建立保存原則設定文件

若要設定郵件檔保存，請使用「保存原則設定」文件及「保存準則設定」文件。「保存原則設定」文件可讓您指定保存原則參數（或不指定參數），以及指定 HCL Notes® 使用者是否可以保存郵件資料庫，以及是否可以設定或修改保存設定。「保存原則設定」文件可以使用一個以上的「保存準則設定」文件。

開始之前

請確定您至少具有 Domino® 名錄的「編輯者」存取權及下列其中一個角色：
  • PolicyCreator 角色，可建立設定文件
  • PolicyModifier 角色，可修改設定文件

執行這項作業的原因和時機

提示： 您可以藉由選取「禁止保存」設定並將原則套用至一組使用者，來禁止所有保存。如果您選擇禁止專用的保存，使用者便無法變更這些設定值或建立專用的保存設定值。

如果您容許保存，請使用「保存原則設定」文件來定義是由伺服器還是使用者的用戶端執行保存，並指定來源及目的地保存系統。如果保存為用戶端型，您也可以設定保存排程表。如果您選擇這樣做，您可以變更預設保存日誌檔的名稱及位置。您也可以設定原則，指定保存要由使用者的用戶端來完成，並讓使用者定義排程表及保存準則。

這裡所提供的資訊適用於 Notes 用戶端。如需使用 HCL iNotes® 原則來設定保存的相關資訊，請參閱相關資訊中的 HCL iNotes® 管理產品說明文件。

程序

  1. 從「HCL Domino® 管理員」中，按一下「人員與群組」標籤，然後開啟「設定」視圖。
  2. 按一下「新增設定」，然後選取「保存」。
  3. 在「基本」標籤上，完成下列欄位：
    • 「名稱」：輸入識別使用者或設定本身的名稱。
    • 「說明」：輸入設定的說明。
  4. 選擇性的： 如果您要禁止保存，請在「保存選項」下選擇下列其中一項。預設為允許兩者。
    • 「禁止保存」：禁止所有保存。顯示「容許行事曆清理」勾選框。依預設會選取它，但如果您選擇不讓使用者執行行事曆清理功能，可以將它取消選取。儲存文件。
    • 禁止專用保存準則：禁止 Notes® 使用者建立專用保存設定或修改此設定文件中定義的保存設定。
  5. 在「保存執行位置」下，選擇一個：
    • 使用者的本端工作站：使用 Notes® 用戶端工作站來執行保存程序（預設值）。
    • 「伺服器」：使用伺服器來執行保存程序。如果選擇這個選項，則必須建立程式文件來執行壓縮作業。
  6. 在「保存來源資料庫的位置」下，指定將要保存的郵件檔所在的伺服器。請選擇其中一項：
    • 「本端」：對使用者工作站上的郵件檔本端抄本，執行任何排程的保存功能。
    • 「特定伺服器」：如果郵件檔不是位於使用者指定的郵件伺服器上，請選擇這個選項。指定伺服器的名稱。會對指定伺服器上的郵件檔抄本，執行所有排程的保存功能。
    • 「郵件伺服器」：如果郵件檔位於使用者「位置」文件中指定的郵件伺服器上，請選擇這個選項（預設值）。會對「位置」文件指定之使用者郵件伺服器上的郵件檔抄本，執行所有排程的保存功能。
    註： 此設定僅適用於已排程的抄寫。使用者郵件檔若有多份抄本，任何排程的抄寫功能僅對此處指定的抄本生效。當保存設定為由用戶端執行時，此設定不影響使用者起始保存的能力。
  7. 在「目的地資料庫的位置」下，指定保存資料庫及保存日誌所在的伺服器或工作站。如果使用者可以起始保存功能，亦即保存配置為在 Notes® 用戶端上執行，您必須提供使用者對目的地伺服器的「建立」存取權，才能建立保存資料庫。請選擇其中一項：
    • 「本端」：在使用者工作站上建立郵件保存資料庫（僅可供用戶端型保存使用）。
    • 「特定伺服器」：在郵件伺服器以外的伺服器上建立郵件保存資料庫。然後指定伺服器的名稱。
    • 「郵件伺服器」：在使用者指定的郵件伺服器上建立郵件保存資料庫。
  8. 在「選取準則」標籤上，執行下列一個以上動作：
    • 按一下「新建準則」，以建立新的「保存準則設定」文件。然後，按一下「新增準則」，並選取最新定義的準則文件。如需在新文件中指定準則詳細資料的指示，請參閱相關主題。
    • 按一下「新增準則」，然後選擇一個以上要新增至保存設定的「保存準則設定」文件。
    • 按一下「移除準則」，然後選擇一個以上要從保存設定中移除的「保存準則設定」文件。
  9. 按一下「記載」標籤。在「保存記載」下，啟用「將所有保存活動記載到日誌資料庫」欄位，以將保存活動記載到日誌資料庫（預設值）。
  10. 選擇性的： 如果您要變更日誌目錄位置及日誌檔名稱，請變更下列任何欄位。
    表 1. 用來指定日誌目錄及檔名的欄位

