아카이브 기준 설정 문서 작성

아카이브 기준 설정 문서를 사용하여 HCLNotes® 사용자의 메일 문서를 아카이브할 때 아카이브 정책 설정 문서에서 사용할 기준 세트를 정의합니다.

시작하기 전에

Domino® 디렉토리에 대한 편집자 권한과 다음 역할 중 하나를 가지고 있는지 확인합니다.
  • 설정 문서를 작성하기 위한 PolicyCreator 역할
  • 설정 문서를 수정하기 위한 PolicyModifier 역할

프로시저

  1. HCLDomino® Administrator에서 사용자 및 그룹 탭을 클릭한 후 설정 보기를 엽니다.
  2. 다음 태스크 중 하나를 수행합니다.
    • 아카이브 기준 설정을 작성할 아카이브 정책 설정 문서를 선택한 후 설정 편집을 클릭합니다.
    • 설정 추가를 클릭한 후 아카이브를 선택하여 새 아카이브 기준 설정 문서를 작성합니다.
  3. 선택 기준 탭을 클릭한 후 새 기준을 클릭합니다.
  4. 기본사항 탭에 다음 정보를 입력합니다.
    표 1. 기본사항 탭 필드

    필드

    조치

    이름

    보관 기준을 식별하는 이름을 입력합니다. 보관 정책 설정 문서에 기준을 추가할 때 선택 상자에 나타나는 이름입니다. 이 이름은 또한 수행 > 아카이브에서 사용자의 메일 폴더 아웃라인에 나타납니다.

    설명

    기준에 대한 설명을 입력합니다.

    보관 기준 사용

    다음 작업 중 하나를 수행합니다.

    • 이 아카이브 기준을 사용하려면 선택란을 사용 가능하게 설정합니다.
    • 나중에 사용하기 위해 아카이브 기준을 작성할 경우 선택란을 사용 불가능하게 설정합니다.
  5. 문서 아카이브 방법에서 다음 항목 중 하나를 선택합니다.
    • 오래된 문서를 아카이브 데이터베이스에 복사한 후 데이터베이스 정리 - 문서를 아카이브 데이터베이스에 아카이브(복사)한 후 사용자의 메일 데이터베이스에서 정리(아카이브한 문서 삭제 또는 줄임)합니다.
    • 아카이브하지 않고 데이터베이스 정리 - 문서를 아카이브 데이터베이스에 복사하지 않고 사용자의 메일 데이터베이스에서 문서를 삭제합니다. 이 설정을 사용하면 지정된 시간 이후의 모든 문서를 삭제하는 문서 보존 정책이 강제로 실행됩니다.
  6. 문서 정리 방법에 대해 이전 문서를 복사하도록 선택한 경우 다음 항목 중 하나를 선택합니다.
    • 데이터베이스에서 더 오래된 문서 삭제 - 사용자의 메일 데이터베이스에 남아 있는 아카이브된 문서의 사본을 삭제합니다.
    • 데이터베이스의 문서 크기 축소 - 사용자의 메일 데이터베이스에 남아 있는 아카이브된 문서의 복사본을 잘라냅니다. 다음 항목 중 하나를 선택합니다.
  7. 정리할 문서에서 아카이브 후보 문서를 결정하는 기준을 지정합니다. 다음 항목 중 하나를 선택합니다.
    • 이전 - 문서 보존 기간의 시작 날짜로 아카이브 기준 설정 문서가 작성된 날짜를 지정합니다. 이 날짜 이전에 작성된 문서가 보관 대상이 됩니다.
    • 최소 다음 기간 동안 액세스되지 않은 문서 - 지정한 기간 내에 열리지 않은 문서를 지정합니다. "최근 액세스 정보 유지" 데이터베이스 특성을 설정하지 않으면 이 옵션을 사용하지 마십시오. 이 특성이 설정되지 않은 경우 기준에서 보관할 문서를 찾지 않습니다. 기간을 지정합니다.
    • 다음 시간 전에 수정된 문서 - 지정된 기간 동안 수정되지 않은 문서를 지정합니다(기본값). 그런 다음 시간 기간을 지정합니다. 이것이 권장 설정입니다.
    • 다음 날짜 전에 만기된 문서 - 만기된 것으로 표시된 문서를 지정합니다. 만기 날짜가 지정된 제한 날짜 이전인 문서가 아카이브 대상입니다.
  8. 옵션: 사용자 정의 메일 템플리트를 사용할 경우 다음 필드를 완료합니다.
    • 템플리트 서버 변경 - 메일 템플리트를 저장할 서버 이름을 선택합니다.
    • 템플리트 선택 - 사용자 정의 메일 템플리트 이름을 선택합니다.
  9. 다음 보기 또는 폴더를 선택하고 5 - 8단계에서 설정한 기준에 따라 선택한 보기 및 폴더의 모든 문서를 정리합니다.
  10. 옵션: 아카이브 데이터베이스의 위치를 변경하려면 대상 탭을 클릭하고 다음 필드를 변경합니다.
    표 2. 대상 탭 필드

    필드

    조치

    보관 디렉토리

    기본값은 "보관"입니다. 이름을 변경할 경우 새 이름을 입력합니다.

    보관 접두사

    기본값은 뒤에 밑줄(_)이 있는 "a"입니다. 접두사를 변경할 경우 새 접두사를 입력합니다.

    보관 접미사

    기본값은 .NSF입니다. 보관 데이터베이스 이름에 대해 NSF가 아닌 다른 접미사를 사용하려는 경우 해당 접미사를 입력합니다.

    기존 파일 이름의 문자 수

    기본값은 50입니다. 이 값을 변경하려면 사용자 메일 파일 이름에서 사용할 문자 수를 입력하여 아카이브 데이터베이스 이름을 작성합니다.

    주: 아카이브 기준 설정을 저장하기 전에 선택 결과를 확인하려면 예제 미리보기 링크를 클릭합니다.
  11. 문서를 저장합니다.