Astuces de recherche
Vous pouvez utiliser la recherche pour trouver des documents, du texte dans un document, des applications et des personnes. Vous trouverez, ci-après, des recommandations sur la composition d'une requête de recherche efficace.
Syntaxe de requête de style Web
Le nouveau paramètre par défaut de recherche dans une vue est la syntaxe de style Web. Si votre requête de recherche comporte plusieurs mots, les documents renvoyés comportent également ces mots, mais pas nécessairement dans l'ordre que vous avez spécifié. Cette syntaxe diffère de la syntaxe Notes® actuelle ; pour rechercher des termes exacts, les guillemets sont désormais nécessaires.
- Pour passer à une syntaxe de style Notes pour une requête particulière, vous pouvez insérer une barre oblique (/) au début de la requête, et ainsi cesser d'utiliser la syntaxe de style Web pour la durée de cette recherche.
- Pour changer le paramètre par défaut de style Web à Style Notes, choisissez puis cliquez sur Configuration de client Notes de base (utilisateurs du client Notes de base : choisissez , onglet Général). Ensuite, dans la liste des options supplémentaires, sélectionnez Utiliser la syntaxe de requête Notes (non Web) dans la barre de recherche des vues.
Soyez spécifique
Utilisez des mots peu susceptibles d'apparaître dans les documents qui ne vous intéressent pas. Par exemple, une recherche portant sur le terme siamois dans une discussion sur les animaux familiers pourrait s'avérer plus efficace que si vous recherchez simplement le mot chats.
Utilisez des guillemets pour rechercher exactement un groupe de mots
Si vous entrez Les chats sont des fins gourmets
, ce groupe de mots sera cherché tel quel. Les guillemets simples sont inopérants.
Apprenez à vous servir de quelques opérateurs simples
Si l'application est indexée, certains mots et caractères, appelés opérateurs, sont interprétés par la fonction de recherche comme des instructions et non pas comme des mots ordinaires. Découvrez les opérateurs de base tels que OR, AND ou NOT et utilisez-les dans vos recherches.
Cochez Inclure les dérivés du mot (ex. : "chat" et "chats")
et Correspondance partielle
Ces options sont disponibles lorsque vous ouvrez la section Plus de la barre de recherche. Elles permettent d'élargir le champ de votre recherche. Quand elles sont activées, vous pouvez taper la racine d'un mot, ou une partie d'un mot - direct
pour trouver directeur
ou direction
, ou bien *mise
pour trouver remise,
chemise
ou démise.
Utilisez des mots de sens voisins
Si, quand vous recherchez des documents sur les chats, les résultats que vous obtenez vous semblent incomplets, essayez chats OR félins OR chatons
. L'opérateur OR permet de trouver les documents contenant au moins l'un de ces mots.
Surveillez le nombre de documents renvoyés
Le nombre de résultats s'affiche dans l'angle supérieur gauche de la barre de recherche. Suivant que ce nombre est trop élevé ou trop faible, essayez de reformuler votre requête.
Utilisez AND si les résultats sont trop nombreux. Utilisez OR si les résultats sont trop peu nombreux.
chats OR chiens Retourne les documents contenant l'un ou l'autre (donc davantage de résultats)
chats AND chiens Retourne les documents contenant les deux (donc moins de résultats)
Utilisez la condition Remplir le masque d'exemple
Ce masque est un moyen très efficace de définir une recherche complexe (pas dans un domaine). Vous disposez d'un haut niveau de contrôle sur les documents retournés. Les champs vides restant sans effet, il n'est pas nécessaire de remplir tous les champs du masque d'exemple. Pour un résultat optimal, ne renseignez qu'un ou deux champs, les plus spécifiques à votre recherche.
Tri des résultats à l'aide des colonnes des vues
Cette astuce ne s'applique qu'à la recherche documentaire. Si vous avez l'habitude de trier les résultats à l'aide des triangles apparaissant sur les titres de colonnes, choisissez show all documents ou keep current order comme option de tri dans la section Plus de la barre de recherche.