아카이브 정책 설정 문서 작성

메일 파일 아카이브를 설정하려면 아카이브 정책 설정 문서 및 아카이브 기준 설정 문서를 모두 사용합니다. 아카이브 정책 설정 문서를 사용하여 아카이브 정책 매개변수를 지정하거나 지정하지 않을 수 있으며, HCLNotes® 사용자가 메일 데이터베이스를 아카이브할 수 있는지 여부와 아카이브 설정을 설정 또는 수정할 수 있는지 여부도 지정할 수 있습니다. 아카이브 정책 설정 문서는 하나 이상의 아카이브 기준 설정 문서를 이용할 수 있습니다.

시작하기 전에

Domino® 디렉토리에 대한 편집자 권한과 다음 역할 중 하나를 가지고 있는지 확인합니다.
  • 설정 문서를 작성하기 위한 PolicyCreator 역할
  • 설정 문서를 수정하기 위한 PolicyModifier 역할

이 태스크 정보

팁: 보관 금지 설정을 선택하고 사용자 집합에 정책을 적용하여 모든 보관을 금지할 수 있습니다. 개인 보관을 금지하는 것을 선택할 경우 사용자는 이러한 설정을 변경하거나 개인 보관 설정을 작성할 수 없습니다.

아카이브를 허용할 경우, 아카이브 정책 설정 문서를 사용하여 서버 또는 사용자 클라이언트가 아카이브를 수행하는지 여부를 정의하고 소스 및 대상 아카이브 시스템을 지정합니다. 클라이언트 기반 보관일 경우 보관 스케줄도 설정할 수 있습니다. 또한 기본 보관 로그 파일의 이름 및 위치를 변경할 수 있습니다. 클라이언트가 보관을 수행하도록 지정하는 정책을 설정하고 스케줄 및 보관 기준을 정의할 수 있도록 허용할 수도 있습니다.

여기에 제공된 정보는 Notes 클라이언트에 적용됩니다. HCLiNotes®에서 정책을 사용한 아카이브 설정에 대한 정보는 관련 정보에 있는 HCLiNotes® 관리 제품을 참조하십시오.

