Kurzreferenz für den Kalender

Diese Kurzreferenz enthält eine Bildschirmabbildung, die die grundlegenden Funktionen der Kalenderanwendung erläutert, sowie Tabellen, in denen andere häufig verwendete Tasks und Tastenkürzel aufgelistet sind.

Tabelle 1. Allgemein
Task Aktion

Den Kalender öffnen

 Klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen und wählen Sie dann Kalender aus.

Eine Besprechung oder einen anderen Kalendereintrag erstellen

Klicken Sie im Kalender auf Neu > Besprechung oder einen anderen Typ von Kalendereintrag.

Tipp: Wählen Sie Ereignisankündigung aus, wenn Sie keine Antworten von eingeladenen Personen per Mail erhalten möchten.
Tabelle 2. Mit Besprechungen arbeiten
Task Aktion

Eingeladene Personen zu bzw. aus einer Besprechung hinzufügen oder entfernen

Öffnen Sie die Besprechungseinladung und klicken Sie auf Eingeladene Personen hinzufügen bzw. Eingeladene Personen entfernen.

Einen Alarm für eine Besprechung festlegen oder deaktivieren
  • Wenn Sie einen Alarm festlegen möchten, erstellen oder bearbeiten Sie einen Kalendereintrag und klicken Sie anschließend auf Ich möchte benachrichtigt werden.
  • Um einen Alarm zu deaktivieren, öffnen Sie den Kalendereintrag, deaktivieren Sie das Feld Ich möchte benachrichtigt werden und klicken Sie dann auf Speichern und schließen.

Eine Besprechung neu planen, absagen, aktualisieren oder bestätigen
  • Wenn Sie eine Besprechung neu planen, absagen oder bestätigen möchten, öffnen Sie die Besprechung, klicken Sie auf Besitzeraktionen und anschließend auf Neu planen, Absagen oder Bestätigen.
    Anmerkung: Wenn Sie eine Besprechung bestätigen, sendet Notes den eingeladenen Personen eine Aktualisierung mit den aktuellsten Besprechungsinformationen.
  • Wenn Sie eine Besprechung aktualisieren und die Teilnehmer benachrichtigen möchten, öffnen Sie die Besprechung, aktualisieren Sie sie und klicken Sie anschließend auf Speichern und Einladungen senden.
Tipp: Wenn es sich um eine wiederkehrende Besprechung handelt und eingeladene Personen eine andere Kalenderanwendung als Notes verwenden, wählen Sie Nur diese Instanz, da andere Kalender die anderen Optionen möglicherweise nicht unterstützen.

Eine Besprechung in Ihrem Zeitplan als freie Zeit markieren
  • Wenn Sie die Besprechung erstellen, wählen Sie Als „Verfügbar“ markieren aus.
  • Wenn Sie zu der Besprechung eingeladen werden, klicken Sie auf Vorläufig annehmen.

Antworten von eingeladenen Personen auf eine Besprechung ansehen

Öffnen Sie in Ihrem Kalender die Besprechung und klicken Sie auf die Registerkarte Status der eingeladenen Personen im unteren Bereich der Einladung.

Nachricht an eingeladene Personen senden

Öffnen Sie die Besprechung, klicken Sie auf Besitzeraktionen und wählen Sie Nachricht an alle eingeladenen Personen senden, Nachricht an eingeladene Personen senden, die geantwortet haben oder Nachricht an eingeladene Personen senden, die nicht geantwortet haben aus.

Eine Besprechung verschlüsseln

 Erstellen Sie eine Besprechungseinladung, klicken Sie auf Zustelloptionen und wählen Sie anschließend die Option Verschlüsseln aus.

Ein neues Datum bzw. eine neue Uhrzeit für eine Besprechung vorschlagen
  1. Öffnen Sie die Besprechungseinladung und klicken Sie auf Antworten > Neue Uhrzeit vorschlagen. Wenn die Optionen für Neue Uhrzeit vorschlagen nicht angezeigt werden, hat der Besprechungsleiter Gegenvorschläge für diese Einladung deaktiviert.
  2. Klicken Sie auf Zeitpläne prüfen, um die Freie-Zeit-Planung der Besprechungsteilnehmer zu prüfen und nachzusehen, ob sie zu dem vorgeschlagenen Zeitpunkt verfügbar sind.
Anmerkung: Wenn Sie eine neue Uhrzeit für eine wiederkehrende Besprechung vorschlagen möchten, müssen Sie die Besprechung zunächst annehmen. Öffnen Sie anschließend Ihren Kalender sowie eine Instanz der wiederkehrenden Besprechung und schlagen Sie eine neue Uhrzeit für sie vor.
Tabelle 3. Mit dem Kalender arbeiten
Task Aktion

