ルールを使用してメールをフィルタリングする

メールルールを使用して、特定の条件に該当する新規受信メッセージを移動、転送、削除することができます。例えば、特定の送信者からのメッセージや特定の件名を含むメッセージをチェックするルールを作成して、指定のフォルダにメッセージを移動する、メッセージのコピーを他のユーザーに送信する、受信ボックスで表示する前に不要なメッセージを削除するなどの処理を自動的に実行できます。

ルールを作成するには

手順

  1. メールのナビゲーションペインで、[ツール] の横のプラス記号 (+) をクリックして、[ルール] をクリックします。
  2. [新規ルール] をクリックします。
  3. [条件の指定] で、メッセージ内の検索対象箇所 ([送信者が] または [件名が] など) を選択し、状態 ([次を含む時] や [次と一致する時]) などを選択して、特定の個人の名前や特定の語句などの検索条件を入力します。入力する条件には引用符を使用しないでください。

    例えば、[送信者が] と [次を含む時] を選択し、Alice と入力すると、Alice French や Alice Stearns など、Alice という名前の人から届いたすべてのメッセージが抽出されます。また、[サイズ (バイト) が] と [次より大きい時] を選択して 2000 と入力すると、2,000 バイトを超えるすべての受信メッセージが抽出されます。

    注: 条件 [次を含む時] は、語句の一部だけを入力しても機能し、大文字と小文字は区別しません。例えば、[送信者が] と [次を含む時] を選択し、Al または al と入力すると、Al、Alice、Alex、Alicia という名前の人から届くすべてのメッセージが抽出されます。
    ヒント: [すべての文書] という条件を使用すると、ルールが有効になっている間に受信したすべてのメッセージに対してアクションを実行できます。例えば、[すべての文書] を選択して、不在中は代替メールアドレスにコピーを送信するよう指定できます。
  4. [追加] をクリックします。
  5. 以下のいずれかの操作を実行します。
    表 1. 条件と例外の操作
    タスク 説明

    条件を追加する

    [条件] をクリックし、[かつ] か [または] を選択し、新しい条件ごとに手順 3 と 4 を繰り返します。

    例外を追加する

    [例外] をクリックし、手順 3 と 4 を繰り返します。

    さらに例外を追加する

    [例外] をクリックし、[かつ] か [または] を選択し、新しい例外ごとに手順 3 と 4 を繰り返します。

    条件か例外を削除する

    [次の条件に合うメールを受信した時] フィールドにある条件または例外をクリックし、[削除] をクリックします。

    すべての条件と例外を削除する

    [すべて削除] をクリックします。

  6. [アクションの指定] でアクションを選択し、必要に応じてアクションの詳細 (宛先フォルダなど) を指定します。
    表 2. アクション
    アクション 説明

    [次にコピーを送信]

    コピーを転送する場合に、完全なメッセージを送信するか、メッセージヘッダーだけを送信するかを選択します。ヘッダーは、メッセージの先頭に表示される件名、宛先、日時です。ヘッダーには、メッセージのリッチテキスト部分は含まれません。

    注: [次にコピーを送信] アクションを使用するルールが機能しない場合は、システム管理者に連絡して、所属する組織でこの機能を無効にしていないかを確認してください。
  7. [アクションの追加] をクリックします。
  8. 以下のいずれかの操作を実行します。
    表 3. アクションの操作
    タスク 説明

    アクションを追加する

    新しいアクションごとに手順 6 と 7 を繰り返します。

    アクションを削除する

    [次のアクションを実行] ボックス内のアクションをクリックして [削除] をクリックします。

    すべてのアクションを削除する

    [すべて削除] をクリックします。

  9. [OK] をクリックします。ルールは、デフォルトで有効 (オン) になります。

1 つのメールに複数のルールを適用する場合

ルールは、[ツール] > [ルール] でルールをリストした順序で処理されます。1 つのメッセージに複数のルールを適用する場合は、そのメッセージに対してルールが順番に適用されます。リストした複数のルールのうちの 1 つだけを適用したい場合は、[処理を中止] を使用して、最初のルールの適用後に処理を停止します。

手順

  1. ルールを選択して [編集] をクリックします。
  2. [アクションの指定] で、[処理を中止] を選択し、[アクションの追加] をクリックします。
  3. [OK] をクリックします。
  4. ルールの順序を変更する必要がある場合は、[上へ移動] ボタン [上へ移動] ボタン をクリックします。

例

例えば、次のようなルールを定義できます。

件名が次を含むとき「Marketing」、次のフォルダに移動「Marketing Information」、かつ「ルールの処理を中止」

件名が次を含むとき「Sales」、次のフォルダに移動「Sales Information」

この例では、メッセージの件名に Marketing and Sales という語句が含まれていると、そのメッセージは、[Marketing Information] フォルダに移動し、すべてのルールの処理が停止します。[処理を中止] アクションが指定されていないと、そのメッセージはまず [Marketing Information] フォルダに移動した後、2 つ目のルールが実行されて [Sales Information] フォルダに移動します。

ルールを編集または削除するには

手順

  1. メールのナビゲーションペインで、[ツール] の横のプラス記号 (+) をクリックして、[ルール] をクリックします。
  2. ルールのリストの上にあるアクションバーを使用して、ルールを編集または削除します。
    注: まだ無効にしていないメールルールを削除した場合、状況によってはそのメールルールはアクティブなままになります。メールルールは、まず無効にしてから削除することをお勧めします。