프로시저

  1. HCLDomino® Administrator에서 사용자 및 그룹 탭을 클릭한 후 설정 보기를 엽니다.
  2. 설정 추가를 클릭한 후 아카이브를 선택합니다.
  3. 기본사항 탭에서 다음 필드를 완료합니다.
    • 이름 - 사용자 또는 설정을 식별하는 이름을 입력합니다.
    • 설명-- 설정에 대한 설명을 입력합니다.
  4. 옵션: 아카이브 옵션에서 아카이브를 금지할 경우 다음 항목 중 하나를 선택합니다. 기본값은 둘 다 허용입니다.
    • 아카이브 금지 - 모든 아카이브를 금지합니다. 일정관리 정리 허용 선택란이 표시됩니다. 이 선택란이 기본적으로 선택되어 있지만, 사용자의 일정관리 정리 기능을 수행하지 않으려는 경우 이 선택을 취소할 수도 있습니다. 문서를 저장합니다.
    • 개인 아카이브 기준 금지 - Notes® 사용자가 개인 아카이브 설정을 작성하거나 이 설정 문서에서 정의된 아카이브 설정을 수정하지 못합니다.
  5. 아카이브 수행 위치에서 다음 항목 중 하나를 선택합니다.
    • 사용자 로컬 워크스테이션 - Notes® 클라이언트 워크스테이션을 사용하여 아카이브 프로세스를 수행합니다(기본값).
    • 서버 - 서버를 사용하여 아카이브 프로세스를 수행합니다. 이 옵션을 선택하는 경우, 압축 태스크를 실행하려면 프로그램 문서를 작성해야 합니다.
  6. 아카이브 소스 데이터베이스 위치에서 아카이브될 메일 파일이 위치할 서버를 지정합니다. 다음 항목 중 하나를 선택합니다.
    • 로컬 - 사용자의 워크스테이션에 있는 메일 파일의 로컬 복제본에 대해 예약된 아카이브 기능이 수행됩니다.
    • 특정 서버 - 메일 파일이 지정된 사용자의 메일 서버가 아닌 다른 서버에 있을 경우 이 옵션을 선택합니다. 서버의 이름을 지정합니다. 지정된 서버에 있는 메일 파일 복제본에 대해 예약된 보관 기능이 수행됩니다.
    • 메일 서버 - 메일 파일이 사용자의 위치 문서(기본값)에서 지정된 메일 서버에 있을 경우 이 옵션을 선택합니다. 위치 문서에 지정된 메일 서버의 메일 파일 복제본에 대해 예약된 보관 기능이 수행됩니다.
    주: 이 설정은 예약된 복제에만 적용됩니다. 메일 파일의 복제본이 여러 개인 경우 예약된 복제 기능은 여기에 지정한 복제에 대해서만 수행됩니다. 클라이언트에서 보관을 수행하도록 구성된 경우 이 설정에 상관 없이 사용자는 보관을 시작할 수 있습니다.
  7. 대상 데이터베이스 위치에서 아카이브 데이터베이스 및 아카이브 로그가 위치할 서버 또는 워크스테이션을 지정합니다. 사용자가 아카이브 기능을 시작할 수 있는 경우(즉, 아카이브가 Notes® 클라이언트에서 수행되도록 구성된 경우), 아카이브 데이터베이스를 작성하려면 사용자에게 대상 서버에 대한 작성 권한이 부여되어야 합니다. 다음 항목 중 하나를 선택합니다.
    • 로컬 - 사용자의 워크스테이션에 메일 아카이브 데이터베이스를 작성합니다. 이 기능은 클라이언트 기반 아카이브에 대해서만 사용 가능합니다.
    • 특정 서버 - 메일 서버가 아닌 다른 서버에 메일 아카이브 데이터베이스를 작성합니다. 그런 다음 서버의 이름을 지정합니다.
    • 메일 서버 - 지정된 사용자의 메일 서버에 메일 아카이브 데이터베이스를 작성합니다.
  8. 선택 기준 탭에서 다음 작업 중 하나 이상을 수행합니다.
    • 새 아카이브 기준 설정 문서를 작성하려면 새 기준을 클릭합니다. 그런 다음 기준 추가를 클릭하고 새로 정의된 기준 문서를 선택합니다. 새 문서에서 기준 세부사항을 지정하는 데 대한 지침은 관련 항목을 참조하십시오.
    • 기준 추가를 클릭한 후 아카이브 설정에 추가할 하나 이상의 아카이브 기준 설정 문서를 선택합니다.
    • 기준 제거를 클릭한 후 아카이브 설정에서 제거할 하나 이상의 아카이브 기준 설정 문서를 선택합니다.
  9. 로깅 탭을 클릭합니다. 아카이브 로깅에서 로그 데이터베이스에 아카이브 활동을 로그하려면 모든 아카이브 활동을 로그 데이터베이스에 로그(기본값) 필드를 사용 가능하게 설정합니다.
  10. 옵션: 로그 디렉토리 위치 및 로그 파일 이름을 변경하려면 다음 필드를 변경합니다.
    표 1. 로그 디렉토리 및 파일 이름을 지정하는 데 사용되는 필드

    필드

    조치

    로그 디렉토리

    기본값은 archive입니다. 이름을 변경할 경우 새 이름을 입력합니다.

    로그 접두사

    기본값은 l로, 뒤에 밑줄이 있습니다. 접두사를 변경할 경우 새 접두사를 입력합니다.

    로그 접미사

    기본값은 .NSF입니다. 사용할 다른 접미사를 입력합니다.

    기존 파일 이름의 문자 수

    기본값은 50입니다. 이 값을 변경하려면 사용자 메일 파일 이름에서 사용할 문자 수를 입력하여 아카이브 로그 이름을 작성합니다.

