Exemple d'agent : réacheminement de courrier

Utilisez un agent pour transférer à un groupe particulier des messages électroniques qui vous ont été envoyés par un utilisateur spécifique.

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Supposons que vous désiriez distribuer aux membres de votre équipe, tous les jours et de façon automatique, les plannings de produits que vous envoie votre responsable hiérarchique Daniel Leboeuf. Pour cela, procédez comme suit :

Remarque : Si une règle utilisant l'action envoyer copie à est activée pour votre société, vous effectuerez cette tâche plus facilement en filtrant votre courrier à l'aide de cette règle. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Filtrage des nouveaux messages à l'aide de règles.

Procédure

  1. Ouvrez votre Courrier et cliquez sur Création > Agent.
  2. Dans la boîte des propriétés de l'agent, entrez Faire suivre plannings dans le champ Alias de l'onglet Paramètres généraux.
  3. Dans la section Déclencheur, sélectionnez Selon planning, puis sélectionnez Quotidiennement dans la liste.
  4. Cliquez sur Planifier pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante, puis entrez une heure dans le champ Commencer l'exécution de l'agent à.
  5. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue.
  6. Pour Cible, sélectionnez Tous documents nouveaux et modifiés.
  7. Fermez la boîte des propriétés de l'agent.
  8. Dans le panneau de programmation, cliquez sur l'onglet Objets dans la section Liste d'objets, puis sélectionnez-y Sélection de document.
  9. Cliquez sur Ajouter critère au bas du panneau de programmation pour ouvrir la boîte de dialogue Ajout de critère.
  10. Sélectionnez le critère Plusieurs mots.
  11. Entrez le mot planning dans le champ numéro 1.
  12. Cliquez sur Ajouter pour ajouter le critère à l'agent et fermer la boîte de dialogue.
  13. Cliquez à nouveau sur Ajouter critère, puis sélectionnez le critère Par auteur.
  14. Sélectionnez est l'un de dans le champ sous Recherche de documents ayant les attributs suivants.
  15. Entrez Daniel Leboeuf dans le champ Nom, puis cliquez sur Ajouter pour ajouter le critère et fermez la boîte de dialogue.
    Remarque : Vous pouvez entrer plusieurs noms, en les séparant avec une virgule. Si vous connaissez le nom hiérarchique de l'utilisateur (comme Pierre Dupont/Développement/Audimatique), entrez-le. Si vous n'êtes pas sûr de l'orthographe d'un nom, cliquez sur l'icône représentant une personne afin de rechercher ce nom dans les contacts ou l'annuaire utilisateur.
  16. Cliquez sur l'onglet Objets, puis sélectionnez Action dans la liste des objets.
  17. Cliquez sur Ajouter action au bas du panneau de programmation pour ouvrir la boîte de dialogue Ajout d'une action.
  18. Sélectionnez Envoyer un message dans le champ Action.
  19. Entrez les noms des destinataires dans le champ A, puis entrez Dernier planning produits dans le champ Objet.
  20. Sélectionnez Joindre une copie du document.
  21. Cliquez sur Ajouter pour ajouter l'action à l'agent et fermer la boîte de dialogue.
  22. Cliquez sur Fichier > Enregistrer pour enregistrer l'agent dans l'application.