메일 아카이브 및 정책 이해

관리자는 정책을 사용하여 메일 파일 보관을 중앙에서 제어할 수 있습니다. 메일 파일을 보관하면 공간이 확보되고, 오래되거나 더 이상 사용하지 않는 문서를 보관 데이터베이스에 저장함으로써 메일 데이터베이스의 성능이 향상됩니다.

메일 아카이브 데이터베이스는 Notes® 데이터베이스이며 다른 Notes® 데이터베이스처럼 액세스할 수 있습니다. 사용자의 메일 보관에 있는 보기는 메일 파일에 있는 보기이며 메일이 보관될 때 존재하는 모든 폴더를 포함합니다. 따라서 사용자는 보관 데이터베이스에서 쉽게 보관된 메시지를 찾아서 검색할 수 있습니다.

또한 보관 정책 설정을 사용하여 메일 파일에 대한 문서 보존 정책을 정의할 수 있습니다. 문서 보존을 통해 오래된 문서에 대한 기준을 정의한 후 보관하지 않고 메일 데이터베이스에서 간단히 삭제할 수 있습니다.

아카이브 정책 설정을 정책에 포함하지 않도록 선택하는 경우에도 Notes® 사용자는 메일 파일의 아카이브 설정을 사용하여 메일 파일을 아카이브할 수 있습니다.

메일 파일 보관은 문서 선택, 보관 데이터베이스에 파일 복사 및 메일 파일 정리의 3단계로 구성된 프로세스입니다.

  • 문서 선택 - 활동 및 폴더 선택에 따라 보관할 문서를 선택합니다. 예를 들어, 오래된 문서를 365일 동안 변경하지 않은 문서로 정의할 수 있습니다. 그런 다음 기준에 맞는 모든 문서를 보관하거나 특정 폴더에서 기준에 맞는 문서만 보관할 수 있습니다.
  • 복사 - 소스 메일 파일에서 선택된 문서를 보관 데이터베이스 대상에 복사합니다.
  • 메일 파일 정리 - 보관된 문서를 삭제하거나 줄여 메일 파일의 크기를 줄입니다. 문서를 줄이도록 보관이 구성된 경우 첨부 파일이 모두 삭제되고, 메시지 본문 전체가 삭제되거나 본문에서 40 KB를 초과하는 모든 대상이 삭제됩니다.

여기에 제공된 정보는 Notes 클라이언트에 적용됩니다. HCLiNotes®에서 정책을 사용한 아카이브 설정에 대한 정보는 관련 정보에 있는 HCLiNotes® 관리 제품을 참조하십시오.

클라이언트 기반 및 서버 기반 보관

정책을 사용하여 보관을 관리할 때 서버 기반 보관 또는 클라이언트 기반 보관을 사용하고, 보관 방식에 상관 없이 서버에 보관할 수 있습니다. "서버 기반" 또는 "클라이언트 기반" 용어는 보관 프로세스가 일어나는 장소 즉 서버 또는 클라이언트의 워크스테이션을 나타냅니다. 서버에 보관하도록 선택할 경우, 압축 서버 태스크를 실행하려면 프로그램 문서를 작성해야 합니다. 그러나 클라이언트 기반 보관을 선택할 경우, 문서를 보관하려면 워크스테이션이 실행 중이어야 합니다. 워크스테이션이 실행되지 않을 때 보관이 예약된 경우 문서는 보관되지 않습니다. 다음과 같이 메일 파일을 보관할 수 있습니다.

  • 서버 기반 보관 - 메일 서버를 메일 서버 자체에 보관하거나 보관 서버로 지정할 다른 서버에 보관합니다.
  • 클라이언트 기반 보관 - 별도의 워크스테이션이 메일 파일 보관을 처리합니다. 메일은 메일 서버(지정된 서버) 또는 로컬 워크스테이션에 보관됩니다.

예: 정책을 사용하여 메일 파일 아카이브 관리

메일 파일 아카이브 시 다음과 같은 문제가 발생하므로 Renovations 관리자는 정책 기반 아카이브에 대해 알아두는 것이 좋습니다.

  • 메일 서버 공간이 부족합니다.
  • Renovations는 중앙 아카이브 서버가 필요합니다.
  • 사용량이 많은 시간에는 보관할 수 없습니다.
  • 최종 사용자는 자신의 보관 설정을 제어할 수 없습니다.
  • Notes® 클라이언트가 즉시 롤아웃되지 않습니다.

Renovations 아카이브 문제를 해결하기 위해, 관리자는 다음 아카이브 정책 설정을 사용하고 조직 정책을 통해 모든 사용자에게 적용합니다.

  • 보관 설정은 관리자에 의해 중앙에서 관리 및 실행되므로, 사용자는 보관 설정을 변경하거나 작성할 수 없습니다.
  • 메일 서버에서 지정된 보관 서버로 서버 기반 보관을 사용할 수 있습니다.
  • 지정된 아카이브 서버가 Domino® 8 서버이므로 혼합 환경에서 정책을 수행할 수 있습니다.
  • 보관은 한가한 시간에 실행되도록 예정됩니다.
  • 선택적으로 메일 서버의 공간 부족 정도에 따라 정리(헤더 정보는 남겨두고 첨부 및 메일 본문 삭제)가 유용할 수 있습니다.