アーカイブポリシー設定文書を作成する

メールファイルをアーカイブ設定するには、アーカイブポリシー設定文書とアーカイブ条件設定文書の両方を使用します。アーカイブポリシー設定文書では、アーカイブポリシーパラメータを指定することや指定しないことが可能です。また、HCLNotes® ユーザーがメールデータベースをアーカイブできるかどうか、およびアーカイブ設定の設定や変更ができるかどうかを指定できます。アーカイブポリシー設定文書では、1 つ以上のアーカイブ条件設定文書を使用できます。

始める前に

Domino® ディレクトリに対する [編集者] アクセス権と、次のロールのいずれかを持っていることを確認します。
  • 設定文書を作成するための PolicyCreator ロール
  • 設定文書を変更するための PolicyModifier ロール

このタスクについて

ヒント: すべてのアーカイブを禁止するには、[アーカイブを禁止] 設定を選択して、一連のユーザーにポリシーを適用します。個人アーカイブの禁止を設定している場合、この設定を変更したり、個人アーカイブ設定を作成することはできません。

アーカイブが可能な場合は、アーカイブポリシー設定文書を使用してサーバーまたはユーザーのクライアントがアーカイブを実行するかどうかを定義し、アーカイブ元とアーカイブ先のシステムを指定します。アーカイブがクライアントベースの場合、アーカイブスケジュールも設定できます。必要な場合、デフォルトのアーカイブログファイルの名前と場所を変更することもできます。アーカイブをユーザーのクライアントが実行することを指定するポリシーを設定できます。また、ユーザーがスケジュールとアーカイブ条件を定義できます。

ここで示される情報は、Notes クライアントに適用されます。HCLiNotes® のポリシーを使用したアーカイブのセットアップの詳細については、関連情報の HCLiNotes Administration 製品資料を参照してください。

手順

  1. HCLDomino Administrator で [ユーザーとグループ] タブをクリックし、[設定] ビューを開きます。
  2. [設定の追加] をクリックし、[アーカイブ] を選択します。
  3. [基本] タブで、以下のフィールドに入力します。
    • [名前] -- ユーザーまたは設定そのものを識別する名前を入力します。
    • [説明] -- 設定の詳細な説明を入力します。
  4. オプション: アーカイブを禁止する場合は、[アーカイブオプション] で次のいずれかを選択します。デフォルトでは、両方とも許可されます。
    • [アーカイブを禁止] -- アーカイブを禁止します。[カレンダーのクリーンアップを許可] チェックボックスが表示されます。デフォルトで選択されますが、選択を解除して、ユーザーがカレンダーのクリーンアップ機能を実行できないようにすることもできます。文書を保存します。
    • [プライベートなアーカイブ設定を禁止] -- Notes ユーザーが個人的なアーカイブ設定を作成したり、この設定文書で定義されたアーカイブ設定を変更したりするのを禁止します。
  5. [アーカイブの実行場所] で、次のいずれかを選択します。
    • [ユーザーのローカルでアーカイブを実行] -- Notes クライアントを使用して、アーカイブプロセスを実行します (デフォルト)。
    • [サーバー] -- サーバーを使用してアーカイブプロセスを実行します。このオプションを選択した場合は、プログラム文書を作成して Compact タスクを実行する必要があります。
  6. [アーカイブ対象データベース] で、アーカイブするメールファイルが保存されているサーバーを指定します。新しく作成したグループのオプションとして、
    • [ローカル] -- スケジュールされたアーカイブ機能が、ユーザーのワークステーションにあるメールファイルのローカルレプリカに対して実行されます。
    • [指定サーバー] -- メールファイルがユーザーが指定したメールサーバー以外のサーバー上にある場合、このオプションを選択します。サーバーの名前を指定します。スケジュールされたアーカイブ機能は、指定されたサーバー上のメールファイルレプリカに対して実行されます。
    • [メールサーバー] -- メールファイルがユーザーのロケーション文書 (デフォルト) で指定したメールサーバー上にある場合、このオプションを選択します。スケジュールされたアーカイブ機能は、ロケーション文書で指定されたユーザーのメールサーバー上にあるメールファイルレプリカに対して実行されます。
    注: この設定は、スケジュールされた複製のみに適用されます。ユーザーのメールファイルに複数のレプリカがある場合は、スケジュールされた複製機能は、ここで指定したレプリカでのみ実行されます。この設定は、アーカイブがクライアントによって実行されるように設定されている場合に、ユーザーがアーカイブを開始できるかどうかには影響しません。
  7. [受信側データベース] で、アーカイブデータベースとアーカイブログを保存するサーバーまたはクライアントを指定します。ユーザーがアーカイブ機能を開始できる場合、つまり、アーカイブが Notes クライアント上で実行されるように設定されている場合は、アーカイブデータベースを作成するために保存先サーバー上での作成アクセス権をユーザーに与える必要があります。新しく作成したグループのオプションとして、
    • [Local] -- ユーザーのクライアントでメールアーカイブデータベースを作成する場合 (クライアントベースのアーカイブの場合のみ)。
    • [Specific server] -- メールサーバー以外のサーバーでメールアーカイブデータベースを作成する場合。サーバーの名前を指定します。
    • [メールサーバー] -- 指定メールサーバーでメールアーカイブデータベースを作成する場合。
  8. [選択条件] タブで、必要に応じて次を実行します。
    • [新規条件] をクリックして新しいアーカイブ条件設定文書を作成します。さらに [条件の追加] をクリックして、新しく定義した条件文書を選択します。新規文書で条件の詳細を指定する手順の詳細については、関連トピックを参照してください。
    • [条件の追加] をクリックし、アーカイブ条件設定文書を選択してアーカイブ設定に追加します。
    • [条件を取り除く] をクリックし、アーカイブ条件設定文書を選択し、アーカイブ設定から削除します。
  9. [ログ] タブをクリックします。[アーカイブログ] で、[ログデータベースにすべてのアーカイブ動作をログする] フィールドを有効にして、アーカイブ動作をログデータベースに記録します (デフォルト)。
  10. オプション: ログディレクトリの場所とログファイル名の変更は、次のいずれかのフィールドで変更します。
    表 1. ログディレクトリとファイル名を指定するのに使用するフィールド

