Filtragem de mensagens usando regras
As regras de e-mail podem ser usadas para mover, encaminhar ou excluir novas mensagens que forem recebidas e que atendam a determinadas condições. Por exemplo, é possível criar uma regra que verifica se há mensagens de determinado remetente ou que contêm determinado assunto e as move automaticamente para uma pasta específica, envia cópias das mensagens para alguém ou exclui as indesejadas antes mesmo que sejam exibidas na Caixa de entrada.
Para criar uma regra
Procedimento
- No painel de navegação do e-mail, clique no sinal de mais (+) ao lado de Ferramentas e clique em Regras.
- Clique em Nova Regra.
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Em Especificar Condições, selecione uma parte da mensagem a ser verificada (como remetente ou assunto), selecione um estado (como contém ou é) e digite os critérios a serem verificados (por exemplo, o nome de uma pessoa ou uma palavra específica). Não use aspas nos critérios inseridos.
Você pode, por exemplo, selecionar remetente e contém e depois digitar Alice. Assim, todas as mensagens enviadas por Alice França, Alice Santos ou qualquer outra pessoa chamada Alice serão filtradas. Você também pode selecionar tamanho (em bytes) e é maior que e digitar 2000. Assim, todas as mensagens enviadas com mais de 2.000 bytes serão filtradas.
Nota: A condição contém funciona com palavras incompletas e não distingue maiúsculas de minúsculas. É possível, por exemplo, selecionar remetente e contém e digitar Al ou al, para filtrar todas as mensagens enviadas por qualquer pessoa chamada Al, Alice, Alex ou Alícia.Dica: A condição todos os documentos permite realizar uma ação em todas as mensagens recebidas enquanto a regra estiver ativa. Você pode, por exemplo, selecionar todos os documentos e especificar o envio de uma cópia para um endereço de e-mail alternativo enquanto estiver ausente do escritório. - Clique em Incluir.
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Execute um dos seguintes procedimentos:
Tabela 1. Tarefas de condições e exceções Tarefa Descrição Incluir mais condições
Selecione Condição, selecione E ou OU e repita as Etapas 3 e 4 para cada nova condição.
Incluir uma exceção
Selecione Exceção e repita as Etapas 3 e 4.
Incluir mais exceções
Selecione Exceção, selecione E ou OU e repita as Etapas 3 e 4 para cada nova exceção.
Remover uma condição ou exceção
Clique na condição ou exceção no campo Quando chegarem mensagens de e-mail que satisfaçam estas condições e, em seguida, clique em Remover.
Remover todas as condições e exceções
Clique em Remover Tudo.
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Em Especificar Ações, selecione uma ação e, se necessário, especifique detalhes da ação (como a pasta de destino).
Tabela 2. Ações Ação Descrição enviar cópia para
Selecione se deseja que as cópias encaminhadas contenham a mensagem completa ou somente os cabeçalhos. Os cabeçalhos incluem o assunto, os endereços e a data e hora no início da mensagem; não incluem o conteúdo da mensagem em rich-text.
Nota: Se notar que uma regra com a ação enviar cópia para não está funcionando, pergunte ao administrador se o recurso foi desativado para sua organização. - Clique em Adicionar Ação.
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Execute um dos seguintes procedimentos:
Tabela 3. Tarefas de ação Tarefa Descrição Incluir mais ações
Repita as etapas 6 e 7 para cada nova ação.
Remover uma ação
Clique na ação na caixa Executar as seguintes ações e clique em Remover.
Remover todas as ações
Clique em Remover Tudo.
- Clique em OK. A regra é ativada (Ativada) por padrão.
E se várias regras forem aplicáveis a um e-mail?
As regras são processadas na ordem em que são listados em parar processamento para interromper o processamento após a primeira regra.
. Se houver várias regras que se aplicam a uma única mensagem, essas regras serão aplicadas a essa mensagem em ordem. Se você quiser que apenas uma dessas regras se aplique, useProcedimento
- Selecione a regra e clique em Editar.
- Em Especificar Ações, selecione parar processamento, e clique em Incluir Ação.
- Clique em OK.
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Se você precisar alterar a ordem das regras, clique no botão Mover para Cima botão
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Exemplo
Por exemplo, é possível definir as seguintes regras:
QUANDO Assunto contém Marketing ENTÃO Mover para pasta Informações de marketing E Parar processamento de regras adicionais
QUANDO Assunto contém Vendas ENTÃO Mover para pasta Informações de vendas
Nesse exemplo, se o assunto de uma mensagem contiver Marketing e Vendas
, a mensagem será movida para a pasta Informações de Marketing e todo o processamento de regra será interrompido. Se a ação parar processamento não estiver presente, a mensagem primeiro será movida para a pasta Informações de marketing e, em seguida, para a pasta Informações de vendas quando a segunda regra for executada.
Para editar ou excluir regras
Procedimento
- No painel de navegação do e-mail, clique no sinal de mais (+) ao lado de Ferramentas e clique em Regras.
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Edite ou exclua regras usando a barra de ação acima da lista de regras.
Nota: Se uma regra de e-mail for excluída antes de ser desativada, ela poderá permanecer ativa em determinadas circunstâncias; é recomendável desativar uma regra de e-mail antes de excluí-la.