  11. 아카이브된 문서에 문서 링크 포함 필드에서 다음 작업 중 하나를 수행합니다.
    • 로그에 아카이브된 문서에 대한 링크를 포함하려면 이 필드를 사용 가능하게 설정합니다(기본값). 링크를 포함할 경우 로그 데이터베이스 내에 보관된 문서를 열 수 있습니다.
    • 로그에서 아카이브된 문서에 대한 링크를 제외하려면 이 필드를 사용 불가능하게 설정합니다. 링크를 제외할 경우 보관된 문서를 보려면 보관 데이터베이스를 열어야 합니다.
  12. 스케줄 탭의 클라이언트 기반 보관 스케줄 지정 필드에 대해 다음 중 하나를 선택하십시오.
    • 클라이언트 기반 아카이브에 대한 스케줄을 설정하려면 이 필드를 사용 가능하게 설정한 후 13단계를 완료하여 스케줄을 지정합니다.
    • 이 필드를 비활성화하고 14단계를 계속합니다. 사용자에 대해 보관 스케줄을 설정하지 않지만 자신의 고유한 보관 스케줄을 설정할 수 있습니다.
  13. 옵션: 클라이언트 기반 보관 스케줄 지정을 활성화한 경우 이 필드 중 하나 이상을 입력합니다.
    표 2. 일반 사용자의 아카이브 스케줄을 정의하는 데 사용되는 필드

    필드

    조치

    스케줄 수정 허용

    사용자가 기본 스케줄을 수정하여 고유한 스케줄을 설정합니다.

    빈도

    다음 항목 중 하나를 선택합니다.

    • 매일을 선택한 후 아카이브할 요일을 선택합니다.
    • 매주(기본값)를 선택한 후 아카이브할 요일을 선택합니다.

    실행 조건

    시간을 지정합니다. 기본값은 오후 12시입니다.

    주: 예약된 아카이브를 수행하려면 Notes® 클라이언트를 실행해야 합니다.

    매주 해당 요일

    매주를 설정한 경우 요일을 지정합니다. 기본값은 화요일입니다.

  14. 또한 스케줄 탭의 위치에서 보관할 위치를 지정합니다. 예를 들어, 클라이언트 기반 아카이브를 사용할 경우, 별도의 장소에 아카이브하거나 전화를 걸지 않고 사무실 워크스테이션에서만 아카이브하려고 합니다. 다음 항목 중 하나를 선택합니다.
    • 모든 위치 - 모든 위치에 아카이브할 수 있습니다.
    • 특정 위치 - 하나 이상의 위치를 지정할 수 있습니다.
  15. 고급 탭에서 다음 필드를 완료합니다.
    표 3. 고급 탭 필드

    필드

    조치

    기준이 모든 응답을 삭제할 수 있을 때만 문서를 삭제합니다

    다음 작업 중 하나를 수행합니다.

    • 문서의 응답 문서가 아카이브 기준에 도달하고 삭제될 수도 있는 경우에만 문서가 삭제되도록 하려면 사용 가능하게 설정합니다. 계층 구조 보기에서 고아 문서의 생성을 방지하려면 이 옵션을 사용합니다.
    • 응답 문서를 확인하지 않고 문서를 삭제하려면 이 필드를 사용 불가능하게 설정합니다.
    주: "분리"를 방지하기 위해 항상 사용 가능한 일정관리 및 스케줄 설정 문서에는 이 설정이 적용되지 않습니다.

    최대 문서 보존 선택

    정책을 적용할 모든 사용자가 문서를 삭제 및 보관할 최대 보존 기간을 구성하는 일, 월 또는 년 수를 지정합니다. 개인 보관이 사용 가능하고 최대 보존 설정이 유효할 경우 최대 보존 설정보다 큰 범위를 가진 기준을 정의할 수 없습니다.

    예를 들어, 최대 보존 기간을 2년으로 설정한 경우, 최대 24개월 동안 작성, 수정, 액세스 또는 만료된 문서를 선택하는 기준을 정의할 수 있습니다. 범위가 24개월(2년)보다 큰 기준을 저장하려는 경우 오류가 생성됩니다.

    사용자 생성 만료 필드 사용

    관리자가 보관 문서 만료 날짜에 대해 고유한 필드 이름을 정의하려면 이 항목을 클릭합니다.

    사용자 생성 만료 필드 이름

    보관된 문서의 만료 날짜에 대한 필드 이름을 지정합니다. 만료 날짜에 따라 문서를 선택하는 보관 기준으로 여기에 지정된 필드 이름이 사용됩니다.

  16. 문서를 저장합니다.