Exemple d'agent : Envoi de documents

Utilisez un agent pour envoyer un rapport hebdomadaire à un groupe d'utilisateurs spécifique.

Avant de commencer

Le masque du message à envoyer doit contenir un champ SendTo stockant les noms d'utilisateur.

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Supposons que vous désiriez envoyer un rapport hebdomadaire aux personnes qui travaillent sur le même projet que vous. Pour cela, procédez comme suit :

Procédure

  1. Ouvrez l'application contenant le document à envoyer,puis cliquez sur Création > Agent.
  2. Dans la boîte des propriétés de l'agent, entrez Rapport hebdomadaire dans le champ Alias de l'onglet Paramètres généraux.
  3. Dans la section Déclencheur, sélectionnez Selon planning puis sélectionnez Quotidiennement dans la liste.
  4. Cliquez sur Planifier pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante.
  5. Entrez un jour dans le champ Le et une heure dans le champ A, puis cliquez sur OK.
  6. Pour Cible, sélectionnez Tous documents nouveaux et modifiés, puis fermez la boîte des propriétés de l'agent.
  7. Dans le panneau de programmation, cliquez sur l'onglet Objets dans la section Liste d'objets, puis sélectionnez-y Sélection de document.
  8. Cliquez sur Ajouter critère au bas du panneau de programmation pour ouvrir la boîte de dialogue Ajout de critère.
  9. Sélectionnez le critère Plusieurs mots.
  10. Saisissez Rapport hebdomadaire dans le champ numéro 1 et cliquez sur Ajouter pour ajouter le critère à l'agent et fermer la boîte de dialogue.
  11. Cliquez sur l'onglet Objets, puis sélectionnez Action dans la liste des objets.
  12. Cliquez sur Ajouter action pour ouvrir la boîte de dialogue Ajout d'une action.
  13. Sélectionnez Envoyer le document dans le champ Action.
  14. Cliquez sur Ajouter pour ajouter l'action à l'agent et fermer la boîte de dialogue.
  15. Cliquez sur Fichier > Enregistrer pour enregistrer l'agent dans l'application.

Résultats

Remarque :
  • Si le document contient également des noms dans les champs cc (copieA) ou ccc (copieCachéeA), le document est envoyé également aux destinataires qui y sont définis.
  • S'il contient des champs de priorité de distribution (DeliveryPriority), d'avis de distribution (DeliveryReport) et d'accusé de réception (ReturnReceipt), ces derniers sont utilisés pour déterminer la priorité de distribution, générer des avis de distribution et envoyer des accusés de réception. Si le document ne contient pas ces champs, par défaut, la priorité normale est définie et aucun rapport de distribution ni accusé de réception n'est envoyé.