Filtrage des messages à l'aide de règles

Vous pouvez utiliser des règles de messagerie pour déplacer, transférer ou supprimer les nouveaux messages reçus répondant à certains critères. Par exemple, vous pouvez créer une règle de vérification des messages provenant d'un certain émetteur ou contenant un certain objet ; vous pouvez également configurer Notes pour qu'il transfère automatiquement des messages dans un dossier spécifique, envoie des copies de ces messages à une autre personne, ou supprime des messages indésirables avant qu'ils ne s'affichent dans votre courrier en arrivée.

Création d'une règle

Procédure

  1. Dans le panneau de navigation de votre messagerie, cliquez sur le signe plus (+) en regard d'Outils, puis sur Règles.
  2. Cliquez sur Nouvelle règle.
  3. Dans Spécifier les conditions, sélectionnez un élément des messages à vérifier (par exemple, expéditeur ou objet), sélectionnez un état (par exemple, contient ou est), puis entrez les critères à rechercher (par exemple, le nom d'une certaine personne ou un mot particulier). N'utilisez pas de guillemets pour les critères que vous entrez.

    Par exemple, vous pouvez sélectionner expéditeur et contient, puis entrer Alice pour filtrer tous les messages qui vous sont envoyés par Alice Durand, Alice Martin et toute autre personne dont le prénom est Alice. Vous pouvez également sélectionner Taille (en octets) et est supérieur à, puis entrer 2000 pour filtrer tous les messages reçus dont la taille excède 2000 octets.

    Remarque : La condition contient fonctionne sur des mots incomplets, et ne différencie pas les majuscules des minuscules. Par exemple, vous pouvez sélectionner expéditeur et contient, puis entrer Al pour filtrer tous les messages qui vous sont envoyés par toute personne appelée Alice, Alex ou Alicia.
    Conseil : La condition Tous documents permet d'exécuter une action sur tous les messages reçus lorsque la règle est activée. Ainsi, vous pouvez sélectionner Tous documents et spécifier comme action l'envoi d'une copie à une autre adresse électronique, quand vous n'êtes pas au bureau.
  4. Cliquez sur Ajouter.
  5. Effectuez l'une des opérations suivantes :
    Tableau 1. Tâches de conditions et d'exceptions
    Tâche Description

    Ajout d'autres conditions

    Cliquez sur Condition, sélectionnez AND ou OR, puis renouvelez les étapes 3 et 4 pour chaque nouvelle condition.

    Ajout d'une exception

    Cliquez sur Exception, puis renouvelez les étapes 3 et 4.

    Ajout d'autres exceptions

    Cliquez sur Exception, sélectionnez AND ou OR, puis renouvelez les étapes 3 et 4 pour chaque nouvelle exception.

    Suppression d'une condition ou d'une exception

    Cliquez sur la condition ou l'exception dans le champ Lorsque les messages entrants remplissent les conditions suivantes, puis cliquez sur Supprimer.

    Suppression de toutes les conditions et exceptions

    Cliquez sur Retirer tout.

  6. Dans Spécifier les actions, sélectionnez une action et, si nécessaire, précisez les détails de l'action (tels qu'un dossier cible).
    Tableau 2. Actions
    Action Description

    envoyer copie à

    Choisissez de faire suivre des copies contenant le message complet ou uniquement les en-têtes. Les en-têtes se composent de l'objet, des adresses ainsi que de la date et de l'heure qui apparaissent au début du message ; ils n'incluent pas le contenu en texte riche du message.

    Remarque : Si vous constatez qu'une règle utilisant l'action envoyer copie à ne fonctionne pas, demandez à votre administrateur système si cette fonctionnalité a été désactivée pour votre société.
  7. Cliquez sur Ajouter action.
  8. Effectuez l'une des opérations suivantes :
    Tableau 3. Tâches d'actions
    Tâche Description

    Ajout d'autres actions

    Renouvelez les étapes 6 et 7 pour chaque nouvelle action.

    Suppression d'une action

    Cliquez sur l'action dans la zone Effectuer les opérations suivantes, puis cliquez sur Supprimer.

    Suppression de toutes les actions

    Cliquez sur Retirer tout.

  9. Cliquez sur OK. La règle est activée On) par défaut.

Cas de figure pour lesquels plusieurs règles s'appliquent à un message

Les règles sont traitées dans l'ordre d'affichage sous Outils > Règles. Si plusieurs règles s'appliquent à un message, elles sont alors appliquées dans l'ordre. Pour n'appliquer qu'une seule et unique règle, utilisez arrêter le traitement pour mettre fin au traitement après la première règle.

Procédure

  1. Sélectionnez la règle et cliquez sur Editer.
  2. Sous Spécifier les actions, sélectionnez arrêter le traitement, puis cliquez sur Ajouter action.
  3. Cliquez sur OK.
  4. Si vous avez besoin de changer l'ordre des règles, cliquez sur le bouton Remonter Bouton Remonter.

Exemple

Par exemple, vous pouvez définir les règles suivantes :

QUAND Objet contient Marketing ALORS classer dans le dossier Informations marketing ET arrêter le processus des règles supplémentaires

QUAND l'objet contient Ventes ALORS classer dans le dossier Informations commerciales

Dans cet exemple, si l'objet d'un message contient Marketing et ventes, le message est classé dans le dossier Informations marketing et le traitement de toutes les règles s'arrête. Si l'action arrêter le traitement n'est pas présente, le message est d'abord classé dans le dossier Informations marketing, puis dans le dossier Informations ventes lorsque la deuxième règle s'exécute.

Pour éditer ou supprimer des règles

Procédure

  1. Dans le panneau de navigation de votre messagerie, cliquez sur le signe plus (+) en regard d'Outils, puis sur Règles.
  2. Editez ou supprimez des règles à l'aide de la barre d'actions située au-dessus de la liste des règles.
    Remarque : Si une règle de courrier est supprimée avant d'être désactivée, elle peut rester active dans certaines circonstances ; il est recommandé de désactiver une règle de courrier avant de la supprimer.