サイトプロフィール文書とリソース文書を作成する

サイトプロフィール文書では、リソースを配置する特定のサイトを定義し、そのサイトを会議室予約データベースおよび Domino® ディレクトリと関連付けます。リソース文書では、リソースの名前、タイプ、可用性を定義したり、リソースを予約できるユーザーを指定したりすることができます。リソース文書を作成する前に、最低 1 つサイトプロフィール文書を作成してください。

このタスクについて

リソース文書では、リソースの名前、種類、可用性を定義したり、リソースを予約できるユーザーを特定できます。リソースには次の 3 種類があります。

  • [会議室] - 通常、ユーザーがミーティングを予約する会議室。このリソースを設定する際には、座席数を入力する必要があります。
  • オンライン会議室 -- Instant Messaging を経由して「オンライン」で開催される会議。
  • [その他] - 会議室またはオンラインミーティング以外の、ユーザーが予約できるリソース。
注: 会議室またはリソースの名前が内部容量を超えないようにするため、名前を 65 文字に制限することをお勧めします。

リソースを設定したら、ユーザーの空き時間を検索し、会議招集を送信するのと同時に、リソースの空き時間を検索し、会議用リソースのスケジュールを作成できます。システム管理プロセスにより、作成したリソース文書ごとに、対応するリソース文書が Domino ディレクトリに作成されます。空き時間を照会すると、空き時間システムは [空き時間情報] データベースを検索して、リソースのロケーションを特定し、リソースの空き時間とユーザーの空き時間の両方から判断した利用可能状況を通知します。

会議室をリソースとして設定したら、名前か番号による統一した形式で会議室情報を入力します。これによって、データベースで会議室が見つからないときに起こるエラーの回数を制限できます。

アドレスの入力補完機能を有効にして会議室を予約すると、Domino は番号または名前のどちらかで会議室を検索します。Domino は、会議室が会議室予約データベースに名前によって追加されたか、番号によって追加されたかによって、名前または番号で会議室を検索します。ユーザーが名前を入力しても、会議室リソースが会議室番号で設定されている場合、エラーが生成され、会議室は検索できません。すべての会議室リソースを名前だけまたは番号だけで設定すると、このエラーは回避できます。

サイトプロフィール文書やリソース文書を新規作成すると、まず、システム管理プロセスにより新しいリソースが Domino ディレクトリに追加されます。その後、レプリケータによって、その追加情報は、Domino ディレクトリのリソースのスケジュール作成に使用されるサーバー上にある、すべてのレプリカに複製されます。これにより、ユーザーが新しいリソースを利用できるようになります。

サイトプロフィール文書を作成するには

始める前に

会議室予約データベースの ACL に [CreateResource] ロールがあることを確認します。

手順

  1. Domino Administrator から [ファイル] タブをクリックします。
  2. サーバーペインで作業するサーバーを選択します。
  3. 会議室予約データベースを開き、[カレンダー][個人予約文書のみ][予約状況承認待ち] 以外のビューを選択します。
  4. [サイトプロフィール作成] をクリックします。
  5. 以下のフィールドに入力します。
    • サイト名 -- リソースが存在するサイトの名前を入力します。例: 50 West Lincoln Building。
    • ドメイン名 -- 会議室予約データベースがあるドメインの名前を入力します。
  6. [保存して閉じる] をクリックします。

リソース文書を作成するには

始める前に

会議室予約データベースの ACL に [CreateResource] ロールがあり、少なくとも 1 つのサイトプロフィール文書が作成されていることを確認します。

手順

  1. Domino Administrator から [ファイル] タブをクリックします。
  2. サーバーペインで作業するサーバーを選択します。
  3. 会議室予約データベースを開きます。
  4. [リソース作成] をクリックします。
  5. 次のいずれかのリソースタイプを選択します。
    • [会議室] (リソースが会議室の場合)
    • [その他] (リソースが会議室以外の場合)
    • [オンライン会議室] (HCLSametime® サーバーを使用して会議を行う場合)
  6. [リソース情報] タブをクリックして、次のフィールドに必要な情報を設定します。
    表 1. [リソース情報] タブのフィールド

