Comment utiliser une boîte de courrier en partance ?

Dans la plupart des cas, le travail hors ligne implique simplement la création et l'utilisation de répliques locales d'applications. Lorsque vous utilisez votre messagerie en mode hors ligne, HCL Notes® peut également stocker provisoirement votre courrier sortant dans un fichier de courrier en partance local et distinct, avant d'effectuer un envoi groupé lorsque vous vous connectez à votre serveur de messagerie et lancez une réplication.

Notes® utilise cette boîte de courrier en partance chaque fois que la valeur Local est spécifiée dans le champ Emplacement du fichier courrier de votre document Site actuel. Lorsque vous basculez pour la première fois vers un site autre que En ligne, Notes® crée automatiquement un fichier de courrier en partance pour le site (MAIL.BOX pour le courrier Notes® ou SMTP.BOX pour le courrier Internet). Ce fichier courrier est créé dans votre répertoire de travail local (data) et a pour titre Courrier en partance. Il correspond à un signet et à une entrée (Send outgoing mail ou Send outgoing Internet mail) de la page Réplication. Par défaut, les sites autres que En ligne sont préconfigurés pour une utilisation du courrier en local, comme expliqué ci-après.

Pour envoyer le courrier en partance, vous devez d'abord répliquer votre application de courrier. Ensuite, si vous disposez d'une connexion à un serveur, le courrier est envoyé et MAIL.BOX ou SMTP.BOX est vidé.

Le fichier de courrier en partance est uniquement destiné au stockage temporaire ; n'essayez pas d'y lire du courrier, d'en créer ou de l'utiliser pour le classement des messages. Toutefois, tant que vous n'avez pas répliqué, vous pouvez supprimer un message de la base de courrier en partance si vous n'avez plus envie de l'envoyer. Pour plus d'informations sur la façon dont Notes® gère le courrier en attente et mis au rebut ou sur la libération des messages, cliquez sur le bouton d'aide situé dans la barre d'actions du fichier de courrier en partance afin d'afficher l'aide en ligne.

L'utilisation du courrier en local est configurée par défaut pour les sites Domicile, Déplacement et Hors ligne. Si vous voulez utiliser le courrier local dans En ligne ou tout autre site LAN, vous devez le spécifier dans l'onglet Messagerie du document Site.

Pour configurer votre courrier pour une utilisation en local

  1. (Facultatif) Basculez sur un site à partir duquel vous souhaitez travailler en mode hors ligne.
  2. Dans le menu, cliquez sur Fichier > Sites > Gérer les sites.
  3. Cliquez sur votre site actif, puis sur Editer.
  4. Cliquez sur l'onglet Courrier.
  5. Dans le champ Emplacement du fichier courrier, sélectionnez Local.
  6. Cliquez sur OK.

Pour supprimer du courrier sortant avant que Notes® ne l'envoie

  1. Ouvrez l'application de courrier en partance en affichant l'espace de travail et en cliquant deux fois sur son icône.
  2. Si vous avez plusieurs messages en attente et que vous ne savez pas lequel est à supprimer, cliquez avec le bouton droit (Ctrl+clic, pour les utilisateurs Macintosh) sur l'un des messages, cliquez sur Fichier > Application > Propriétés, puis cliquez sur l'onglet de conception et sélectionnez le champ Objet dans la liste pour afficher le texte de l'objet du message, ou sur le champ Corps pour visualiser le contenu du message. Recommencez la procédure jusqu'à ce que vous trouviez le message que vous souhaitez supprimer, puis sélectionnez-le.
  3. Cliquez sur Actions > Supprimer message.
  4. Cliquez sur Vue > Actualiser, puis sur OK.
  5. (Facultatif) Pour éditer le message et le renvoyer, cliquez sur la vue Envoyés dans le panneau de navigation, localisez le message, entrez les corrections nécessaires, puis renvoyez-le.

Adressage du courrier en mode hors ligne

Lorsque vous adressez du courrier en mode hors ligne, Notes® recherche le destinataire dans votre application Contacts, sauf si vous disposez d'un catalogue d'annuaires mobile (voir ci-après). S'il ne l'y trouve pas, Notes® considère que le serveur cherchera le destinataire dans son annuaire Domino® lors de l'envoi du message, pendant la réplication. Si le serveur ne trouve pas le nom du destinataire, il envoie un avis de non distribution à votre fichier courrier sur le serveur pour vous indiquer que la transmission a échoué.

Comme vous risquez de ne pas pouvoir visualiser cet avis avant la prochaine réplication de votre courrier, assurez-vous que tous vos destinataires sont répertoriés dans votre application Contacts ou dans l'annuaire HCL Domino® du serveur.

Utilisation des fonctionnalités du courrier sur serveur en mode hors ligne

Si votre société fournit un catalogue d'annuaires mobile (DIRCAT5.NSF), vous pouvez chiffrer vos messages et faire appel à la saisie assistée pour les adresses des destinataires qui font partie de votre entreprise alors que vous travaillez dans une réplique de courrier local. Vous pouvez aussi utiliser le catalogue pour rechercher des adresses et envoyer des messages à des groupes publics.

Pour plus d'informations sur la recherche d'adresses, reportez-vous à la rubrique Recherche de contacts ou d'adresses électroniques Internet.

Pour savoir si votre administrateur a configuré un catalogue d'annuaires mobile à votre intention, suivez la procédure ci-dessous lorsque vous travaillez en mode hors ligne :

  1. Ouvrez votre messagerie et créez un nouveau message.
  2. Cliquez sur A.
  3. Cliquez sur la liste déroulante en regard de Annuaire et voyez si Catalogue d'annuaires mobile y est répertorié.
  4. Effectuez l'une des opérations suivantes :
    • Si le catalogue y figure, sélectionnez-le.
    • Si le catalogue n'y figure pas, demandez à l'administrateur si votre société en fournit un ou s'il est répertorié sous un autre nom.