메일 문서철 데이터베이스 관리

문서철 방법 지정

메시지를 문서철에 넣고 로컬 데이터베이스(로컬 문서철 작업)에 복사하며 메일 수신 데이터베이스(원격 문서철 작업)에 전달하는데 사용 가능한 방법은 두 가지입니다. 로컬 문서철 작업에서 라우터는 메시지를 MAIL.BOX에서 같은 서버의 메일 문서철 데이터베이스로 이동시킵니다. 로컬 문서철 작업을 둘 이상의 서버에서 사용 가능으로 설정한 경우, 각 서버는 고유의 자체 메일 문서철 데이터베이스를 유지합니다. 로컬 문서철 작업은 메일 문서철 데이터베이스에 도달하기 위해 메시지를 서버 간에 전송할 필요가 없으므로, 네트워크 트래픽을 최소화하기 위해 선호되는 방법입니다.

원격 문서철 작업을 통해 메일 대상 필드에 지정된 메일 수신 데이터베이스로 메시지를 발송하면서 다중 서버에서 하나의 위치로 메시지를 문서철에 넣을 수 있습니다. Domino®는 문서철 작업을 위해 자동으로 메일 수신 데이터베이스를 생성하지 않습니다. 사용자는 수동으로 대상 데이터베이스 및 필수 메일 수신 데이터베이스 문서를 모두 생성해야 합니다.

메시지가 메일 문서철 데이터베이스에 저장되려면 네트워크를 통과해야 되므로 메일 수신 데이터베이스를 사용하여 메시지를 문서철에 넣으면 메일 트래픽이 상당히 증가됩니다.

메일 문서철 데이터베이스의 보안 관리

메일 문서철 데이터베이스에는 많은 사용자에 관한 개인 정보가 들어 있습니다. Domino®는 메일 문서철 데이터베이스에 대한 액세스를 제한하기 위해 두 가지 방법을 사용합니다.

첫째, 데이터베이스를 사용자로부터 숨깁니다. 기본적으로 Domino®는 메일 문서철 데이터베이스를 사용자에게 "보이지 않게" 합니다. 즉, 사용자가 새 데이터베이스를 열 때 메일 문서철 데이터베이스는 데이터베이스 열기 대화 상자에 나타나지 않습니다. 데이터베이스를 표시하려면 데이터베이스 특성 대화 상자의 디자인 탭에서 데이터베이스 열기 대화 상자에 표시를 선택하십시오.

둘째, 로컬 문서철 작업이 사용 가능하면 Domino®는 지정된 Notes® 사용자의 인증된 공개 키를 사용하여 메일 문서철 데이터베이스에 있는 정보를 암호화합니다. 메시지를 암호화할 때 사용하는 ID를 지정하려면 사용자 대체 암호화 필드에 사용자 이름을 입력하십시오. 기본적으로 Domino®는 특정 요약 정보 필드를 암호화에서 제외하여 이 필드에 있는 정보를 데이터베이스 보기에서 사용할 수 있게 합니다. 필드 암호화 제외 목록 필드에서 제외할 다른 필드를 지정할 수 있습니다.

다음 조치를 수행하여 메일 문서철 데이터베이스 보안을 관리할 수도 있습니다.

• 메일 문서철 사용자 설정 – 보안을 최대화하기 위해, 메일 문서철 데이터베이스에 대한 특수 사용자 ID를 작성 및 등록하고 해당 ID에 여러 비밀번호를 할당하십시오. 비밀번호 전달 시 한 명의 사용자도 비밀번호를 알 수 없게 하고, 데이터베이스의 내용을 보려면 여러 사용자의 동의를 얻어야 합니다.
• 서버 관리자가 아닌 사용자에게 메일 문서철 데이터베이스 액세스 권한 제공 – Domino®는 환경 설정 문서의 라우터/SMTP > 고급 > 문서철 탭에서 지정한 사용자 ID를 사용하여 문서철 메시지를 암호화합니다. 지정한 ID는 기존 서버 관리자의 ID이거나 다른 사용자 ID일 수 있습니다. 기본적으로 메일 문서철 데이터베이스의 ACL은 서버 문서의 보안 탭에 있는 관리자 필드에 나열된 사용자만 포함합니다. 메시지 암호화를 위한 ID가 서버 관리자에 속하지 않는 경우, 이 사용자가 데이터베이스에 액세스하기 전에 이 사용자를 데이터베이스 ACL에 추가해야 합니다.

  사용자의 이름은 일일 롤 오버 및 크기 롤 오버 중에 ACL에 보관되지만, 메일 문서철 데이터베이스를 삭제한 경우 다음에 서버가 시작할 때, 서버는 기존 ACL을 사용하여 새 데이터베이스를 자동으로 작성합니다. 암호화에 사용되는 대괄호 안의 ID(예: [User.ID])를 템플리트 JOURNAL.NTF의 ACL에 추가하여 사용자의 이름을 JOURNAL.NSF의 ACL에 자동으로 추가하십시오.

• 원격 문서철 메시지에 대해 암호화 사용 가능 – 기본적으로 메일 수신 데이터베이스는 수신 메일을 암호화하지 않습니다. 문서철에 정리된 메시지를 메일 수신 데이터베이스에 발송하는 동안 개인 정보를 보호하려면 메일 수신 데이터베이스의 수신 메일 암호화를 설정하십시오. 메일 수신 데이터베이스의 암호화를 사용하면, Domino®는 데이터베이스에 저장된 메시지를 암호화하기 위해 사용자의 Notes® 인증 공개 키를 사용하는 사용자를 선택합니다.
• 이전에 암호화된 메시지는 암호화하지 않음 - Notes®가 수신인을 위해 이전에 암호화한 메시지는 지정된 문서철 사용자의 인증된 공개 키로 재암호화되지 않습니다. 따라서 메일 문서철 데이터베이스에 암호화된 메시지를 보관할 때 Domino®는 기존 암호화를 유지하기 때문에, 사용자가 기존 수신인 목록에 포함되지 않는 경우 지정된 메일 문서철 사용자의 ID로는 메시지 내용을 복호화할 수 없습니다. 수신인 목록에 없는 메일 문서철 사용자는 머리글 정보만 볼 수 있습니다.

메일 문서철 데이터베이스 크기 관리

문서철 규칙을 설정하는 방법에 따라 메일 문서철 데이터베이스의 크기가 급격히 증가할 수 있습니다. Domino®는 데이터베이스의 크기를 자동 제어하는 몇 가지 방법을 제공합니다.