Importation et exportation des agendas depuis iCalendar

Vous pouvez importer et exporter des agendas de type iCalendar vers et depuis Notes®. iCalendar est une norme Internet qui permet aux agendas créés dans différents programmes d'agenda d'être importés, puis affichés et gérés dans d'autres programmes d'agenda qui prennent en charge la norme iCalendar. La norme iCalendar permet également d'envoyer et de recevoir des demandes de réunion et d'autres tâches via la messagerie.

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Les utilisateurs Notes® peuvent importer des agendas en copiant et collant une URL ou un fichier dans leur courrier en arrivée ou dans leur agenda Notes®. Ils peuvent également importer un fichier à l'aide de l'option de menu Fichier > Importer. Les utilisateurs peuvent prévisualiser l'agenda avant de l'importer.

Lors de l'importation d'un agenda, les entrées de celui-ci sont placées dans l'agenda de l'utilisateur et Notes® crée un document Agenda importé à partir duquel les utilisateurs de Notes® peuvent gérer l'agenda importé. Le document Agenda importé contient le nom de l'agenda, un champ Source contenant l'emplacement du fichier d'agenda, ainsi que la date à laquelle l'agenda a été importé dans Notes®. Les entrées d'agenda importées s'affichent dans l'agenda Notes® de l'utilisateur sous la forme de rendez-vous, événements sur une journée, anniversaires ou rappels.

Dans le document Informations sur l'agenda, les utilisateurs peuvent employer les options suivantes pour gérer leur agenda importé :

  • Supprimer un agenda en cliquant sur le bouton Supprimer
  • Renommer un agenda à l'aide du champ éditable fourni

Les documents Agenda importé sont accessibles par l'intermédiaire de la vue Agendas importés. Dans cette vue, les utilisateurs Notes® peuvent afficher et supprimer des agendas importés, et importer de nouveaux agendas. Accédez à la vue Agendas importés en cliquant sur Outils > Gérer agendas importés. Les utilisateurs Notes® doivent mettre à niveau leur modèle pour l'utiliser avec les nouvelles fonctions d'importation et d'exportation d'iCalendar.

Si un utilisateur tente d'importer un agenda déjà importé, un message indique que l'agenda existe et demande à l'utilisateur s'il veut continuer l'importation ou l'annuler. Les utilisateurs peuvent prévisualiser l'agenda à importer avant d'indiquer s'ils souhaitent continuer ou annuler l'importation. S'ils choisissent de continuer l'importation, le nouvel agenda importé écrase l'agenda existant.

Les utilisateurs peuvent importer des fichiers iCalendar avec un maximum de 500 documents. Au delà de 500 documents, utilisez plusieurs importations.

Notes® permet également aux utilisateurs d'exporter leurs agendas. Choisissez Fichier > Exporter dans le menu pour exporter toutes les entrées d'agenda ou certaines d'entre elles.

Importation d'agendas iCalendar à l'aide du menu Fichier

Procédure

  1. Ouvrez votre agenda Notes®.
  2. Choisissez Fichier > Importer.
  3. Dans la boîte de dialogue Importer, indiquez le type de fichier .ICS, puis sélectionnez le fichier .ICS à importer.
  4. Cliquez sur Importer.
  5. Indiquez le nom de l'agenda à importer, cliquez éventuellement sur Prévisualiser les entrées, puis cliquez sur OK.

Importation des agendas iCalendar à l'aide de la fonction glisser-déplacer

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Si le courrier en arrivée de votre fichier courrier ou l'agenda Notes® est ouvert sur votre bureau, vous pouvez importer un agenda en copiant et collant l'URL du fichier .ICS vers votre agenda Notes®.

Procédure

  1. Ouvrez votre courrier en arrivée ou votre agenda Notes®.
  2. Recherchez l'URL ou le fichier de l'agenda à importer, puis faites-le glisser vers votre courrier en arrivée ou votre agenda.
    Remarque : Le nom de fichier .ICS doit faire partie de l'URL ou du nom de fichier.
  3. Indiquez un nom pour l'agenda à importer, cliquez éventuellement sur Prévisualiser les entrées, puis cliquez sur OK. Lorsque vous cliquez sur Prévisualiser les entrées, vous pouvez afficher l'objet et la date de chaque entrée de l'agenda.

    L'agenda importé est ajouté à votre agenda Notes®.

Gestion des agendas importés du document Informations sur l'agenda

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Gérez vos agendas importés à partir des documents Informations sur l'agenda.

Procédure

  1. Dans votre agenda Notes®, ouvrez la vue Agendas importés en cliquant sur Outils > Gérer agendas importés.
  2. Visualisez la liste des agendas importés qui s'affiche.
  3. Pour afficher le document Informations sur l'agenda d'un agenda en particulier, cliquez deux fois sur le nom de l'agenda dans la liste. Le document Informations sur l'agenda s'affiche alors.
  4. Effectuez une ou plusieurs opérations de gestion d'agenda parmi les suivantes.
    • Pour supprimer l'agenda, cliquez sur Supprimer. Un message s'affiche vous invitant à confirmer la suppression de l'agenda sélectionné. Cliquez sur Oui ou sur Non selon le cas.
    • Pour éditer le nom de l'agenda, cliquez sur Editer. Entrez le nouveau nom de l'agenda, puis cliquez sur OK.
  5. Pour fermer le document, cliquez sur Fermer.

Gestion des agendas importés de la vue Agendas importés

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Dans votre agenda Notes®, ouvrez la vue Agendas importés en cliquant sur Outils > Gérer agendas importés.

Procédure

  1. Visualisez la liste des agendas importés qui s'affiche. Effectuez une ou plusieurs des opérations de gestion suivantes.
    • Pour supprimer un ou plusieurs agendas, sélectionnez les agendas à supprimer, puis cliquez sur Supprimer. Un message s'affiche vous invitant à confirmer la suppression de l'agenda sélectionné. Cliquez sur Oui ou sur Non selon le cas.
    • Pour importer un nouvel agenda, cliquez sur Importer nouvel agenda. Importez l'agenda comme vous le feriez pour n'importe quel agenda à l'aide de l'option de menu Fichier > Importer.
    • Pour ouvrir le document Informations sur l'agenda d'un agenda en particulier, sélectionnez l'agenda et cliquez deux fois dessus.
  2. Fermez la vue.

Exportation des agendas de Notes®

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Pour exporter un agenda de Notes®, procédez comme suit :

Procédure

  1. Ouvrez votre agenda et sélectionnez l'entrée d'agenda en la mettant en évidence et en appuyant sur la barre d'espacement.
  2. Choisissez Fichier > Exporter.
  3. Sélectionnez le type de Calendar File (.ICS), puis indiquez le chemin du dossier dans lequel vous exportez l'entrée d'agenda.
  4. Cliquez sur Exporter.
  5. Indiquez si vous souhaitez exporter uniquement les documents sélectionnés ou tous les documents de cet agenda. Cliquez sur OK.