    フィールド

    Enter

    名前

    会議室番号など、リソースを特定する一意の名前を入力します。

    サイト

    アイコンをクリックして、使用可能なサイトのリストを表示します。リストの中から 1 つを選択します。

    カテゴリー

    ([リソースタイプ] で [その他] を選択した場合に表示される)

    電子機器や AV 機器など、リソースのカテゴリ名を入力します。このフィールドには以前に入力したカテゴリがすべて表示され、その中から選択することもできます。

    容量

    リソースの定員を入力します。

    たとえば、リソースが会議室の場合、その座席数を入力します。

    説明

    リソースの説明を記入します。例:モニター付きの大会議室

    インターネット・アドレス

    リソースを予約するために iCalendar ユーザーが使用するインターネットアドレス。

    オンライン会議室では、[インターネットアドレス] フィールドは表示されません。

  7. リソースタイプが [会議室] または [その他] の場合は、次の [所有者オプション] を入力します。リソースのタイプで [オンライン会議室] を選択した場合は、手順 8 に進みます。選択しなかった場合は、この手順の完了後に文書を保存して閉じます。
    表 2. リソースタイプが [会議室] または [その他] に対する [所有者オプション]

    フィールド

    Enter

    所有者の種類

    新しく作成したグループのオプションとして、

    • [なし] - リソースオーナーを割り当てず、誰でもリソースを予約できるようにします。
    • [所有者のみ予約可能] - リソースオーナーを割り当てるときにクリックします。リソースオーナーだけが、特に許可の必要なく、リソースの要求を処理できます。[所有者名] フィールドにリソースオーナーの名前を入力します。リソースオーナーは、[ユーザーのリスト] フィールドにリストされていないユーザーまたはグループからの要求を承認および処理できます。
    • [指定したユーザーのみ予約可能] - 指定したユーザーだけがリソースにアクセスできるようにします。[ユーザーのリスト] フィールドに、リソースを予約できるユーザー名を入力します。
    • [指定したユーザーのみ自動処理で予約可能] - 指定したユーザーまたはグループだけがリソースにアクセスできるようにします。またリソースオーナーを割り当てることができます。[所有者名] フィールドにリソースオーナーの名前を入力します。リソースオーナーは、[ユーザーのリスト] フィールドにリストされていないユーザーまたはグループからの要求を承認および処理します。[ユーザーのリスト] フィールドに、リソースを予約できるユーザー名を入力します。
    • [一時的に予約不可] - 会議の通知から、または直接会議室予約データベースから、ユーザーがリソースを予約するのを禁止します。

    利用可能時間

    次のどちらかを選択します。

    • [常に利用可能] - リソースは毎日 24 時間利用可能です。この設定を選択すると、他の設定は無効になります。
    • [タイムゾーン] - リソースのタイムゾーンを指定します。デフォルトは [ローカル時間] ですが、必要に応じて [東部標準時] など、他の設定も指定できます。
    • [平日の勤務時間] - リソースを利用できる曜日を選択します。選択した曜日ごとに、利用可能時間の開始時刻と終了時刻指定します。

    この会議室/リソースの事前予約の制限

    このフィールドを使用すると、ユーザーがかなり前から単発の会議をスケジュールし、その後のスケジュール変更によってリソースが無駄になってしまうのを防ぐことができます。

    [事前予約の制限] を選択し、制限の設定方法を指定します。

    その他コメント

    必要に応じて追加コメントを入力します。

  8. リソースタイプが [オンライン会議室] の場合、次のオンラインリソースのデータを入力します。
    表 3. [オンライン会議室] の [リソース] 情報

    フィールド

    Enter

    オンラインデータベース

    デフォルトではデータベース STCONF.NSF が入力されます。このフィールドは変更できません。

    外部アドレス

    Sametime サーバーのメール受信データベースの名前。ここに入力する名前は、Domino ディレクトリの Sametime メール受信データベースの名前と同じである必要があります。

    Sametime サーバー

    会議をホストする Sametime サーバーの名前。

    オーディオ/ビデオサポート

    新しく作成したグループのオプションとして、

    • [オーディオ] - 音声のみ。
    • [オーディオ/ビデオサポート] - 音声と画像の表示。