¿Cómo puedo reducir el número de avisos relacionados con reuniones de la Bandeja de entrada?
Existen varias formas de mantener limpia la Bandeja de entrada: hacer que Notes® responda a las invitaciones a reuniones de forma automática, impedir que las respuestas de los invitados lleguen a la Bandeja de entrada, impedir que las invitaciones a reuniones lleguen a la Bandeja de entrada, o eliminar los avisos de reuniones de forma automática después de responder a ellos.
Cómo responder a algunas reuniones de forma automática
Por qué y cuándo se efectúa esta tarea
Puede procesar automáticamente todas las invitaciones a reuniones, las invitaciones de determinadas personas, o las invitaciones enviadas por cualquier persona que no sea una de las especificadas.
Procedimiento
- Haga clic en y, a continuación, en Agenda y tareas.
- Haga clic en Procesamiento automático.
- Seleccione Responder automáticamente a las invitaciones a reuniones.
- En Si recibo una invitación a una reunión de, seleccione una opción y escriba los nombres si es necesario. Haga clic en la flecha abajo para seleccionar nombres en un directorio.
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En Realizar la acción siguiente automáticamente, seleccione una opción.
Nota: Si las horas no están disponibles en su planificación, seleccione y declinar si la hora no está disponible para declinar la invitación de forma automática, o seleccione y dejar que yo decida si la hora no está disponible si prefiere dejar las invitaciones en la bandeja de entrada para poder responder a ellas.
Actualización de las reuniones de forma automática
Si existen actualizaciones para las reuniones que ha aceptado, puede agregar dichas actualizaciones de forma automática.
Procedimiento
- Haga clic en y, a continuación, en Agenda y tareas.
- Haga clic en Avisos.
- Seleccione Procesar automáticamente las actualizaciones de reuniones y aplicar los cambios a las reuniones.
Cómo impedir que las respuestas de los invitados lleguen a la Bandeja de entrada
Por qué y cuándo se efectúa esta tarea
Puede optar por no recibir los avisos aceptados o declinados de los invitados a las reuniones. Si no desea recibir las respuestas en la Bandeja de entrada y necesita saber quién ha aceptado una invitación a una reunión, abra la invitación y haga clic en la ficha Estado de los invitados situada en la parte inferior.
Procedimiento
- Haga clic en y, a continuación, en Agenda y tareas.
- Haga clic en Avisos.
- Junto a "Mostrar los avisos de reuniones siguientes en mi bandeja de entrada", seleccione Todos excepto las respuestas.
Cómo impedir que los avisos de reuniones lleguen a la Bandeja de entrada
Por qué y cuándo se efectúa esta tarea
En lugar de recibir las respuestas a las reuniones en la Bandeja de entrada, puede responder a todas las reuniones desde la agenda.
Procedimiento
- Haga clic en y, a continuación, en Agenda y tareas.
- Haga clic en Avisos.
- Junto a "Mostrar los avisos de reuniones siguientes en mi bandeja de entrada", seleccione Ninguno.
Eliminación de los avisos de reuniones a los que ha respondido
Procedimiento
- Haga clic en y, a continuación, en Agenda y tareas.
- Haga clic en Avisos.
- Seleccione Eliminar los avisos de reuniones de mi bandeja de entrada después de procesarlos.