Outils de contrôle du courrier

Suivi des messages

Le suivi du courrier peut être effectué tout aussi bien par les utilisateurs que par les administrateurs Domino®. Les premiers n'ont la possibilité de suivre que les messages qu'ils ont eux-mêmes envoyés. Les administrateurs, quant à eux, sont en mesure d'effectuer le suivi des messages expédiés par tous les utilisateurs.

Lorsque vous configurez un suivi de messages, vous pouvez spécifier les types d'informations à enregistrer par Domino®. Ainsi, il est possible de demander à Domino® de ne pas conserver les informations de suivi de message pour certains utilisateurs ou de ne pas garder le contenu de la ligne Objet des messages envoyés par d'autres personnes.

La tâche Mail Tracker Collector (MTC) lit les fichiers journal spéciaux de suivi des messages (fichiers MTC) générés par le routeur et copie un certain nombre d'informations de messagerie de ces derniers vers la base de données MailTracker Store (MTSTORE.NSF). Cette dernière est créée automatiquement lorsque vous activez le suivi de messages sur le serveur. Quand un administrateur ou un utilisateur recherche un message particulier (demande de suivi de message ou rapport de message), Domino® localise les informations dans la base MailTracker Store.

Fonctionnement du suivi des messages

1. A partir d'un client Notes® ou d'un client Domino® Administrator, un utilisateur crée une requête pour déterminer si un message spécifique est arrivé à destination, ou jusqu'à quel point il est arrivé si sa distribution a échoué.
2. Le programme de trace de messages commence son analyse du chemin de routage à partir du serveur qui est à l'origine du message. Si le message ne s'y trouve pas, la procédure de suivi se poursuit automatiquement sur le serveur suivant de la route.
3. L'étape 2 est répétée sur chaque "serveur suivant" jusqu'à la fin de la route. Des informations détaillées sont fournies sur le processus du message sur chaque serveur.
4. Une fois que l'exécution de la requête de suivi est terminée, l'utilisateur peut sélectionner des messages dans les résultats et vérifier leur état de distribution.

   Tableau 1. Valeurs d'état de distribution possibles

   Etat de distribution	Signification
   Distribué	Le message a été délivré à une boîte aux lettres sur le serveur. L'état du fichier courrier indique si le message a été lu, non lu ou supprimé. Si cet état n'a aucune de ces trois valeurs, il apparaît comme inconnu.
   Echec de distribution	Le serveur a essayé de distribuer le message dans un fichier courrier mais n'y est pas parvenu. Il se peut que le destinataire n'existe pas ou que le disque du serveur soit plein.
   En file d'attente	Le routeur est en train de traiter le message.
   Transferts	Le routeur a bien envoyé le message au serveur identifié dans le champ du tronçon de connexion suivant.
   Echec de transfert	Le routeur a tenté de transférer le message à un autre serveur, mais n'y est pas parvenu.
   Groupe détaillé	Le message était adressé à un groupe qui a été détaillé sur ce serveur.
   Inconnu	L'état du message sur le serveur ne peut être déterminé.

Génération de rapports d'utilisation du courrier

A terme, la base MailTracker Store Domino® (MTSTORE.NSF) accumule des données significatives sur les modèles de routage des messages du serveur. Il peut être utile de générer des rapports d'utilisation du courrier à partir de ces données. Par exemple, vous pouvez générer des rapports sur l'activité récente de la messagerie, sur le volume des messages, sur les niveaux d'utilisation individuels et sur les routes fortement empruntées. Vous pouvez utiliser la base Reports (REPORTS.NSF) pour générer et enregistrer des rapports sur l'utilisation du courrier. En principe, elle est créée automatiquement lors de la configuration du serveur.

Ces rapports fournissent des informations importantes qui servent à résoudre les problèmes et à améliorer l'efficacité de la messagerie. Par ailleurs, ces informations s'avèrent précieuses lorsque vous prévoyez des modifications ou des extensions du réseau. Ainsi, vous pouvez générer des rapports affichant les 25 utilisateurs qui ont reçu le plus de courrier sur une période de temps donnée (un jour, une semaine, un mois, et ainsi de suite), ou indiquant le volume de courrier envoyé par un utilisateur particulier pendant un intervalle de temps spécifique. Ces informations vous permettent, par exemple, d'identifier les utilisateurs qui font un mauvais usage de la messagerie. D'autres rapports font ressortir les tronçons de connexion les plus utilisés dans un chemin de routage, vous aidant ainsi à évaluer la conformité aux règles d'utilisation du courrier.

Les agents enregistrés dans la base Reports permettent aux administrateurs de programmer une génération de rapports selon une planification unique, quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. Par défaut, Domino® génère les rapports planifiés à minuit selon la périodicité de votre choix  : quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. Quand une requête de rapport est exécutée, l'agent du rapport actif analyse les données collectées dans la base Domino® MailTracker Store pour produire le rapport résultant. Vous pouvez configurer ce dernier pour que ses résultats soient enregistrés dans la base Reports ou envoyés par courrier à un ou plusieurs administrateurs. Les rapports enregistrés sont organisés dans la base Reports sous différentes vues. Les rapports qui sont envoyés sans être sauvegardés ne sont pas ajoutés à la base Reports.

La base Reports permet également d'analyser l'utilisation du courrier sur le serveur. Les rapports existants sont affichés dans différentes vues et apparaissent classés par date, par planification, par type ou par utilisateur. En outre, une vue affiche tous les rapports planifiés par intervalle.

Générateurs d'événements de routage de courrier

Pour contrôler un réseau de messagerie, vous pouvez configurer des générateurs d'événement de routage de courrier qui testeront et recueilleront des statistiques sur le routage du courrier.