節省抄本內的空間
您可用使用「抄寫選項」對話框中的「空間節省器」頁面，來控制每次抄寫時，在選取的抄本中所接收的文件數量。將「空間節省器」頁面上的選項套用到全部位置中選取的抄本。
執行這項作業的原因和時機
「抄寫選項」對話框如未開啟，請開啟要自訂的抄本並按一下功能表的「」，再按一下「空間節省器」。
在下表中按一下任何主題，即可學習如何套用個別設定：
設定 |
範圍 |
註解 |
|---|---|---|
依階段移除或抄寫外來的文件 |
套用至所有位置 |
您可以選擇僅接收已編輯或自您指定日期之後新建的文件，以限制本端抄本的大小。 |
限制資料夾或視圖子集的抄本 |
套用至所有位置 |
您可以選擇僅接收指定資料夾和視圖中的文件，以限制本端抄本的大小。 |
限制指定資料的抄本 |
套用至所有位置 |
您可以選擇僅接收符合表單中指定之標準的文件，以限制本端抄本的大小。您僅可在如「郵件」、「論壇」及「會議室」的特定應用程式設計中使用此表單。 |
您也可以選取「只接收摘要及 40 KB 的 Rich Text」來指定伺服器抄本接收簡要文件，或者選取「符合選取公式的文件」來指定公式。
如需縮減文件的相關資訊，請參閱「縮短所有文件或限制您在抄本中接收的附件檔」。
如果已安裝「HCL Domino® Designer 說明」， 請參閱「限制抄本內容
」主題，以取得使用公式語言指定抄寫限制的相關資訊。或者，移至網路上的「文件」，以下載或檢視「Domino® Designer 說明」。
依階段移除或抄寫外來的文件
執行這項作業的原因和時機
只要抄寫歷程還存在（即尚未清除），您便可依文件的存在期間從本端抄本移除文件。移除較舊的文件可有效地使大型應用程式的本端抄本小於完整的應用程式。未從其他抄本移除文件，因此如果您想要回復，則稍後變更設定便可將其回復到本端抄本。
您也可以略過自截止日起從未修改的抄寫文件。設定截止日可使抄寫時間縮短，因為 Notes® 不需要處理每份文件。
程序
- 開啟抄本，然後按一下「」。
-
執行下列任一步驟或兩者皆執行：
- 若要移除文件，請按一下「空間節省器」，再按一下「移除最近 n 天中未修改的文件」，然後輸入天數。
- 若要跳過較舊的文件不予抄寫，請按一下「其他」，並在「此抄本包含自後方日期起，所有已刪除文件的刪除片段」中輸入截止日。以 mm/dd/yyyy 格式輸入日期。
- 按一下確定。
清除期間
執行這項作業的原因和時機
自應用程式刪除文件時，Notes® 會保存識別該文件的刪除記錄。如此一來，即使已經從原始應用程式刪除文件，Notes® 也可以抄寫該文件至其他抄本。預設的清除期間為 30 天。若要確定收到從應用程式刪除的文件，在每次清除期間中至少要抄寫一次（例如，每隔 30 天一次）。
每次開啟應用程式時，若刪除記錄比應用程式的清除間隔更舊，Notes® 便會移除刪除記錄。應用程式的清除期間為「移除在此之前未修改的文件」欄位中指定天數的三分之一。例如，如果指定為 60 天，則清除期間為 20 天。移除刪除記錄可釋出已刪除文件所佔用的磁碟空間。
在 Notes® 從抄本移除比清除間隔更舊的文件時，Notes® 並不會建立該文件的刪除記錄。
限制指定資料的抄本
執行這項作業的原因和時機
特定應用程式設計，例如「郵件」、「論壇」與「會議室」，提供預先設計的表單，可讓您選取抄本內想要包括的資訊。完成表單後，Notes® 會將您的準則轉換成公式，用以限制所選取的抄本。
程序
- 開啟「郵件」、「討論」、「群組會議室」或其他抄本，然後按一下「檔案 > 抄寫 > 此應用程式的選項」。
- 按一下「空間節省器」，如果應用程式設計有表單，您會在「只接收部分文件」下看到可選取選項的白色空間，而不是資料夾與視圖清單。請確定已選取「擷取文件」的「符合選取準則的文件」選項。
- 捲動表單並選取該應用程式類型的合適選項。例如，在「討論」應用程式中，您可以選取「By author」，並輸入作者姓名的清單，而 Notes® 將依那些作者來限制所選取的文件抄本。
- 按一下確定。
限制資料夾或視圖子集的抄本
執行這項作業的原因和時機
您可限制抄本使其僅接收您在資料夾或視圖內選取的文件。不會從抄本的設計內移除資料夾與視圖；只有資料夾或視圖內的文件會受到影響。
程序
- 開啟抄本，然後按一下「」。
- 按一下「空間節省器」，並選取「在指定的視圖或資料夾中的文件」。
- 選取您想要保留在抄本內的資料夾與視圖。按 Shift 鍵可以選取清單中的多個元素，按 Ctrl 鍵可以選取清單中的多個非連續性元素。
- 按一下確定。