 par exemple, pour le nombre d'envois supplémentaires d'un envoi automatique d'avis.

    Envoyer les avis le Sélectionnez les jours de la semaine où les avis supplémentaires seront envoyés. Désélectionnez, par exemple, les jours de la semaine, ou bien sélectionnez un seul jour pour limiter le nombre d'avis par semaine.