    フィールド

    アクション

    ログディレクトリ

    デフォルトは、archive です。変更する場合は、新しい名前を入力します。

    ログ接頭辞

    デフォルトはアルファベットの l で、その後に下線 (_) が続きます。変更する場合は、新しい接頭辞を入力します。

    ログ接尾辞

    デフォルトは NSF です。使用する他の任意の接尾辞を入力します。

    オリジナルファイルの文字数

    デフォルトは 50 です。変更するときは、アーカイブログ名を作成するためにユーザーのメールファイル名から使用する文字数を入力します。

  11. [アーカイブ文書へ文書リンクを含む] フィールドでは、次のいずれかを実行します。
    • このフィールドを有効にして、アーカイブした文書へのリンクをログに含めます (デフォルト)。リンクを含めると、ユーザーはログデータベースの中からアーカイブした文書を開くことができます。
    • このフィールドを無効にして、アーカイブした文書へのリンクをログから除外します。リンクを除外したときは、アーカイブデータベースを開かないとアーカイブした文書を表示できません。
  12. [スケジュール] タブの [クライアントベースのスケジュールアーカイブを指定する] フィールドで、次のいずれかを選択します。
    • このフィールドを有効にしてクライアントベースのアーカイブスケジュールを設定し、手順 13 を実行してスケジュールを指定します。
    • このフィールドを無効にして、手順 14 に進みます。アーカイブスケジュールがユーザーに設定されていませんが、ユーザーは独自のアーカイブスケジュールを設定できます。
  13. オプション: [クライアントベースのスケジュールアーカイブを指定する] を有効にした場合は、次のフィールドの 1 つ以上に入力します。
    表 2. エンドユーザーのアーカイブスケジュールを定義するのに使用するフィールド

    フィールド

    アクション

    スケジュール変更をユーザーに許可する

    ユーザーがデフォルトのスケジュールを変更して、独自のスケジュールを設定します。

    頻度

    新しく作成したグループのオプションとして、

    • [毎日] - アーカイブを行う曜日 (複数) を選択します。
    • [毎週] - (デフォルト) アーカイブを行う曜日を選択します。

    実行

    時刻を指定します。デフォルトは午後 12 時 00 分です。

    注: Notes クライアントが起動されていないと、スケジュールされたアーカイブを実行できません。

    毎週

    [毎週] を設定した場合は、曜日を指定します。デフォルトは火曜日です。

  14. [スケジュール] タブの [ロケーション] で、アーカイブするロケーションを指定します。たとえば、クライアントベースのアーカイブを使用するとき、ユーザーの事務所のクライアントからしかアーカイブせず、別の場所やユーザーがダイヤルインしたときにはアーカイブしたくないと考える場合があります。新しく作成したグループのオプションとして、
    • [すべてのロケーション] -- どの場所からでもアーカイブできます。
    • [指定のロケーション] -- 具体的な場所を 1 つ以上指定します。
  15. [詳細] タブで、次のフィールドに必要な情報を設定します。
    表 3. [詳細] タブのフィールド

    フィールド

    アクション

    すべての返答文書を削除できる条件のときにのみ、文書を削除する

    次のどちらかの操作を行います。

    • 文書の返答文書がアーカイブ条件に一致し、かつ削除可能である場合にのみ文書が削除されるようにするには、このフィールドを有効にします (デフォルト)。このオプションを使用すると、階層ビューで文書が孤立しなくなります。
    • 返答文書を事前チェックすることなく、文書を削除するには、このフィールドを無効にします。
    注: この設定は、偶発的な「孤立」を防ぐために常に有効にされるカレンダー文書とスケジュール文書には適用されません。

    文書の保存設定の最大

    ポリシーを適用するすべてのユーザーに対し、文書をアーカイブし削除するための最大保持期間となる日数、月数、年数を指定します。個人アーカイブと最大保持設定値がともに有効な場合、最大保持設定値より大きい範囲の条件は定義できません。

    たとえば、最大保持期間が 2 年に設定されていると想定します。文書を選択する際の選択条件は最大 24 ヶ月まで指定できます。この期間内に作成、更新、アクセスされた文書、有効期限切れになった文書が選択対象になります。範囲が 24 ヶ月 (2 年) 以上の条件を保存しようとすると、エラーが発生します。

    ユーザー定義の有効期限を使用

    これをクリックすると、アーカイブ文書の有効期限について、管理者が独自のフィールド名を定義できます。

    ユーザー定義の有効期限フィールド名

    アーカイブ文書の有効期限についてフィールド名を指定します。有効期限に基づいて文書を選択するアーカイブ条件には、ここで指定したフィールド名が使用されます。

  16. 文書を保存します。