Création d'un agenda d'équipe

Un agenda d'équipe est un agenda dans un fichier courrier autonome qui permet aux personnes d'une équipe de voir la disponibilité des membres de l'équipe et de planifier des réunions avec d'autres membres de l'équipe. Pour utiliser un agenda d'équipe, créez un fichier courrier dans lequel mettre l'agenda d'équipe configuré comme une base Courrier en arrivée.

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Vous devrez peut-être demander à votre administrateur Domino d'effectuer ces étapes pour vous.

Procédure

  1. Créez une base de données sur un serveur de messagerie dans le domaine Domino des membres d'équipe. Depuis Notes, cliquez sur Fichier > Application > Nouveau, remplissez les champs suivants, puis cliquez sur OK.
    Tableau 1. Champs à remplir pour créer un fichier de messagerie d'agenda d'équipe
    Champ Description
    Serveur Un serveur de messagerie dans le domaine, par exemple Courrier1/Rénovations.
    Titre Un nom pour le fichier courrier, par exemple, Agenda d'équipe ventes/Rénovations. Vous vous réfèrerez à ce nom dans le document Base Courrier en arrivée.
    Nom du fichier Nom du fichier courrier relatif au dossier des données, par exemple : courrier\sales_team_calendar.nsf.
    Modèle Courrier (R10) ou une version ultérieure du modèle de courrier. Vous pouvez sélectionner le modèle sur le client local ou sur le serveur.
  2. Créez un document Base Courrier en arrivée dans l'annuaire Domino :
    1. Dans l'annuaire Domino, cliquez sur Configuration > Messagerie > Bases Courrier en arrivée et ressources.
    2. Cliquez sur Ajouter base Courrier en arrivée, remplissez les champs suivants et enregistrez le document.
      Tableau 2. Champs à remplir dans le document Base Courrier en arrivée pour un agenda d'équipe
      Champ Description
      Base Courrier en arrivée Nom pour le fichier courrier d'agenda d'équipe, par exemple, Agenda d'équipe ventes/Rénovations.
      Adresse Internet Une adresse pour l'agenda s'il doit être utilisé par des membres d'équipe en dehors de la société, par exemple, salesteamcalendar@renovations.com.
      Domaine Domaine Domino du serveur de messagerie avec le fichier courrier d'agenda d'équipe, par exemple, Rénovations.
      Serveur Nom du serveur Domino avec le fichier courrier d'agenda d'équipe, par exemple, Courrier1/Rénovations.
      Nom de fichier Nom du fichier courrier relatif au dossier des données, par exemple : courrier\sales_team_calendar.nsf.
  3. Modifiez le propriétaire du fichier courrier d'agenda d'équipe :
    1. Ouvrez le fichier courrier d'agenda d'équipe.
    2. Cliquez sur Options > Préférences.
    3. En regard du champ Propriétaire dans l'onglet Courrier, cliquez sur Remplacer.
    4. Lors de l'avertissement, cliquez sur Oui.
    5. Parcourez l'annuaire et sélectionnez le nom que vous avez donné à la base Courrier en arrivée, par exemple, Agenda d'équipe ventes/Rénovations.
    6. Cliquez deux fois sur OK.
  4. Donnez aux membres d'équipe accès à l'agenda d'équipe :
    1. Depuis le fichier courrier d'agenda d'équipe, cliquez sur Options > Préférences.
    2. Cliquez sur l'onglet Accès et délégation.
    3. Cliquez sur Déléguer l'accès à ces personnes en dessous, ajoutez le nom des personnes ou groupes auxquels donner accès. Agenda, Tâches en instance et Contacts,
    4. Pour Access, sélectionnez Lire, créer, éditer et supprimer .
  5. Activez le fichier courrier d'agenda d'équipe devant être un agenda partagé :
    1. Ajoutez le paramètre $CSEnableSharedCal=1 au fichier notes.ini de votre client Notes.
    2. Ouvrez le fichier courrier d'agenda d'équipe.
    3. Cliquez sur Options > Préférences.
    4. Cliquez sur l'onglet Agenda partagé. (Le paramètre $CSEnableSharedCal=1 active cet onglet.)
    5. Sélectionnez Cette application est un agenda partagé et cliquez sur OK.
  6. Donnez aux membres d'équipe accès à l'agenda :
    1. Cliquez sur Options > Préférences.
    2. Cliquez sur Accès et délégation.
    3. Donnez l'accès souhaité aux membres d'équipe individuellement ou par groupe.
  7. Facultatif : Les membres d'équipe doivent effectuer les étapes suivantes pour ajouter l'agenda d'équipe à leur agenda personnel afin qu'ils puissent voir les deux depuis un même endroit :
    1. Ouvrir l'agenda personnel.
    2. Dans le panneau inférieur gauche, sélectionnez Afficher des agendas > Ajouter un agenda.
    3. Dans le champ Ajouter, sélectionnez Agenda d'un utilisateur Notes.
    4. Dans le champ Nom d'utilisateur, saisissez le nom pour l'agenda d'équipe, par exemple, Agenda d'équipe ventes/Rénovations.
  8. Facultatif : Définissez la base de données à ouvrir dans l'agenda par défaut :
    1. Cliquez sur Fichier > Application > Propriétés.
    2. Cliquez sur l'onglet de lancement (cinquième onglet).
    3. Dans le champ Nom, sélectionnez CalendarFS.