メッセージをアーカイブして領域を解放する

アーカイブを実行すると、領域が解放され、メールのパフォーマンスが向上します。メッセージをアーカイブした後でも、アーカイブしたメッセージにアクセスできます。

このタスクについて

表 1. アーカイブオプション
ヘッダー ヘッダー
初めてのアーカイブ

メッセージをアーカイブするためには、事前にアーカイブを作成する必要があります。次の手順を実行します。

  1. メールを開き、[アクション] > [アーカイブ] > [設定] > [条件] を選択して、既存の条件を編集するか、新しい条件を作成します。この条件は、Notes にアーカイブすべき文書と文書の処理方法を指示します。
  2. 条件を編集または作成した後、リストから必要な条件を選択して、[有効] をクリックします。
  3. アクセス権がある場合は、[スケジュール] タブをクリックして、アーカイブを実行する時点をスケジュールします。スケジュールした時間に、コンピュータをオンにしておく必要があります。
  4. 今すぐアーカイブする場合は、[アクション] > [アーカイブ] > [すぐにアーカイブ] を選択します。
アーカイブを自動実行するようにスケジュールする
  1. メールを開き、[アクション] > [アーカイブ] > [設定] > [スケジュール] を選択して、アーカイブする時点をスケジュールします。スケジュールした時間に、コンピュータをオンにしておく必要があります。
すぐにアーカイブを実行する

[アクション] > [アーカイブ] > [すぐにアーカイブ] を選択します。

Notes により、アーカイブの作成時に設定した条件を満たしているメッセージがアーカイブされます。

選択したメッセージをすぐにアーカイブする

アーカイブ条件の作成または編集時に、選択条件として [ユーザーに選択された文書] を選択します。この条件を有効にします。

この後随時、 アーカイブしたいメッセージを選択してから、[アクション] > [アーカイブ] > [選択されたアーカイブ文書] を選択します。

アーカイブ時に、メールに要約を残す

アーカイブ条件の作成または編集時に、[アプリケーションの文書サイズを縮小する] を選択して、対応するドロップダウンリストから選択を行います。

メッセージを自動的に削除する

アーカイブ条件の作成または編集時に、[アーカイブせずにクリーンアップする] を選択します。

タスクの結果

アーカイブを開くには、メールナビゲーションペインで、[アーカイブ] の横のプラス記号 (+) をクリックし、アーカイブの名前を選択します。

アーカイブしたメッセージを探すには、アーカイブを開いて検索します。