Comment réduire le nombre d'avis de réunion dans ma boîte de messagerie ?

Vous pouvez configurer Notes® de façon à ce qu'il réponde automatiquement aux invitations, empêche toute réception de réponses d'invités et d'invitations à des réunions, ou supprime les avis de réunion automatiquement après que vous y avez répondu.

Répondre automatiquement à certaines réunions

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Vous pouvez choisir de traiter automatiquement toutes vos invitations à des réunions, celles issues de personnes spécifiques ou celles envoyées par quiconque à l'exception de personnes spécifiques.

Procédure

  1. Cliquez sur Fichier > Préférences, puis sur Agenda et En instance.
  2. Cliquez sur Traitement automatique.
  3. Sélectionnez Répondre automatiquement aux invitations aux réunions.
  4. Sous Lorsque je reçois une invitation à une réunion de la part de, sélectionnez une option et entrez des noms si nécessaire. Cliquez sur la flèche vers le bas pour sélectionner les noms dans un annuaire.
  5. Sous Exécuter l'action suivante automatiquement, sélectionnez une option.
    Remarque : Si vous êtes indisponible au moment de la réunion, sélectionnez et refuser si l'horaire ne convient pas pour refuser automatiquement, ou et me laisser décider si l'horaire ne convient pas pour laisser l'invitation dans votre boîte de messagerie et y répondre ultérieurement.

Mettre à jour les réunions automatiquement

Lorsqu'une réunion acceptée est mise à jour, vous pouvez automatiquement ajouter la mise à jour.

Procédure

  1. Cliquez sur Fichier > Préférences, puis sur Agenda et En instance.
  2. Cliquez sur Avis.
  3. Sélectionnez Effectuer automatiquement les mises à jour de réunion et appliquer les changements.

Empêcher la réception de réponses d'invités

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Vous pouvez choisir de ne pas recevoir les avis d'acceptation et de refus des invités à une réunion. Au lieu de recevoir les réponses dans votre boîte de messagerie, vous pouvez voir qui a accepté une invitation en ouvrant cette dernière et en cliquant sur l'onglet Etat invité au bas de l'invitation.

Procédure

  1. Cliquez sur Fichier > Préférences, puis sur Agenda et En instance.
  2. Cliquez sur Avis.
  3. En regard d'Afficher les avis de réunion suivants dans mon Courrier en arrivée, sélectionnez Tous sauf les réponses.

Empêcher toute réception d'avis de réunion

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Au lieu de recevoir les réponses aux réunions dans votre boîte de messagerie, vous pouvez y répondre via votre agenda.

Procédure

  1. Cliquez sur Fichier > Préférences, puis sur Agenda et En instance.
  2. Cliquez sur Avis.
  3. En regard d'Afficher les avis de réunion suivants dans mon Courrier en arrivée, sélectionnez Aucun.

Supprimer les avis de réunion auxquels vous avez répondu

Procédure

  1. Cliquez sur Fichier > Préférences, puis sur Agenda et En instance.
  2. Cliquez sur Avis.
  3. Sélectionnez Retirer les avis de réunion de mon Courrier en arrivée une fois que je les ai traités.