Comment voir les disponibilités des personnes conviées à une réunion ?
Lorsque vous planifiez une réunion, vous pouvez vérifier si les invités sont disponibles.
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
La disponibilité des invités est basée sur leur planning des disponibilités et les entrées de leur agenda.
Procédure
- Lorsque vous planifiez une réunion ou l'annonce d'un événement, vous pouvez ajouter des invités et réserver des salles et des ressources.
- Cliquez sur l'onglet Trouver des horaires disponibles au bas de l'invitation.
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Effectuez l'une des opérations suivantes :
- Cliquez sur Détails et faites glisser la barre des heures sur une heure. Si la barre des heures est verte, tous les invités sont disponibles aux horaires sélectionnés. Si elle est rose, certains invités ne sont pas disponibles aux horaires sélectionnés. Si elle est grise, aucune information sur les disponibilités des invités n'est disponible. (Les invités dont c'est le cas ou dont les disponibilités sont limitées sont considérés comme disponibles lorsque le système évalue qui pourra être planifié.)
- Vous pouvez également cliquer sur Récapitulatif pour que le planificateur suggère des heures de réunion.
Que faire lorsque les invités ne sont pas tous disponibles ?
Vous pouvez exclure un invité, un groupe d'invités, une salle ou une ressource de façon à trouver un moment où la plupart seront disponibles. Si vous utilisez Récapitulatif, vous pouvez vérifier qu'au moins 75 %, 50 %, ou la totalité des invités obligatoires peuvent participer à la réunion.
Procédure
- Pour exclure un invité, un groupe d'invités, une salle ou une ressource, décochez la case en regard de cet invité, groupe d'invités, salle ou ressource. Par exemple, pour exclure tous les invités non requis, décochez la case en regard de Facultatif.
- Pour voir les disponibilités d'un sous-groupe d'invités, cliquez sur Récapitulatif, sur Vérif. participation tous invités oblig, puis sélectionnez une option.