自訂範本指導教學

本節說明如何建立簡單的自訂範本。

執行這項作業的原因和時機

在這一節中,我們將建立簡單的自訂範本,用來產生一份表格,其中包含掃描期間所發現之所有問題的補救作業。範本輸出有如下的結構,但很顯然,實際的資料仍取決於您在產生報告時所用的掃描。

索引 名稱 計數 優先順序
1/2 RemediationTaskA 4
2/2 RemediationTaskB 2
1/3 RemediationTaskC 5
2/3 RemediationTaskD 2
3/3 RemediationTaskE 7
2/2 RemediationTaskF 3

首先列出高優先順序作業,後面接著中嚴重性,然後是低嚴重性。對於每一項作業,表格都會指出作業「索引」(如 1/n)、「名稱」、「計數」(作業所適用的問題數目)及其優先順序。

註: 這個指導教學假設您對於功能變數代碼有基本的熟悉度。如需功能變數代碼的其他資訊,請參閱 MS Word 說明文件。
註: 您可以按一下工具 > 報告 > 以範本為基礎 > 檢視欄位參照,以開啟有效合併欄位的完整清單。

程序

  1. 按一下工具 > 報告 > 以範本為基礎 > 檢視欄位參照,以開啟有效合併欄位的清單。您會需要這項資訊作為參考,以複製欄位名稱。
  2. 開啟 MS Word 文件,輸入標題「補救作業」,然後儲存。
  3. 建立表格標頭:建立一份含有 4 欄 1 列的表格,並輸入「索引」、「名稱」、「計數」及「優先順序」作為標頭。
  4. 在表格中新增欄位,以產生「高」優先順序項目:
    1. 從「欄位參照」表格,複製程式碼: AS:RemediationTypeRepeaterStart<Priority=High>
    2. 在 Word 文件中,將游標放在標頭表格後面。
    3. 將合併的欄位貼至文件作為欄位(MS Word 2003:插入 > 欄位 > MergeField >「欄位名稱」欄位;MS Word 2010:插入 > 快速組件 > 欄位 > MergeField > 欄位名稱)。
      文件中會建立下列格式的合併欄位:
      {MERGEFIELD AS:RemediationTypeRepeaterStart<Priority=High>\*  MERGEFORMAT}
      註: 依預設,Word 會以截斷的形式來顯示標籤,由於標籤很長,有可能省略相關的資訊。如果要查看完整標籤名稱,請按一下 [Alt] + [F9] 來「顯示功能變數代碼」(切換功能變數代碼的開啟/關閉)。
    4. 按一下 Enter 鍵,建立另一個 4 欄 1 列的表格。稍後會在這個表格中,填入「高」優先順序作業的所有列。
    5. 在表格後面,新增下列合併欄位: AS:RemediationTypeRepeaterEnd
      這會顯示成:
      {MERGEFIELD AS:RemediationTypeRepeaterEnd\*  MERGEFORMAT}

      現在,針對文件中列出「高優先順序」補救作業的區段,您已輸入開始和結束合併欄位。這兩個欄位形成一個「迴圈」,它會根據插入其間的欄位來建立清單。現在,您可以輸入四個欄位,這會在上方新增的表格的四個直欄中建立內容

    6. 在左側直欄中,新增合併欄位:AS:RemediationTypeRepeaterIndex。針對這個區段中的 n 項作業,這將為每一項作業建立計數(形式為:1/n、2/n 等)。
    7. 在第二個直欄中,新增 RemediationTypeName 的合併欄位。
    8. 在第三個直欄中,新增 RemediationTypeName 的合併欄位。
    9. 在第四個直欄中,輸入「高」字組。

    現在已完成表格的「高」優先順序區段。將會產生多列資料:掃描結果的每一項「高」優先順序補救作業各有一列。文件現在看起來如下:

    依照說明而插入的合併欄位
  5. 對優先順序為「中」和「低」的作業,重複步驟 4(在「優先順序」直欄中,分別輸入「中」和「低」)。請確定每個表格列(「高」、「中」和「 低」)前面都有「開始」合併欄位,且後面都有「結束」合併欄位,如下圖所示。
    註: 三列的欄位內容都相同,因此您可以在「中」和「低」優先順序作業的「開始」和「結束」標籤之間,複製並貼上「高」優先順序列,只要變更「優先順序」直欄中的文字即可。
    註: 由於「名稱」直欄會包含文字字串,而「索引」、「計數」和「優先順序」直欄只會包含數字或簡短字組,將這一點記住,您可以調整直欄寬度。
    依照說明而插入的合併欄位
  6. 依照需要來新增說明文字,將任何格式套用到文件的其餘部分。
  7. 儲存檔案。
  8. 如果要使用這個範本來建立報告,請參閱匯入自訂範本