Durch den Kalender blättern (monats- oder wochenweise)
Wählen Sie im Navigationsfenster die Ansicht Ein Monat aus und verwenden Sie dann die folgenden Tastenkürzel:
  • Einen Monat zurückblättern – Bild auf
  • Einen Monat vorblättern – Bild ab
  • Eine Woche zurückblättern – STRG + Bild auf
  • Eine Woche vorblättern – STRG + Bild ab

Den Kalender filtern, sodass nur Einträge mit einem bestimmten Typ oder Status bzw. Einträge, die privat sind oder von einer bestimmten Person geleitet werden, angezeigt werden

Klicken Sie oben im Kalender auf Anzeigen, klicken Sie auf Filtern nach und wählen Sie anschließend eine Filtermethode.

Sie können beispielsweise auf Leitung klicken, um nur Besprechungen anzuzeigen, die von einer bestimmten Person geleitet werden. Sie können aber auch auf Typ klicken, um nur Termine anzuzeigen.

Abgesagte Besprechungen im Kalender rot anzeigen oder automatisch entfernen

 Klicken Sie auf Datei > Vorgaben, klicken Sie auf den Abschnitt Kalender und Aufgaben, dann auf Anzeigen und Ansichten, wählen Sie Abgesagte Besprechungen automatisch verarbeiten und dann Im Kalender als „Abgesagt“ anzeigen oder Aus Kalender entfernen aus.

Tasks in Kalender anzeigen oder ausblenden

 Klicken Sie auf Datei > Vorgaben, dann auf den Abschnitt Kalender und Aufgaben und anschließend auf Anzeigen und Ansichten. Aktivieren oder deaktivieren Sie dann die Option Aufgaben anzeigen.

Farbe von Kalendereinträgen ändern

 Klicken Sie auf Datei > Vorgaben, klicken Sie auf den Abschnitt Kalender und Aufgaben, klicken Sie auf die Registerkarte Farben und legen Sie dann die Hintergrund- und Textfarben für den Eingabetyp oder für die Kalenderkategorien fest.

Den Kalender in Zeitrastern oder Zusammenfassungen anzeigen

Klicken Sie oben im Kalender auf Anzeigen und dann auf Zusammenfassung (Benutzer des Notes Basic-Clients: Klicken Sie auf Formatierung und dann auf Zusammenfassen), um Zusammenfassungen anzuzeigen, oder auf Zeitraster, um Zeitraster anzuzeigen.

Beim Vorschlagen einer neuen Uhrzeit für eine Besprechung im Kalender Platzhalter für die ursprüngliche Uhrzeit lassen
  1. Klicken Sie auf Datei > Vorgaben, klicken Sie dann auf Kalender und Aufgaben und anschließend auf Anzeigen.
  2. Klicken Sie auf Ansichten und wählen Sie dann Standardmäßig einen Platzhalter für Besprechungen mit Gegenvorschlag einsetzen aus.

Anderen Besprechungsteilnehmern eine Aktualisierung senden, wenn eingeladene Personen hinzugefügt oder entfernt werden
  1. Klicken Sie auf Datei > Vorgaben, klicken Sie dann auf Kalender und Aufgaben und anschließend auf Anzeigen.
  2. Klicken Sie auf Benachrichtigungen.
  3. Wählen Sie Wenn ich zur Besprechung eingeladene Personen hinzufüge oder entferne, andere Teilnehmer informieren aus.
Tabelle 4. Tastenkürzel
Task Für Windows Für Macintosh
Kalender öffnen
Anmerkung: Klicken Sie auf Datei > Vorgaben > Notes Client-Basiskonfiguration > Alternative Tastenkürzel aktivieren, um dieses Tastenkürzel zu aktivieren.
 STRG + 2 STRG + 2
Ausgewählten Kalendereintrag öffnen EINGABETASTE EINGABETASTE
Hilfe zur aktuellen Funktion aufrufen F1 Hilfe oder Befehlstaste + ?
Ausgewählten Text auf die nächste Punktgröße vergrößern F2 Nicht zutreffend
Ausgewählten Text auf die nächste Punktgröße verkleinern UMSCHALT + F2 Nicht zutreffend
Letzte Aktion rückgängig machen STRG + Z Befehlstaste + Z
Ansicht aktualisieren F9 F9
Aktuelle Kalenderansicht oder Kalendereintrag schließen ESC ESC
Eine Liste der verfügbaren Tastenkürzel anzeigen STRG + UMSCHALT + L STRG + UMSCHALT + L