ミーティングをスケジュールする方法

カレンダー・バーまたはカレンダー受信ボックスからミーティングをスケジュールできます。

カレンダー・バーからは、「+」ボタンまたはカレンダー・バー内の空のタイム・スロットをクリックします。カレンダー受信ボックスからは、「新規」ボタンをクリックします。新規ミーティングをスケジュールするためのフォームが表示されます。

次に、ミーティングをスケジュールするための基本的なステップを示します。

新規ミーティング・フォーム

次の機能も使用可能です。

オンライン・ミーティングのスケジュール

HCL Notes® または HCL iNotes® で設定したオンライン・ミーティングをスケジュールします。オンライン・ミーティングのミーティング・ルームはミーティング・フォームの一番下に表示されています。矢印を使用して選択し、詳細を表示します。
オンライン・ミーティング情報

繰り返しミーティングのスケジュール

指定した間隔および期間で繰り返すミーティングをスケジュールします。
繰り返しミーティングのオプション

さまざまなタイム・ゾーンのミーティングのスケジュール

自分のタイム・ゾーンとは異なるタイム・ゾーンでミーティングをスケジュールできます。ミーティングは、そのタイム・ゾーンのカレンダーに表示されます。
異なるタイム・ゾーンにスケジュールされたミーティング

ミーティングの説明のカスタマイズ

編集ツールバーを開いて、ミーティングの説明をカスタマイズします。フォントやテキストの位置合わせを変更します。テーブル、リンク、またはイメージを追加します。
ミーティング・フォームの編集オプション

終日イベントのスケジュール

終日イベントをスケジュールします。繰り返しミーティング・オプションを使用して、2 日以上に延長します。

イベントは、カレンダーの上部に表示されます:
カレンダーの終日イベント

個人リマインダーの作成

リマインダーを作成します。例えば、毎週タイム・シートに入力するようリマインダーを設定します。開始日時を選択するだけで済みます。
カレンダー・リマインダー・フォーム

オプションの使用

「オプション」をクリックし、以下のいずれかのオプションを選択します。

表 1. ミーティングのオプション
オプション	説明
符号	ミーティングへの招待にデジタル署名します。
暗号化	ミーティングへの招待を暗号化します。
非公開	カレンダーを管理する他のユーザーが、ミーティングの内容を読み取れないようにします。
返答の要求	オプションおよび必須の参加者、ミーティング・ルーム、および応答するリソースから通知を受信します。
受信確認	招待状を開いた参加者からメッセージを受信します。
通知	ミーティングに関するリマインダーをいつ受信するかを選択します。
次として表示	選択された時間に予定があることを示すには、「できない (予定あり)」を選択します。応答可能であることを示すには、「応答可」を選択します。
送信優先度	以下のいずれかのオプションを選択します。高 -- 招待状が即時に送信され、各受信者の受信ボックス内の招待状の横に高優先度アイコンが表示されます。中 -- メール・サーバーが次にメールを送信する際に招待状が送信されます (デフォルト)。低 -- オフピークの時間帯 (通常は、午前 0 時から午前 6 時) になるまで、招待状の送信は待機状態になります。
送信レポート	以下のいずれかのオプションを選択します。なし -- 送信レポートは送信されません。失敗時のみ -- 招待状を送信できない場合にのみ、レポートを送信します。送信の確認 -- 招待状が送信されたときに、レポートを送信します。すべてのパスをトレース -- 招待状が経由された各サーバーからレポートが送信され、最終レポートで招待状が送信されたかどうかが示されます。