Wie plane ich eine Besprechung?

Sie können Besprechungen über die Kalenderleiste oder den Kalendereingang planen.

Klicken Sie in der Kalenderleiste auf die Schaltfläche + oder klicken Sie auf ein leeres Zeitfenster in der Kalenderleiste. Klicken Sie im Kalendereingang auf die Schaltfläche Neu. Es wird ein Formular angezeigt, mit dem Sie eine neue Besprechung planen können.

Nachfolgend sehen Sie die grundlegenden Schritte zur Planung einer Besprechung:

neues Besprechungsformular

Die folgenden Features sind ebenfalls verfügbar.

Eine Onlinebesprechung planen

Planen Sie eine Onlinebesprechung, die Sie über HCL Notes® oder HCL iNotes® eingerichtet haben. Ihre Online-Besprechungsräume werden unten im Besprechungsformular angezeigt. Mit dem Pfeil können Sie sie auswählen und Details dazu anzeigen.
Informationen zur Onlinebesprechung

Eine wiederholte Besprechung planen

Planen Sie eine Besprechung, die in einem bestimmten Intervall und für eine bestimmte Dauer wiederholt werden soll.
Optionen für die Wiederholung von Besprechungen

Die Besprechung für eine andere Zeitzone planen

Sie können eine Besprechung zu einer anderen Zeit als Ihrer Zeitzone planen. Die Besprechung wird im Kalender in dieser Zeitzone angezeigt.
Die Besprechung in einer anderen Zeitzone geplant

Die Besprechungsbeschreibung anpassen

Öffnen Sie die Bearbeitungssymbolleiste, um die Besprechungsbeschreibung anzupassen. Ändern Sie die Schrift- oder Textausrichtung. Fügen Sie eine Tabelle, einen Link oder ein Bild hinzu.
Optionen zur Bearbeitung des Besprechungsformulars

Einen ganztägigen Ereignis planen

Einen ganztägigen Ereignis planen. Verwenden Sie die Option für die Wiederholung einer Besprechung, um sie um mehr als einen Tag zu verlängern.


Formular für ganztägiges Ereignis
Das Ereignis wird oben in Ihrem Kalender angezeigt:
Ganztägiges Ereignis im Kalender

Eine persönliche Erinnerung erstellen

Eine Erinnerung erstellen. Sie können sich selbst z.B. daran erinnern, jede Woche Ihren Stundenzettel auszufüllen. Sie müssen lediglich ein Startdatum und eine Startzeit auswählen.
Erinnerungsformular für Kalender

Verwenden Sie Optionen

Klicken Sie auf Optionen und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
Tabelle 1. Besprechungsoptionen
Option Beschreibung
Vorzeichen Besprechungseinladung digital signieren.
Verschlüsseln Besprechungseinladung verschlüsseln.
Als privat markieren Verhindern Sie, dass jemand, der Ihren Kalender verwaltet, den Inhalt der Besprechung liest.
Antwort anfordern Erhalten Sie eine Benachrichtigung von jedem optionalen und Pflichtteilnehmer, Raum und jeder Ressource, die antworten.
Empfangsbestätigung Erhalten Sie von jedem Teilnehmer, der die Einladung öffnet, eine Nachricht.
Erinnere mich Wählen Sie, wann Sie eine Erinnerung an die Besprechung erhalten möchten.
Anzeigen als Wählen Sie Besetzt, um anderen anzuzeigen, dass Sie zur gewählten Zeit beschäftigt sind. Wählen Sie Verfügbar, um anzuzeigen, dass Sie verfügbar sind.
Zustellpriorität Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
  • Hoch Mit dieser Option wird die Einladung unverzüglich weitergeleitet und Symbol 'Hohe Priorität' im Eingang der einzelnen Empfänger neben der Einladung angezeigt.
  • Normal – Mit dieser Option wird die Einladung das nächste Mal weitergeleitet, wenn der Mailserver E-Mails sendet (Standardeinstellung).
  • Niedrig – Mit dieser Option wird bis zu Zeiten geringer Systemauslastung gewartet, um die Einladung weiterzuleiten (normalerweise zwischen Mitternacht und 6:00 Uhr).
Zustellungsbericht Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
  • Keine – Bei dieser Option wird kein Zustellungsbericht gesendet.
  • Nur bei Misserfolg – Bei dieser Option wird ein Bericht gesendet, wenn Einladungen nicht zugestellt werden können.
  • Zustellung bestätigen – Bei dieser Option werden Berichte gesendet, wenn Einladungen zugestellt werden.
  • Gesamten Pfad verfolgen – Diese Option sendet einen Bericht von jedem Server, über den die Einladung weitergeleitet wurde. Außerdem wird ein abschließender Bericht gesendet, ob die Einladung zugestellt wurde.