Filtragem de mensagens usando regras

As regras de e-mail podem ser usadas para mover, encaminhar ou excluir novas mensagens que forem recebidas e que atendam a determinadas condições. Por exemplo, é possível criar uma regra que verifica se há mensagens de determinado remetente ou que contêm determinado assunto e as move automaticamente para uma pasta específica, envia cópias das mensagens para alguém ou exclui as indesejadas antes mesmo que sejam exibidas na Caixa de entrada.

Para criar uma regra

Procedimento

  1. No painel de navegação do e-mail, clique no sinal de mais (+) ao lado de Ferramentas e clique em Regras.
  2. Clique em Nova Regra.
  3. Em Especificar Condições, selecione uma parte da mensagem a ser verificada (como remetente ou assunto), selecione um estado (como contém ou é) e digite os critérios a serem verificados (por exemplo, o nome de uma pessoa ou uma palavra específica). Não use aspas nos critérios inseridos.

    Você pode, por exemplo, selecionar remetente e contém e depois digitar Alice. Assim, todas as mensagens enviadas por Alice França, Alice Santos ou qualquer outra pessoa chamada Alice serão filtradas. Você também pode selecionar tamanho (em bytes) e é maior que e digitar 2000. Assim, todas as mensagens enviadas com mais de 2.000 bytes serão filtradas.

    Nota: A condição contém funciona com palavras incompletas e não distingue maiúsculas de minúsculas. É possível, por exemplo, selecionar remetente e contém e digitar Al ou al, para filtrar todas as mensagens enviadas por qualquer pessoa chamada Al, Alice, Alex ou Alícia.
    Dica: A condição todos os documentos permite realizar uma ação em todas as mensagens recebidas enquanto a regra estiver ativa. Você pode, por exemplo, selecionar todos os documentos e especificar o envio de uma cópia para um endereço de e-mail alternativo enquanto estiver ausente do escritório.
  4. Clique em Incluir.
  5. Execute um dos seguintes procedimentos:
    Tabela 1. Tarefas de condições e exceções
    Tarefa Descrição

    Incluir mais condições

    Selecione Condição, selecione E ou OU e repita as Etapas 3 e 4 para cada nova condição.

    Incluir uma exceção

    Selecione Exceção e repita as Etapas 3 e 4.

    Incluir mais exceções

    Selecione Exceção, selecione E ou OU e repita as Etapas 3 e 4 para cada nova exceção.

    Remover uma condição ou exceção

    Clique na condição ou exceção no campo Quando chegarem mensagens de e-mail que satisfaçam estas condições e, em seguida, clique em Remover.

    Remover todas as condições e exceções

    Clique em Remover Tudo.

  6. Em Especificar Ações, selecione uma ação e, se necessário, especifique detalhes da ação (como a pasta de destino).
    Tabela 2. Ações
    Ação Descrição

    enviar cópia para

    Selecione se deseja que as cópias encaminhadas contenham a mensagem completa ou somente os cabeçalhos. Os cabeçalhos incluem o assunto, os endereços e a data e hora no início da mensagem; não incluem o conteúdo da mensagem em rich-text.

    Nota: Se notar que uma regra com a ação enviar cópia para não está funcionando, pergunte ao administrador se o recurso foi desativado para sua organização.
  7. Clique em Adicionar Ação.
  8. Execute um dos seguintes procedimentos:
    Tabela 3. Tarefas de ação
    Tarefa Descrição

    Incluir mais ações

    Repita as etapas 6 e 7 para cada nova ação.

    Remover uma ação

    Clique na ação na caixa Executar as seguintes ações e clique em Remover.

    Remover todas as ações

    Clique em Remover Tudo.

  9. Clique em OK. A regra é ativada (Ativada) por padrão.

E se várias regras forem aplicáveis a um e-mail?

As regras são processadas na ordem em que são listados em Ferramentas > Regras. Se houver várias regras que se aplicam a uma única mensagem, essas regras serão aplicadas a essa mensagem em ordem. Se você quiser que apenas uma dessas regras se aplique, use parar processamento para interromper o processamento após a primeira regra.

Procedimento

  1. Selecione a regra e clique em Editar.
  2. Em Especificar Ações, selecione parar processamento, e clique em Incluir Ação.
  3. Clique em OK.
  4. Se você precisar alterar a ordem das regras, clique no botão Mover para Cima botão Mover para Cima.

Exemplo

Por exemplo, é possível definir as seguintes regras:

QUANDO Assunto contém Marketing ENTÃO Mover para pasta Informações de marketing E Parar processamento de regras adicionais

QUANDO Assunto contém Vendas ENTÃO Mover para pasta Informações de vendas

Nesse exemplo, se o assunto de uma mensagem contiver Marketing e Vendas, a mensagem será movida para a pasta Informações de Marketing e todo o processamento de regra será interrompido. Se a ação parar processamento não estiver presente, a mensagem primeiro será movida para a pasta Informações de marketing e, em seguida, para a pasta Informações de vendas quando a segunda regra for executada.

Para editar ou excluir regras

Procedimento

  1. No painel de navegação do e-mail, clique no sinal de mais (+) ao lado de Ferramentas e clique em Regras.
  2. Edite ou exclua regras usando a barra de ação acima da lista de regras.
    Nota: Se uma regra de e-mail for excluída antes de ser desativada, ela poderá permanecer ativa em determinadas circunstâncias; é recomendável desativar uma regra de e-mail antes de excluí-la.