    欄位

    動作

    日誌目錄

    預設值是 archive。如果您要變更，請輸入新名稱。

    日誌字首

    預設值是字母 l，其後跟著底線 (_)。如果您要變更，請輸入新字首。

    日誌字尾

    預設為 .NSF。輸入您想使用的任何其他字尾。

    原始檔名中的字元數

    預設值為 50。若要變更此項，請根據使用者的郵件檔名輸入您要使用的字元數，以建立保存日誌名稱。

  11. 在「包含保存文件鏈結」欄位中，執行下列其中一個動作：
    • 啟用這個欄位，在日誌中併入保存文件鏈結（預設值）。如果您併入鏈結，使用者就可以從日誌資料庫開啟保存文件。
    • 停用此欄位，以排除日誌中的保存文件鏈結。如果排除鏈結，則使用者必須開啟保存資料庫以檢視保存文件。
  12. 在「排程」標籤上，針對「指定用戶端型排程保存」欄位，選取下列其中一項：
    • 啟用這個欄位，以設定用戶端型保存的排程，然後完成步驟 13 來指定排程。
    • 停用這個欄位，然後繼續進行步驟 14。不會為使用者設定保存排程；因此，使用者仍然可以設定自己的保存排程。
  13. 選擇性的： 如果已啟用「指定用戶端型排程保存」，請完成下列一個以上欄位。
    表 2. 用來對一般使用者定義保存排程的欄位

    欄位

    動作

    容許使用者修改排程

    使用者修改預設排程，以設定自己的排程。

    頻率

    請選擇其中一項：

    • 「每日」：然後選取在一週中的哪幾天進行保存。
    • 「每週」–（預設值）然後選擇要在星期幾進行保存。

    執行於

    指定時間。預設值為下午 12:00。

    註： 必須執行 Notes® 用戶端，才能進行排程的保存。

    每週的

    設定「每週」時，請指定是哪一天。預設值是「星期二」。

  14. 同時也在「排程」標籤的「位置」下，指定在其中進行保存的位置。例如，如果您是使用用戶端型保存，可能想要僅從使用者的辦公室工作站而不是小島保存，或者如果使用者已撥接。請選擇其中一項：
    • 「任何位置」：從任何位置保存。
    • 「特定位置」：然後指定一個以上位置。
  15. 在「進階」標籤上，完成下列欄位：
    表 3. 進階標籤欄位

    欄位

    動作

    只有當準則也可以刪除所有的回應時，才能刪除文件

    請執行下列一項：

    • 啟用（預設值），以確定只有在文件的回應文件符合保存準則且也可刪除時，才會刪除文件。使用此選項以防止階層式視圖中有孤立文件。
    • 停用此欄位，以刪除文件，而不用先檢查回應文件。
    註： 此設定不適合一律啟用以避免意外「孤立」項目的「行事曆」及「排程」文件。

    最大的文件保留選擇為：

    為要套用原則的所有使用者，指定包含刪除及保存文件的最大保留期間的天數、月數或年數。如果啟動專用保存，且最大保留設定仍然有效的話，使用者便無法以大於最大保留設定的範圍來定義準則。

    例如，假設最大保留設定為兩年。使用者可以定義可達 24 個月的準則，選項包括建立文件、修改文件、存取文件或到期文件等。如果使用者嘗試儲存其範圍大於 24 個月（兩年）的準則，會發生錯誤。

    使用客戶產生的到期欄位：

    按一下讓管理員能定義他們自己的保存文件到期日期欄位名稱。

    客戶產生的到期欄位名稱：

    指定保存文件到期日期的欄位名稱。根據到期日選取文件的任何保存準則，現均使用此處指定的欄位名稱。

  16. 儲存文件。